Por que as melhores propostas sao pontuadas, nao lidas. O metodo Shipley e o principio BLUF explicam por que a ordem do seu plano de projeto faz toda a diferenca.
"Propostas sao pontuadas, nao lidas."
Essa afirmacao vem do Lohfeld Consulting Group (2022), uma das consultorias mais respeitadas na area de compras. E e uma afirmacao que deve mudar fundamentalmente a forma como voce escreve seu plano de projeto.
A maioria dos planos de projeto comeca com uma introducao. Um esboço do contexto. Uma descricao da empresa. Talvez um pouco sobre a abordagem "em geral." Somente apos uma ou duas paginas a proposta real aparece.
Essa e exatamente a ordem errada.
O metodo Shipley, usado mundialmente por empresas Fortune 100, emprega o principio BLUF: Bottom Line Up Front. Comece cada secao com seu ponto mais importante. Nao com antecedentes, nao com contexto, mas com sua conclusao (Shipley Associates, 2019).
Por que? Porque avaliadores nao leem como voce le um romance. Eles escaneiam. Eles buscam respostas para suas perguntas. E se nao encontram essas respostas rapidamente, pontuam mais baixo, independentemente de quao boas essas respostas possam ser mais adiante no seu texto.
O Modelo de Probabilidade de Elaboracao (Petty & Cacioppo, 1986) explica por que isso funciona. Avaliadores com ampla expertise e envolvimento processam informacoes pela rota central: eles analisam a qualidade dos argumentos, evidencias e logica. Mas mesmo esse grupo tem atencao limitada. O BLUF respeita essa limitacao apresentando o ponto mais importante primeiro.
O APMP Body of Knowledge, o padrao internacional para gestao de propostas, prescreve uma microestrutura especifica dentro dos planos de projeto: Recurso, Beneficio, Prova.
Recurso: o que voce oferece? Descreva concretamente o que voce fara.
Beneficio: por que isso importa para o cliente? Vincule cada recurso a uma vantagem mensuravel para o cliente especifico.
Prova: como o cliente sabe que funciona? Forneca evidencias na forma de numeros, estudos de caso ou referencias.
A maioria das propostas nao vai alem do recurso. "Realizaremos uma analise." Ponto final. Sem beneficio ("economizando €47.000 por ano"), sem prova ("como alcancamos para [empresa comparavel]").
A metodologia Lohfeld Strength-Based Winning vai um passo adiante. Eles afirmam que cada ponto forte em sua proposta deve conter cinco elementos: o recurso especifico da solucao, o vinculo com os criterios de avaliacao, uma explicacao de como excede os requisitos, fundamentacao quantitativa e beneficios valorizados pelo cliente (Lohfeld Consulting Group, 2022).
Ta et al. (2022) investigaram quais caracteristicas linguisticas tornam o texto persuasivo. Uma de suas principais descobertas: texto persuasivo contem poucas autorreferencias. Menos "nos" e mais "voce" torna seu plano de projeto mais poderoso.
Compare essas duas frases de abertura:
"Na fase 1, realizaremos uma analise extensiva dos seus processos atuais, empregando nossa metodologia comprovada."
"Seu processo atual de propostas leva 14 dias por proposta. Apos a fase 1 deste projeto, isso sera reduzido para 5 dias, resultando em uma economia estimada de €240.000 por trimestre."
A primeira frase e sobre voce. A segunda frase e sobre o cliente. A segunda frase e mais concreta, mais especifica e mais persuasiva. E a ciencia confirma isso: linguagem concreta persuade mais do que descricoes abstratas (Ahmad & Laroche, 2015).
Um erro comum em planos de projeto e ignorar riscos. O raciocinio e: "se eu mencionar riscos, vou assustar o cliente." O oposto e verdadeiro.
O modelo de confianca de Mayer et al. (1995) postula que a integridade e um dos tres pilares da confianca. Ao nomear riscos e descrever estrategias de mitigacao, voce demonstra integridade. Voce mostra que pensa de forma realista e que nao quer sujeitar o cliente a surpresas.
Alem disso, nomear riscos ativa o principio de comprometimento de Cialdini (2001). Quando voce nomeia um risco e entao explica como o aborda, o leitor sente como se voce ja tivesse enfrentado esse risco juntos. Isso cria comprometimento psicologico.
Pontuacao 9 abre com: "Seu desafio: o tempo de ciclo atual para processos de proposta e de 14 dias, resultando em receita estimada perdida de €240.000 por trimestre. Nossa abordagem reduz isso para 5 dias." Cada fase descreve entregas concretas, responsaveis, metas mensuraveis e o vinculo com o problema do cliente. Riscos sao nomeados com estrategias de mitigacao.
Pontuacao 3 apenas descreve seu proprio processo: "Na fase 1, realizamos uma analise. Na fase 2, desenhamos a solucao. Na fase 3, implementamos." Sem referencia ao cliente, sem metas mensuraveis, sem riscos.
Leia seu plano de projeto e faca estas perguntas:
A diferenca entre um bom e um excelente plano de projeto nao e o volume de texto. E a estrutura, o foco no cliente e a concretude. E essas sao precisamente as coisas que voce pode melhorar assim que souber o que procurar.
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.