En iyi tekliflerin neden okunmadigi, puanlandigi. Shipley yontemi ve BLUF ilkesi, proje planinizin sirasinin neden tum farki yarattikini aciklar.
“Teklifler okunmaz, puanlanır.”
Bu ifade, ihale alanındaki en saygın danışmanlık firmalarından biri olan Lohfeld Consulting Group’tan (2022) gelmektedir. Ve proje planınızı yazma şeklinizi kökten değiştirmesi gereken bir ifadedir.
Çoğu proje planı bir girişle başlar. Bağlamın bir tasviri. Şirketin bir açıklaması. Belki “genel olarak” yaklaşım hakkında biraz bilgi. Gerçek teklif ancak bir veya iki sayfa sonra ortaya çıkar.
Bu tam olarak yanlış sıradır.
Dünya genelinde Fortune 100 şirketleri tarafından kullanılan Shipley yöntemi, BLUF ilkesini kullanır: Bottom Line Up Front — Önce Sonucu Söyle. Her bölüme en önemli noktayla başlayın. Arka planla değil, bağlamla değil, sonucunuzla (Shipley Associates, 2019).
Neden? Çünkü değerlendirmeciler bir romanı okur gibi okumaz. Tararlar. Sorularının cevaplarını ararlar. Ve bu cevapları hızlı bulamazlarsa, metnin ilerisinde ne kadar iyi olursa olsunlar, daha düşük puan verirler.
Detaylandırma Olasılık Modeli (Petty & Cacioppo, 1986) bunun neden işe yaradığını açıklar. Kapsamlı uzmanlığa ve katılıma sahip değerlendirmeciler bilgiyi merkezi yol üzerinden işler: argüman kalitesini, kanıtları ve mantığı analiz ederler. Ancak bu grubun bile sınırlı dikkati vardır. BLUF, en önemli noktayı önce sunarak bu sınırlamaya saygı gösterir.
Uluslararası teklif yönetimi standardı olan APMP Bilgi Gelişimi, proje planları içinde belirli bir mikro yapı öngörür: Özellik, Fayda, Kanıt.
Özellik: ne sunuyorsunuz? Somut olarak ne yapacağınızı açıklayın.
Fayda: müşteri için neden önemli? Her özelliği belirli müşteri için ölçülebilir bir avantajla ilişkilendirin.
Kanıt: müşteri işe yaradığını nasıl bilecek? Sayılar, vaka çalışmaları veya referanslar şeklinde kanıt sunun.
Çoğu teklif özelliğin ötesine geçemez. “Bir analiz yapacağız.” Nokta. Fayda yok (“yılda €47.000 tasarruf sağlar”), kanıt yok (“[benzer şirket] için başardığımız gibi”).
Lohfeld Güç-Temelli Kazanma metodolojisi bir adım daha ileri gider. Teklifinizdeki her güçlü yanın beş unsur içermesi gerektiğini belirtirler: spesifik çözüm özelliği, değerlendirme kriterleriyle bağlantı, gereksinimleri nasıl aştığının açıklaması, nicel dayanaklandırma ve müşteri için değerli faydalar (Lohfeld Consulting Group, 2022).
Ta et al. (2022), hangi dil özelliklerinin metni ikna edici kıldığını araştırdı. Temel bulgularından biri: ikna edici metin az öz-referans içerir. Daha az “biz” ve daha çok “siz” proje planınızı daha güçlü kılar.
Şu iki açılış cümlesini karşılaştırın:
“1. fazda, kanıtlanmış metodolojimizi kullanarak mevcut süreçlerinizin kapsamlı bir analizini yapacağız.”
“Mevcut teklif süreciniz teklif başına 14 gün sürmektedir. Bu projenin 1. fazından sonra bu süre 5 güne düşecek ve çeyreklik tahmini €240.000 tasarruf sağlanacaktır.”
İlk cümle sizin hakkınızdadır. İkinci cümle müşteri hakkındadır. İkinci cümle daha somut, daha spesifik ve daha ikna edicidir. Ve bilim bunu doğrular: somut dil, soyut tanımlardan daha ikna edicidir (Ahmad & Laroche, 2015).
Proje planlarında yaygın bir hata riskleri görmezden gelmektir. Mantık şöyledir: “Risklerden bahsedersem müşteriyi korkuturum.” Gerçek bunun tam tersidir.
Mayer et al.’ın güven modeli (1995), dürüstlüğü güvenin üç temel direğinden biri olarak belirler. Riskleri belirterek ve azaltma stratejilerini açıklayarak dürüstlük gösterirsiniz. Gerçekçi düşündüğünüzü ve müşteriyi sürprizlere maruz bırakmak istemediğinizi gösterirsiniz.
Ayrıca riskleri belirtmek Cialdini’nin (2001) taahhüt ilkesini aktive eder. Bir riski belirtip ardından nasıl ele aldığınızı açıkladığınızda, okuyucu o riski birlikte çözmüş gibi hisseder. Bu psikolojik bağlılık yaratır.
9 puan şöyle açılır: “Zorluğunuz: mevcut teklif süreçlerinin teslim süresi 14 gündür ve tahmini çeyreklik €240.000 kaçırılmış gelire yol açmaktadır. Yaklaşımımız bunu 5 güne düşürür.” Her faz somut teslimatlar, sorumlular, ölçülebilir hedefler ve müşterinin sorunuyla bağlantı açıklar. Riskler azaltma stratejileriyle belirtilir.
3 puan yalnızca kendi sürecini açıklar: “1. fazda bir analiz yaparız. 2. fazda çözümü tasarlarız. 3. fazda uygularız.” Müşteriye referans yok, ölçülebilir hedef yok, risk yok.
Proje planınızı okuyun ve şu soruları sorun:
İyi ve mükemmel bir proje planı arasındaki fark metin hacmi değildir. Yapı, müşteri odaklılık ve somutluktur. Ve bunlar tam da neye dikkat edeceğinizi bildiğinizde iyileştirebileceğiniz şeylerdir.
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.