Mengapa proposal terbaik dinilai, bukan dibaca. Metode Shipley dan prinsip BLUF menjelaskan mengapa urutan rencana proyek Anda sangat menentukan.
"Proposal dinilai, bukan dibaca."
Pernyataan itu berasal dari Lohfeld Consulting Group (2022), salah satu firma konsultasi paling dihormati di bidang pengadaan. Dan ini adalah pernyataan yang seharusnya mengubah secara fundamental cara Anda menulis rencana proyek.
Sebagian besar rencana proyek dimulai dengan pendahuluan. Sketsa konteks. Deskripsi perusahaan. Mungkin sedikit tentang pendekatan "secara umum." Baru setelah satu atau dua halaman, proposal yang sebenarnya muncul.
Itu justru urutan yang salah.
Metode Shipley, yang digunakan di seluruh dunia oleh perusahaan Fortune 100, menggunakan prinsip BLUF: Bottom Line Up Front. Mulai setiap bagian dengan poin terpenting Anda. Bukan dengan latar belakang, bukan dengan konteks, tetapi dengan kesimpulan Anda (Shipley Associates, 2019).
Mengapa? Karena evaluator tidak membaca seperti Anda membaca novel. Mereka memindai. Mereka mencari jawaban atas pertanyaan mereka. Dan jika mereka tidak menemukan jawaban tersebut dengan cepat, mereka memberikan skor lebih rendah, terlepas dari seberapa baik jawaban tersebut mungkin ada di bagian lain teks Anda.
Elaboration Likelihood Model (Petty & Cacioppo, 1986) menjelaskan mengapa ini berhasil. Evaluator dengan keahlian dan keterlibatan yang luas memproses informasi melalui jalur sentral: mereka menganalisis kualitas argumen, bukti, dan logika. Tetapi bahkan kelompok ini memiliki perhatian yang terbatas. BLUF menghormati keterbatasan itu dengan menyajikan poin terpenting terlebih dahulu.
APMP Body of Knowledge, standar internasional untuk manajemen proposal, meresepkan struktur mikro spesifik dalam rencana proyek: Fitur, Manfaat, Bukti.
Fitur: apa yang Anda tawarkan? Jelaskan secara konkret apa yang akan Anda lakukan.
Manfaat: mengapa itu penting bagi klien? Hubungkan setiap fitur dengan keuntungan terukur bagi klien spesifik.
Bukti: bagaimana klien tahu itu berhasil? Berikan bukti dalam bentuk angka, studi kasus, atau referensi.
Sebagian besar proposal tidak melampaui fitur. "Kami akan melakukan analisis." Titik. Tidak ada manfaat ("menghemat €47.000 per tahun untuk Anda"), tidak ada bukti ("seperti yang kami capai untuk [perusahaan sejenis]").
Metodologi Lohfeld Strength-Based Winning melangkah lebih jauh. Mereka menyatakan bahwa setiap kekuatan dalam proposal Anda harus mengandung lima elemen: fitur solusi spesifik, kaitan dengan kriteria evaluasi, penjelasan tentang bagaimana hal itu melampaui persyaratan, substansiasi kuantitatif, dan manfaat yang dihargai pelanggan (Lohfeld Consulting Group, 2022).
Ta et al. (2022) meneliti karakteristik bahasa mana yang membuat teks persuasif. Salah satu temuan utama mereka: teks persuasif mengandung sedikit referensi-diri. Lebih sedikit "kami" dan lebih banyak "Anda" membuat rencana proyek Anda lebih kuat.
Bandingkan dua kalimat pembuka ini:
"Dalam fase 1, kami akan melakukan analisis ekstensif terhadap proses Anda saat ini, menerapkan metodologi kami yang telah terbukti."
"Proses proposal Anda saat ini membutuhkan 14 hari per proposal. Setelah fase 1 proyek ini, itu akan dikurangi menjadi 5 hari, menghasilkan penghematan estimasi sebesar €240.000 per kuartal."
Kalimat pertama adalah tentang Anda. Kalimat kedua adalah tentang klien. Kalimat kedua lebih konkret, lebih spesifik, dan lebih persuasif. Dan sains mengonfirmasi ini: bahasa konkret lebih meyakinkan daripada deskripsi abstrak (Ahmad & Laroche, 2015).
Kesalahan umum dalam rencana proyek adalah mengabaikan risiko. Pemikirannya begini: "jika saya menyebutkan risiko, saya akan membuat klien takut." Kenyataannya justru sebaliknya.
Model kepercayaan oleh Mayer et al. (1995) menyatakan bahwa integritas adalah salah satu dari tiga pilar kepercayaan. Dengan menyebutkan risiko dan menjelaskan strategi mitigasi, Anda mendemonstrasikan integritas. Anda menunjukkan bahwa Anda berpikir realistis dan tidak ingin memberi klien kejutan.
Selain itu, menyebutkan risiko mengaktifkan prinsip komitmen Cialdini (2001). Ketika Anda menyebutkan risiko dan kemudian menjelaskan bagaimana Anda mengatasinya, pembaca merasa seolah-olah Anda telah mengatasi risiko itu bersama-sama. Itu menciptakan komitmen psikologis.
Skor 9 dibuka dengan: "Tantangan Anda: waktu penyelesaian saat ini untuk proses proposal adalah 14 hari, mengakibatkan estimasi pendapatan yang hilang sebesar €240.000 per kuartal. Pendekatan kami mengurangi ini menjadi 5 hari." Setiap fase menjelaskan hasil konkret, penanggung jawab, tujuan terukur, dan kaitan dengan masalah klien. Risiko disebutkan dengan strategi mitigasi.
Skor 3 hanya menjelaskan prosesnya sendiri: "Dalam fase 1, kami melakukan analisis. Dalam fase 2, kami mendesain solusi. Dalam fase 3, kami mengimplementasikan." Tidak ada referensi ke klien, tidak ada tujuan terukur, tidak ada risiko.
Baca rencana proyek Anda dan ajukan pertanyaan-pertanyaan ini:
Perbedaan antara rencana proyek yang baik dan yang luar biasa bukan terletak pada volume teks. Perbedaannya terletak pada struktur, fokus pada klien, dan kekonkretan. Dan itu justru hal-hal yang bisa Anda tingkatkan begitu Anda tahu apa yang harus dicari.
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.