Warum die besten Angebote bewertet und nicht gelesen werden. Die Shipley-Methode und das BLUF-Prinzip erklaeren, warum die Reihenfolge Ihres Projektplans den entscheidenden Unterschied macht.
„Angebote werden bewertet, nicht gelesen.“
Diese Aussage stammt von der Lohfeld Consulting Group (2022), einer der angesehensten Beratungsfirmen im Bereich Beschaffung. Und es ist eine Aussage, die die Art und Weise, wie Sie Ihren Projektplan schreiben, grundlegend veraendern sollte.
Die meisten Projektplaene beginnen mit einer Einleitung. Einer Skizze des Kontexts. Einer Beschreibung des Unternehmens. Vielleicht ein wenig ueber den Ansatz „im Allgemeinen“. Erst nach ein oder zwei Seiten erscheint der eigentliche Vorschlag.
Das ist genau die falsche Reihenfolge.
Die Shipley-Methode, die weltweit von Fortune-100-Unternehmen eingesetzt wird, verwendet das BLUF-Prinzip: Bottom Line Up Front. Beginnen Sie jeden Abschnitt mit Ihrem wichtigsten Punkt. Nicht mit Hintergrund, nicht mit Kontext, sondern mit Ihrer Schlussfolgerung (Shipley Associates, 2019).
Warum? Weil Bewerter nicht so lesen, wie Sie einen Roman lesen. Sie scannen. Sie suchen nach Antworten auf ihre Fragen. Und wenn sie diese Antworten nicht schnell finden, bewerten sie schlechter – unabhaengig davon, wie gut diese Antworten weiter hinten in Ihrem Text sein moegen.
Das Elaboration Likelihood Model (Petty & Cacioppo, 1986) erklaert, warum das funktioniert. Bewerter mit umfangreicher Expertise und hohem Involvement verarbeiten Informationen ueber die zentrale Route: Sie analysieren Argumentqualitaet, Belege und Logik. Aber selbst diese Gruppe hat begrenzte Aufmerksamkeit. BLUF respektiert diese Begrenzung, indem der wichtigste Punkt zuerst praesentiert wird.
Das APMP Body of Knowledge, der internationale Standard fuer Angebotsmanagement, schreibt eine spezifische Mikrostruktur innerhalb von Projektplaenen vor: Merkmal, Nutzen, Beweis.
Merkmal: Was bieten Sie an? Beschreiben Sie konkret, was Sie tun werden.
Nutzen: Warum ist das fuer den Kunden relevant? Verknuepfen Sie jedes Merkmal mit einem messbaren Vorteil fuer den konkreten Kunden.
Beweis: Woher weiss der Kunde, dass es funktioniert? Liefern Sie Belege in Form von Zahlen, Fallstudien oder Referenzen.
Die meisten Angebote kommen nicht ueber das Merkmal hinaus. „Wir fuehren eine Analyse durch.“ Punkt. Kein Nutzen („was Ihnen 47.000 € pro Jahr spart“), kein Beweis („wie wir es fuer [vergleichbares Unternehmen] erreicht haben“).
Die Lohfeld Strength-Based Winning Methodik geht noch einen Schritt weiter. Sie besagt, dass jede Staerke in Ihrem Angebot fuenf Elemente enthalten sollte: das spezifische Loesungsmerkmal, die Verknuepfung mit den Bewertungskriterien, eine Erklaerung, wie es die Anforderungen uebertrifft, quantitative Untermauerung und kundenrelevanten Nutzen (Lohfeld Consulting Group, 2022).
Ta et al. (2022) untersuchten, welche sprachlichen Merkmale Text ueberzeugend machen. Eine ihrer wichtigsten Erkenntnisse: Ueberzeugender Text enthaelt wenige Selbstreferenzen. Weniger „wir“ und mehr „Sie“ macht Ihren Projektplan wirkungsvoller.
Vergleichen Sie diese beiden Eroeffnungssaetze:
„In Phase 1 fuehren wir eine umfassende Analyse Ihrer aktuellen Prozesse durch und setzen dabei unsere bewaehrte Methodik ein.“
„Ihr aktueller Angebotsprozess dauert 14 Tage pro Angebot. Nach Phase 1 dieses Projekts wird das auf 5 Tage reduziert, was zu einer geschaetzten Einsparung von 240.000 € pro Quartal fuehrt.“
Der erste Satz handelt von Ihnen. Der zweite Satz handelt vom Kunden. Der zweite Satz ist konkreter, spezifischer und ueberzeugender. Und die Wissenschaft bestaetigt das: Konkrete Sprache ueberzeugt mehr als abstrakte Beschreibungen (Ahmad & Laroche, 2015).
Ein haeufiger Fehler in Projektplaenen ist das Ignorieren von Risiken. Die Ueberlegung dahinter: „Wenn ich Risiken erwaehne, schrecke ich den Kunden ab.“ Das Gegenteil ist der Fall.
Das Vertrauensmodell von Mayer et al. (1995) besagt, dass Integritaet eine der drei Saeulen des Vertrauens ist. Indem Sie Risiken benennen und Gegenmassnahmen beschreiben, demonstrieren Sie Integritaet. Sie zeigen, dass Sie realistisch denken und dem Kunden keine Ueberraschungen zumuten wollen.
Zudem aktiviert das Benennen von Risiken Cialdinis (2001) Commitment-Prinzip. Wenn Sie ein Risiko benennen und dann erklaeren, wie Sie damit umgehen, fuehlt es sich fuer den Leser so an, als haetten Sie dieses Risiko bereits gemeinsam bewaeltigt. Das schafft psychologisches Commitment.
Bewertung 9 beginnt mit: „Ihre Herausforderung: Die aktuelle Durchlaufzeit bei Angebotsprozessen betraegt 14 Tage, was zu geschaetzten entgangenen Einnahmen von 240.000 € pro Quartal fuehrt. Unser Ansatz reduziert dies auf 5 Tage.“ Jede Phase beschreibt konkrete Ergebnisse, Verantwortliche, messbare Ziele und die Verknuepfung mit dem Problem des Kunden. Risiken werden mit Gegenmassnahmen benannt.
Bewertung 3 beschreibt nur den eigenen Prozess: „In Phase 1 fuehren wir eine Analyse durch. In Phase 2 entwerfen wir die Loesung. In Phase 3 implementieren wir.“ Kein Bezug zum Kunden, keine messbaren Ziele, keine Risiken.
Lesen Sie Ihren Projektplan und stellen Sie diese Fragen:
Der Unterschied zwischen einem guten und einem herausragenden Projektplan liegt nicht im Textumfang. Er liegt in der Struktur, der Kundenzentrierung und der Konkretheit. Und das sind genau die Dinge, die Sie verbessern koennen, sobald Sie wissen, worauf Sie achten muessen.
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.