Pourquoi les meilleures offres sont notees, pas lues. La methode Shipley et le principe BLUF expliquent pourquoi l'ordre de votre plan de projet fait toute la difference.
« Les offres sont notees, pas lues. »
Cette affirmation vient du Lohfeld Consulting Group (2022), l'un des cabinets de conseil les plus respectes dans le domaine des marches publics. Et c'est une affirmation qui devrait fondamentalement changer la facon dont vous redigez votre plan de projet.
La plupart des plans de projet commencent par une introduction. Une esquisse du contexte. Une description de l'entreprise. Peut-etre un peu sur l'approche « en general ». Ce n'est qu'apres une page ou deux que la proposition reelle apparait.
C'est exactement le mauvais ordre.
La methode Shipley, utilisee dans le monde entier par les entreprises du Fortune 100, emploie le principe BLUF : Bottom Line Up Front. Commencez chaque section par votre point le plus important. Pas par le contexte, pas par l'arriere-plan, mais par votre conclusion (Shipley Associates, 2019).
Pourquoi ? Parce que les evaluateurs ne lisent pas comme vous lisez un roman. Ils survolent. Ils cherchent des reponses a leurs questions. Et s'ils ne trouvent pas ces reponses rapidement, ils attribuent un score plus bas, quelle que soit la qualite de ces reponses plus loin dans votre texte.
Le modele de vraisemblance d'elaboration (Petty & Cacioppo, 1986) explique pourquoi cela fonctionne. Les evaluateurs ayant une expertise et une implication considerables traitent l'information par la voie centrale : ils analysent la qualite des arguments, les preuves et la logique. Mais meme ce groupe a une attention limitee. Le BLUF respecte cette limitation en presentant le point le plus important en premier.
Le corpus de connaissances de l'APMP, la norme internationale en gestion des offres, prescrit une microstructure specifique au sein des plans de projet : Caracteristique, Benefice, Preuve.
Caracteristique : que proposez-vous ? Decrivez concretement ce que vous allez faire.
Benefice : pourquoi est-ce important pour le client ? Reliez chaque caracteristique a un avantage mesurable pour le client specifique.
Preuve : comment le client sait-il que cela fonctionne ? Fournissez des preuves sous forme de chiffres, d'etudes de cas ou de references.
La plupart des offres ne depassent pas la caracteristique. « Nous effectuerons une analyse. » Point final. Pas de benefice (« vous permettant d'economiser 47 000 € par an »), pas de preuve (« comme nous l'avons realise pour [entreprise comparable] »).
La methodologie Lohfeld Strength-Based Winning va plus loin. Ils affirment que chaque point fort de votre offre devrait contenir cinq elements : la caracteristique specifique de la solution, le lien avec les criteres d'evaluation, une explication de la facon dont elle depasse les exigences, une justification quantitative et des benefices valorises par le client (Lohfeld Consulting Group, 2022).
Ta et al. (2022) ont etudie quelles caracteristiques linguistiques rendent un texte persuasif. L'une de leurs conclusions cles : un texte persuasif contient peu d'auto-references. Moins de « nous » et plus de « vous » rend votre plan de projet plus puissant.
Comparez ces deux phrases d'ouverture :
« Dans la phase 1, nous effectuerons une analyse approfondie de vos processus actuels, en deployant notre methodologie eprouvee. »
« Votre processus actuel de proposition prend 14 jours par offre. Apres la phase 1 de ce projet, cela sera reduit a 5 jours, ce qui represente une economie estimee de 240 000 € par trimestre. »
La premiere phrase parle de vous. La seconde phrase parle du client. La seconde phrase est plus concrete, plus specifique et plus persuasive. Et la science le confirme : le langage concret persuade davantage que les descriptions abstraites (Ahmad & Laroche, 2015).
Une erreur courante dans les plans de projet est d'ignorer les risques. Le raisonnement est : « si je mentionne des risques, je vais effrayer le client ». C'est l'inverse qui est vrai.
Le modele de confiance de Mayer et al. (1995) postule que l'integrite est l'un des trois piliers de la confiance. En nommant les risques et en decrivant des strategies d'attenuation, vous demontrez votre integrite. Vous montrez que vous pensez de maniere realiste et que vous ne voulez pas soumettre le client a des surprises.
De plus, nommer les risques active le principe d'engagement de Cialdini (2001). Lorsque vous nommez un risque puis expliquez comment vous le gerez, le lecteur a le sentiment que vous avez deja aborde ce risque ensemble. Cela cree un engagement psychologique.
Score 9 s'ouvre avec : « Votre defi : le delai actuel des processus d'offres est de 14 jours, entrainant un manque a gagner estime de 240 000 € par trimestre. Notre approche reduit cela a 5 jours. » Chaque phase decrit des livrables concrets, des responsables, des objectifs mesurables et le lien avec le probleme du client. Les risques sont nommes avec des strategies d'attenuation.
Score 3 ne decrit que son propre processus : « Dans la phase 1, nous effectuons une analyse. Dans la phase 2, nous concevons la solution. Dans la phase 3, nous implementons. » Aucune reference au client, aucun objectif mesurable, aucun risque.
Lisez votre plan de projet et posez ces questions :
La difference entre un bon et un excellent plan de projet ne reside pas dans le volume de texte. C'est la structure, l'orientation client et la concretude. Et ce sont precisement les choses que vous pouvez ameliorer une fois que vous savez quoi chercher.
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.