কেন সেরা প্রস্তাবগুলি পড়া হয় না, স্কোর করা হয়। Shipley পদ্ধতি এবং BLUF নীতি ব্যাখ্যা করে কেন আপনার প্রকল্প পরিকল্পনার ক্রম সমস্ত পার্থক্য তৈরি করে।
"প্রস্তাবগুলি স্কোর করা হয়, পড়া হয় না।"
এই বক্তব্যটি Lohfeld Consulting Group (2022) থেকে এসেছে, প্রকিউরমেন্ট ক্ষেত্রে সবচেয়ে সম্মানিত পরামর্শদাতা প্রতিষ্ঠানগুলির একটি। এবং এটি এমন একটি বক্তব্য যা আপনার প্রকল্প পরিকল্পনা লেখার পদ্ধতিকে মৌলিকভাবে পরিবর্তন করা উচিত।
বেশিরভাগ প্রকল্প পরিকল্পনা একটি ভূমিকা দিয়ে শুরু হয়। প্রসঙ্গের একটি রূপরেখা। কোম্পানির একটি বর্ণনা। সম্ভবত "সাধারণভাবে" পদ্ধতি সম্পর্কে কিছু। এক বা দুই পৃষ্ঠার পরেই আসল প্রস্তাব আসে।
এটি ঠিক উল্টো ক্রম।
Shipley পদ্ধতি, বিশ্বব্যাপী Fortune 100 কোম্পানিগুলি দ্বারা ব্যবহৃত, BLUF নীতি: Bottom Line Up Front ব্যবহার করে। প্রতিটি বিভাগ আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট দিয়ে শুরু করুন। পটভূমি দিয়ে নয়, প্রসঙ্গ দিয়ে নয়, বরং আপনার উপসংহার দিয়ে (Shipley Associates, 2019)।
কেন? কারণ মূল্যায়নকারীরা আপনি যেভাবে উপন্যাস পড়েন সেভাবে পড়েন না। তারা স্ক্যান করেন। তারা তাদের প্রশ্নের উত্তর খোঁজেন। এবং যদি তারা সেই উত্তরগুলি দ্রুত না পান, তারা নিম্ন স্কোর দেন, আপনার টেক্সটে আরো পরে সেই উত্তরগুলি যতই ভালো হোক না কেন।
Elaboration Likelihood Model (Petty & Cacioppo, 1986) ব্যাখ্যা করে কেন এটি কাজ করে। ব্যাপক দক্ষতা এবং সংযুক্তি সহ মূল্যায়নকারীরা কেন্দ্রীয় রুট দিয়ে তথ্য প্রক্রিয়া করেন: তারা যুক্তির মান, প্রমাণ এবং যুক্তি বিশ্লেষণ করেন। তবে এই গোষ্ঠীরও সীমিত মনোযোগ আছে। BLUF সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট প্রথমে উপস্থাপন করে সেই সীমাবদ্ধতাকে সম্মান করে।
APMP Body of Knowledge, প্রস্তাব ব্যবস্থাপনার আন্তর্জাতিক মানদণ্ড, প্রকল্প পরিকল্পনায় একটি নির্দিষ্ট মাইক্রোস্ট্রাকচার নির্ধারণ করে: Feature, Benefit, Proof।
Feature: আপনি কী অফার করেন? আপনি কী করবেন তা সুনির্দিষ্টভাবে বর্ণনা করুন।
Benefit: কেন এটি ক্লায়েন্টের জন্য গুরুত্বপূর্ণ? প্রতিটি ফিচারকে নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের জন্য একটি পরিমাপযোগ্য সুবিধার সাথে যুক্ত করুন।
Proof: ক্লায়েন্ট কীভাবে জানবে এটি কাজ করে? সংখ্যা, কেস স্টাডি, বা রেফারেন্সের আকারে প্রমাণ দিন।
বেশিরভাগ প্রস্তাব Feature-এর বাইরে যায় না। "আমরা একটি বিশ্লেষণ পরিচালনা করব।" এইটুকুই। কোনো Benefit নেই ("আপনার বছরে €47,000 সাশ্রয়"), কোনো Proof নেই ("যেমন আমরা [তুলনীয় কোম্পানি]-র জন্য অর্জন করেছি")।
Lohfeld Strength-Based Winning পদ্ধতি আরো একধাপ এগিয়ে যায়। তারা বলেন যে আপনার প্রস্তাবের প্রতিটি শক্তিতে পাঁচটি উপাদান থাকা উচিত: নির্দিষ্ট সমাধান বৈশিষ্ট্য, মূল্যায়ন মানদণ্ডের সাথে সংযোগ, এটি কীভাবে প্রয়োজনীয়তা অতিক্রম করে তার ব্যাখ্যা, পরিমাণগত প্রমাণ, এবং গ্রাহক-মূল্যায়িত সুবিধা (Lohfeld Consulting Group, 2022)।
