सर्वश्रेष्ठ प्रस्ताव स्कोर किए जाते हैं, पढ़े नहीं जाते। Shipley विधि और BLUF सिद्धांत बताते हैं कि आपकी प्रोजेक्ट योजना का क्रम क्यों इतना महत्वपूर्ण है।
"प्रस्ताव स्कोर किए जाते हैं, पढ़े नहीं जाते।"
यह कथन Lohfeld Consulting Group (2022) से आता है, जो प्रोक्योरमेंट के क्षेत्र में सबसे सम्मानित सलाहकार फ़र्मों में से एक है। और यह एक ऐसा कथन है जिसे आपकी प्रोजेक्ट योजना लिखने के तरीके को मूल रूप से बदल देना चाहिए।
अधिकांश प्रोजेक्ट योजनाएँ एक परिचय से शुरू होती हैं। संदर्भ का एक रेखाचित्र। कंपनी का विवरण। शायद "सामान्य रूप से" दृष्टिकोण के बारे में कुछ। केवल एक या दो पन्ने बाद वास्तविक प्रस्ताव दिखाई देता है।
यह बिल्कुल गलत क्रम है।
Shipley विधि, जो दुनिया भर में Fortune 100 कंपनियों द्वारा उपयोग की जाती है, BLUF सिद्धांत: Bottom Line Up Front का उपयोग करती है। प्रत्येक खंड को अपने सबसे महत्वपूर्ण बिंदु से शुरू करें। पृष्ठभूमि से नहीं, संदर्भ से नहीं, बल्कि अपने निष्कर्ष से (Shipley Associates, 2019)।
क्यों? क्योंकि मूल्यांकनकर्ता उपन्यास की तरह नहीं पढ़ते। वे स्कैन करते हैं। वे अपने सवालों के जवाब खोजते हैं। और अगर उन्हें वे जवाब जल्दी नहीं मिलते, तो वे कम स्कोर देते हैं, चाहे वे जवाब आपके पाठ में आगे कितने भी अच्छे क्यों न हों।
Elaboration Likelihood Model (Petty & Cacioppo, 1986) बताता है कि यह क्यों काम करता है। व्यापक विशेषज्ञता और भागीदारी वाले मूल्यांकनकर्ता केंद्रीय मार्ग के माध्यम से जानकारी संसाधित करते हैं: वे तर्क गुणवत्ता, साक्ष्य, और तर्क का विश्लेषण करते हैं। लेकिन इस समूह का भी ध्यान सीमित होता है। BLUF सबसे महत्वपूर्ण बिंदु पहले प्रस्तुत करके उस सीमा का सम्मान करता है।
APMP Body of Knowledge, प्रस्ताव प्रबंधन के लिए अंतर्राष्ट्रीय मानक, प्रोजेक्ट योजनाओं के भीतर एक विशिष्ट सूक्ष्म संरचना निर्धारित करता है: Feature, Benefit, Proof।
Feature: आप क्या प्रदान करते हैं? ठोस रूप से वर्णन करें कि आप क्या करेंगे।
Benefit: यह क्लाइंट के लिए क्यों मायने रखता है? प्रत्येक सुविधा को विशिष्ट क्लाइंट के लिए एक मापने योग्य लाभ से जोड़ें।
Proof: क्लाइंट को कैसे पता चलेगा कि यह काम करता है? संख्याओं, केस स्टडी, या संदर्भों के रूप में साक्ष्य प्रदान करें।
अधिकांश प्रस्ताव सुविधा से आगे नहीं बढ़ते। "हम एक विश्लेषण करेंगे।" बस। कोई लाभ नहीं ("प्रति वर्ष €47,000 की बचत"), कोई प्रमाण नहीं ("जैसा कि हमने [तुलनीय कंपनी] के लिए हासिल किया")।
Lohfeld Strength-Based Winning पद्धति एक कदम आगे जाती है। उनका कहना है कि आपके प्रस्ताव में प्रत्येक शक्ति में पाँच तत्व होने चाहिए: विशिष्ट समाधान सुविधा, मूल्यांकन मानदंडों से जुड़ाव, यह कैसे आवश्यकताओं से अधिक है इसकी व्याख्या, मात्रात्मक पुष्टि, और ग्राहक-मूल्यवान लाभ (Lohfeld Consulting Group, 2022)।
