Por que las mejores propuestas son puntuadas, no leidas. El metodo Shipley y el principio BLUF explican por que el orden de su plan de proyecto marca toda la diferencia.
"Las propuestas son puntuadas, no leidas."
Esa declaracion proviene de Lohfeld Consulting Group (2022), una de las firmas consultoras mas respetadas en el campo de las adquisiciones. Y es una declaracion que deberia cambiar fundamentalmente la forma en que usted escribe su plan de proyecto.
La mayoria de los planes de proyecto comienzan con una introduccion. Un bosquejo del contexto. Una descripcion de la empresa. Quizas un poco sobre el enfoque "en general." Solo despues de una o dos paginas aparece la propuesta real.
Ese es exactamente el orden equivocado.
El metodo Shipley, utilizado mundialmente por empresas del Fortune 100, emplea el principio BLUF: Bottom Line Up Front. Comience cada seccion con su punto mas importante. No con antecedentes, no con contexto, sino con su conclusion (Shipley Associates, 2019).
Por que? Porque los evaluadores no leen como usted lee una novela. Escanean. Buscan respuestas a sus preguntas. Y si no encuentran esas respuestas rapidamente, puntuan mas bajo, independientemente de cuan buenas sean esas respuestas mas adelante en su texto.
El Modelo de Probabilidad de Elaboracion (Petty & Cacioppo, 1986) explica por que esto funciona. Los evaluadores con amplia experiencia e involucramiento procesan la informacion a traves de la ruta central: analizan la calidad de los argumentos, la evidencia y la logica. Pero incluso este grupo tiene atencion limitada. BLUF respeta esa limitacion al presentar el punto mas importante primero.
El APMP Body of Knowledge, el estandar internacional para la gestion de propuestas, prescribe una microestructura especifica dentro de los planes de proyecto: Caracteristica, Beneficio, Prueba.
Caracteristica: que ofrece? Describa concretamente lo que hara.
Beneficio: por que le importa al cliente? Vincule cada caracteristica con una ventaja medible para el cliente especifico.
Prueba: como sabe el cliente que funciona? Proporcione evidencia en forma de numeros, casos de estudio o referencias.
La mayoria de las propuestas no van mas alla de la caracteristica. "Realizaremos un analisis." Punto. Sin beneficio ("ahorrando €47,000 por ano"), sin prueba ("como logramos para [empresa comparable]").
La metodologia Lohfeld Strength-Based Winning va un paso mas alla. Establecen que cada fortaleza en su propuesta debe contener cinco elementos: la caracteristica especifica de la solucion, el vinculo con los criterios de evaluacion, una explicacion de como excede los requisitos, sustentacion cuantitativa y beneficios valorados por el cliente (Lohfeld Consulting Group, 2022).
Ta et al. (2022) investigaron que caracteristicas del lenguaje hacen persuasivo a un texto. Uno de sus hallazgos clave: el texto persuasivo contiene pocas autorreferencias. Menos "nosotros" y mas "usted" hace su plan de proyecto mas poderoso.
Compare estas dos oraciones de apertura:
"En la fase 1, realizaremos un analisis exhaustivo de sus procesos actuales, desplegando nuestra metodologia probada."
"Su proceso actual de propuestas toma 14 dias por propuesta. Despues de la fase 1 de este proyecto, eso se reducira a 5 dias, resultando en un ahorro estimado de €240,000 por trimestre."
La primera oracion es sobre usted. La segunda oracion es sobre el cliente. La segunda oracion es mas concreta, mas especifica y mas persuasiva. Y la ciencia lo confirma: el lenguaje concreto persuade mas que las descripciones abstractas (Ahmad & Laroche, 2015).
Un error comun en los planes de proyecto es ignorar los riesgos. El razonamiento es: "si menciono riesgos, asustare al cliente." Lo opuesto es cierto.
El modelo de confianza de Mayer et al. (1995) postula que la integridad es uno de los tres pilares de la confianza. Al nombrar riesgos y describir estrategias de mitigacion, usted demuestra integridad. Muestra que piensa de manera realista y que no quiere someter al cliente a sorpresas.
Ademas, nombrar riesgos activa el principio de compromiso de Cialdini (2001). Cuando usted nombra un riesgo y luego explica como lo aborda, el lector siente como si ya hubieran abordado ese riesgo juntos. Eso crea compromiso psicologico.
Puntuacion 9 abre con: "Su desafio: el tiempo de respuesta actual para los procesos de propuestas es de 14 dias, resultando en ingresos perdidos estimados de €240,000 por trimestre. Nuestro enfoque reduce esto a 5 dias." Cada fase describe entregables concretos, responsables, metas medibles y el vinculo con el problema del cliente. Los riesgos son nombrados con estrategias de mitigacion.
Puntuacion 3 solo describe su propio proceso: "En la fase 1, realizamos un analisis. En la fase 2, disenamos la solucion. En la fase 3, implementamos." Sin referencia al cliente, sin metas medibles, sin riesgos.
Lea su plan de proyecto y haga estas preguntas:
La diferencia entre un buen y un excelente plan de proyecto no es el volumen de texto. Es la estructura, el enfoque en el cliente y la concrecion. Y esas son precisamente las cosas que puede mejorar una vez que sabe que buscar.
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.