Kwa nini mapendekezo bora yanapimwa, si kusomwa. Njia ya Shipley na kanuni ya BLUF zinaeleza kwa nini mpangilio wa mpango wako wa mradi unafanya tofauti yote.
"Mapendekezo yanapimwa, si kusomwa."
Kauli hiyo inatoka Lohfeld Consulting Group (2022), moja ya makampuni ya ushauri yanayoheshimika zaidi katika uwanja wa ununuzi. Na ni kauli ambayo inapaswa kubadilisha kimsingi jinsi unavyoandika mpango wako wa mradi.
Mipango mingi ya miradi inaanza na utangulizi. Mchoro wa muktadha. Maelezo ya kampuni. Labda kidogo kuhusu mbinu "kwa ujumla." Baada ya ukurasa mmoja au mawili ndipo pendekezo halisi linaonekana.
Hiyo ni hasa mpangilio mbaya.
Njia ya Shipley, inayotumiwa ulimwenguni kote na makampuni ya Fortune 100, inatumia kanuni ya BLUF: Bottom Line Up Front. Anza kila sehemu na jambo lako muhimu zaidi. Si na usuli, si na muktadha, bali na hitimisho lako (Shipley Associates, 2019).
Kwa nini? Kwa sababu watathmini hawasomi jinsi unavyosoma riwaya. Wanakagua. Wanatafuta majibu ya maswali yao. Na ikiwa hawapati majibu hayo haraka, wanatoa alama za chini — bila kujali jinsi majibu hayo yanavyoweza kuwa mazuri zaidi katika maandishi yako.
Modeli ya Uwezekano wa Ufafanuzi (Petty & Cacioppo, 1986) inaeleza kwa nini hii inafanya kazi. Watathmini wenye utaalamu mkubwa na ushiriki huchakata taarifa kupitia njia kuu: wanachambua ubora wa hoja, ushahidi, na mantiki. Lakini hata kundi hili lina umakini mdogo. BLUF inaheshimu kizuizi hicho kwa kuwasilisha jambo muhimu zaidi kwanza.
Mwili wa Maarifa wa APMP, kiwango cha kimataifa cha usimamizi wa mapendekezo, unaagiza muundo mdogo mahususi ndani ya mipango ya miradi: Kipengele, Faida, Uthibitisho.
Kipengele: unatoa nini? Eleza kwa uwazi utakachofanya.
Faida: kwa nini ni muhimu kwa mteja? Unganisha kila kipengele na faida inayopimika kwa mteja mahususi.
Uthibitisho: mteja anajuaje inafanya kazi? Toa ushahidi kwa namna ya nambari, tafiti za kesi, au marejeleo.
Mapendekezo mengi hayaendi zaidi ya kipengele. "Tutafanya uchambuzi." Basi. Hakuna faida ("kukuokoa €47,000 kwa mwaka"), hakuna uthibitisho ("kama tulivyofanikisha kwa [kampuni inayolinganishwa]").
Njia ya Lohfeld ya Kushinda kwa Nguvu inaenda hatua zaidi. Wanasema kuwa kila nguvu katika pendekezo lako inapaswa kuwa na vipengele vitano: kipengele mahususi cha suluhisho, uhusiano na vigezo vya tathmini, ufafanuzi wa jinsi inavyozidi mahitaji, uthibitisho wa kiasi, na faida zinazothaminiwa na mteja (Lohfeld Consulting Group, 2022).
Ta et al. (2022) walichunguza sifa zipi za lugha zinafanya maandishi kuwa ya kushawishi. Moja ya matokeo yao muhimu: maandishi ya kushawishi yana marejeleo machache ya kibinafsi. "Sisi" kidogo na "wewe" zaidi hufanya mpango wako wa mradi kuwa na nguvu zaidi.
Linganisha sentensi hizi mbili za ufunguzi:
"Katika awamu ya 1, tutafanya uchambuzi wa kina wa michakato yako ya sasa, tukitumia mbinu yetu iliyothibitishwa."
"Mchakato wako wa sasa wa mapendekezo unachukua siku 14 kwa kila pendekezo. Baada ya awamu ya 1 ya mradi huu, hiyo itapunguzwa hadi siku 5, na kusababisha akiba inayokadiriwa ya €240,000 kwa robo."
Sentensi ya kwanza inahusu wewe. Sentensi ya pili inahusu mteja. Sentensi ya pili ni halisi zaidi, mahususi zaidi, na ya kushawishi zaidi. Na sayansi inathibitisha hii: lugha halisi inashawishi zaidi kuliko maelezo ya kufikirika (Ahmad & Laroche, 2015).
Kosa la kawaida katika mipango ya miradi ni kupuuza hatari. Mawazo ni: "nikitaja hatari, nitamtisha mteja." Kinyume chake ni kweli.
Modeli ya imani ya Mayer et al. (1995) inasema kuwa uadilifu ni moja ya nguzo tatu za imani. Kwa kutaja hatari na kueleza mikakati ya kupunguza, unadhihirisha uadilifu. Unaonyesha kuwa unafikiria kwa uhalisia na kwamba hutaki kumfanya mteja apate mshangao.
Zaidi ya hayo, kutaja hatari kunamsha kanuni ya kujitolea ya Cialdini (2001). Unapotaja hatari na kisha kueleza jinsi unavyoishughulikia, msomaji anahisi kana kwamba mmeshughulikia hatari hiyo pamoja tayari. Hiyo inaunda kujitolea kwa kisaikolojia.
Alama 9 inaanza na: "Changamoto yako: muda wa sasa wa mchakato wa mapendekezo ni siku 14, na kusababisha mapato yanayokadiriwa kupotea ya €240,000 kwa robo. Mbinu yetu inapunguza hii hadi siku 5." Kila awamu inaeleza matokeo halisi, wahusika, malengo yanayopimika, na uhusiano na tatizo la mteja. Hatari zinatajwa na mikakati ya kupunguza.
Alama 3 inaeleza tu mchakato wake mwenyewe: "Katika awamu ya 1, tunafanya uchambuzi. Katika awamu ya 2, tunabuni suluhisho. Katika awamu ya 3, tunatekeleza." Hakuna rejea kwa mteja, hakuna malengo yanayopimika, hakuna hatari.
Soma mpango wako wa mradi na uulize maswali haya:
Tofauti kati ya mpango mzuri na bora wa mradi si wingi wa maandishi. Ni muundo, kuzingatia mteja, na uhakika. Na hizo ndizo hasa vitu unavyoweza kuboresha ukijua unachopaswa kutafuta.
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.