Ta et al. (2022) অনুসন্ধান করেছেন কোন ভাষাগত বৈশিষ্ট্য টেক্সটকে প্ররোচনামূলক করে। তাদের অন্যতম প্রধান ফলাফল: প্ররোচনামূলক টেক্সটে কম আত্ম-উল্লেখ থাকে। কম "আমরা" এবং বেশি "আপনি" আপনার প্রকল্প পরিকল্পনাকে আরও শক্তিশালী করে।
এই দুটি শুরুর বাক্য তুলনা করুন:
"ফেজ 1-এ, আমরা আমাদের প্রমাণিত পদ্ধতি ব্যবহার করে আপনার বর্তমান প্রক্রিয়াগুলির একটি ব্যাপক বিশ্লেষণ পরিচালনা করব।"
"আপনার বর্তমান প্রস্তাব প্রক্রিয়ায় প্রতি প্রস্তাবে 14 দিন লাগে। এই প্রকল্পের ফেজ 1-এর পর, এটি 5 দিনে কমে আসবে, যার ফলে প্রতি ত্রৈমাসিকে আনুমানিক €240,000 সাশ্রয় হবে।"
প্রথম বাক্যটি আপনার সম্পর্কে। দ্বিতীয় বাক্যটি ক্লায়েন্টের সম্পর্কে। দ্বিতীয় বাক্যটি আরও সুনির্দিষ্ট, আরও নির্দিষ্ট, এবং আরও প্ররোচনামূলক। এবং বিজ্ঞান এটি নিশ্চিত করে: সুনির্দিষ্ট ভাষা বিমূর্ত বর্ণনার চেয়ে বেশি প্ররোচনামূলক (Ahmad & Laroche, 2015)।
প্রকল্প পরিকল্পনায় একটি সাধারণ ভুল হলো ঝুঁকি উপেক্ষা করা। চিন্তাটা হলো: "আমি যদি ঝুঁকি উল্লেখ করি, তাহলে ক্লায়েন্টকে ভয় পাইয়ে দেব।" সত্যটা উল্টো।
Mayer et al. (1995) কর্তৃক বিশ্বাস মডেল বলে যে সততা বিশ্বাসের তিনটি স্তম্ভের একটি। ঝুঁকি চিহ্নিত করে এবং প্রশমন কৌশল বর্ণনা করে, আপনি সততা প্রদর্শন করেন। আপনি দেখান যে আপনি বাস্তবসম্মতভাবে চিন্তা করেন এবং ক্লায়েন্টকে বিস্ময়ের মুখোমুখি করতে চান না।
তাছাড়া, ঝুঁকি চিহ্নিত করা Cialdini-র (2001) প্রতিশ্রুতি নীতি সক্রিয় করে। আপনি যখন একটি ঝুঁকি চিহ্নিত করেন এবং তারপর ব্যাখ্যা করেন কীভাবে আপনি এটি মোকাবেলা করেন, পাঠক অনুভব করেন যেন আপনি ইতিমধ্যেই সেই ঝুঁকি একসাথে মোকাবেলা করেছেন। এটি মনোবৈজ্ঞানিক প্রতিশ্রুতি তৈরি করে।
স্কোর 9 শুরু হয়: "আপনার চ্যালেঞ্জ: প্রস্তাব প্রক্রিয়ার বর্তমান টার্নঅ্যারাউন্ড সময় 14 দিন, যার ফলে প্রতি ত্রৈমাসিকে আনুমানিক €240,000 হাতছাড়া রাজস্ব হচ্ছে। আমাদের পদ্ধতি এটি 5 দিনে কমিয়ে আনে।" প্রতিটি ফেজে সুনির্দিষ্ট ডেলিভারেবল, দায়িত্বশীল ব্যক্তি, পরিমাপযোগ্য লক্ষ্য এবং ক্লায়েন্টের সমস্যার সাথে সংযোগ বর্ণনা করে। প্রশমন কৌশল সহ ঝুঁকি চিহ্নিত করা হয়েছে।
স্কোর 3 শুধুমাত্র নিজের প্রক্রিয়া বর্ণনা করে: "ফেজ 1-এ, আমরা একটি বিশ্লেষণ পরিচালনা করি। ফেজ 2-তে, আমরা সমাধান ডিজাইন করি। ফেজ 3-তে, আমরা বাস্তবায়ন করি।" ক্লায়েন্টের কোনো উল্লেখ নেই, কোনো পরিমাপযোগ্য লক্ষ্য নেই, কোনো ঝুঁকি নেই।
আপনার প্রকল্প পরিকল্পনা পড়ুন এবং এই প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করুন:
একটি ভালো এবং একটি চমৎকার প্রকল্প পরিকল্পনার মধ্যে পার্থক্য টেক্সটের পরিমাণ নয়। এটি কাঠামো, ক্লায়েন্ট-কেন্দ্রিকতা এবং সুনির্দিষ্টতা। আর এগুলিই হলো সেই জিনিস যা আপনি কী খুঁজতে হবে জানলে উন্নত করতে পারেন।
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.