Ta et al. (2022) ने जाँच की कि कौन सी भाषा विशेषताएँ पाठ को प्रभावशाली बनाती हैं। उनकी प्रमुख खोजों में से एक: प्रभावशाली पाठ में कम आत्म-संदर्भ होते हैं। कम "हम" और अधिक "आप" आपकी प्रोजेक्ट योजना को अधिक शक्तिशाली बनाता है।
इन दो शुरुआती वाक्यों की तुलना करें:
"चरण 1 में, हम आपकी वर्तमान प्रक्रियाओं का एक व्यापक विश्लेषण करेंगे, अपनी सिद्ध पद्धति का उपयोग करते हुए।"
"आपकी वर्तमान प्रस्ताव प्रक्रिया में प्रति प्रस्ताव 14 दिन लगते हैं। इस प्रोजेक्ट के चरण 1 के बाद, यह 5 दिनों तक कम हो जाएगा, जिसके परिणामस्वरूप प्रति तिमाही अनुमानित €240,000 की बचत होगी।"
पहला वाक्य आपके बारे में है। दूसरा वाक्य क्लाइंट के बारे में है। दूसरा वाक्य अधिक ठोस, अधिक विशिष्ट, और अधिक प्रभावशाली है। और विज्ञान इसकी पुष्टि करता है: ठोस भाषा अमूर्त विवरणों से अधिक प्रभावशाली है (Ahmad & Laroche, 2015)।
प्रोजेक्ट योजनाओं में एक सामान्य ग़लती जोखिमों को अनदेखा करना है। सोच यह होती है: "अगर मैं जोखिमों का उल्लेख करूँगा, तो मैं क्लाइंट को डरा दूँगा।" सच इसके विपरीत है।
Mayer et al. (1995) का विश्वास मॉडल कहता है कि सत्यनिष्ठा विश्वास के तीन स्तंभों में से एक है। जोखिमों का नाम लेकर और शमन रणनीतियों का वर्णन करके, आप सत्यनिष्ठा प्रदर्शित करते हैं। आप दिखाते हैं कि आप यथार्थवादी रूप से सोचते हैं और क्लाइंट को आश्चर्य में नहीं डालना चाहते।
इसके अलावा, जोखिमों का नाम लेना Cialdini (2001) के प्रतिबद्धता सिद्धांत को सक्रिय करता है। जब आप एक जोखिम का नाम लेते हैं और फिर बताते हैं कि आप इसे कैसे संबोधित करते हैं, तो पाठक को लगता है कि आपने उस जोखिम को पहले ही मिलकर हल कर लिया है। यह मनोवैज्ञानिक प्रतिबद्धता बनाता है।
स्कोर 9 इस तरह शुरू होता है: "आपकी चुनौती: प्रस्ताव प्रक्रियाओं का वर्तमान पूर्ण समय 14 दिन है, जिसके परिणामस्वरूप प्रति तिमाही अनुमानित €240,000 का राजस्व छूट रहा है। हमारा दृष्टिकोण इसे 5 दिनों तक कम कर देता है।" प्रत्येक चरण ठोस परिणाम, जिम्मेदार व्यक्ति, मापने योग्य लक्ष्य, और क्लाइंट की समस्या से जुड़ाव का वर्णन करता है। जोखिमों को शमन रणनीतियों के साथ नामित किया गया है।
स्कोर 3 केवल अपनी प्रक्रिया का वर्णन करता है: "चरण 1 में, हम विश्लेषण करते हैं। चरण 2 में, हम समाधान डिज़ाइन करते हैं। चरण 3 में, हम कार्यान्वयन करते हैं।" क्लाइंट का कोई संदर्भ नहीं, कोई मापने योग्य लक्ष्य नहीं, कोई जोखिम नहीं।
अपनी प्रोजेक्ट योजना पढ़ें और ये सवाल पूछें:
एक अच्छी और उत्कृष्ट प्रोजेक्ट योजना के बीच का अंतर पाठ की मात्रा नहीं है। यह संरचना, क्लाइंट-केंद्रितता, और ठोसता है। और ये ठीक वे चीज़ें हैं जिन्हें आप सुधार सकते हैं जब आप जानते हैं कि क्या देखना है।
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.