بہترین پروپوزلز کیوں اسکور کی جاتی ہیں، پڑھی نہیں جاتیں۔ Shipley طریقہ اور BLUF اصول بتاتے ہیں کہ آپ کے پروجیکٹ پلان کی ترتیب کیوں فرق ڈالتی ہے۔
"پروپوزلز اسکور کی جاتی ہیں، پڑھی نہیں جاتیں۔"
یہ بیان Lohfeld Consulting Group (2022) کی طرف سے ہے، جو خریداری کے شعبے میں سب سے معزز مشاورتی فرموں میں سے ایک ہے۔ اور یہ ایک ایسا بیان ہے جو آپ کے پروجیکٹ پلان لکھنے کے طریقے کو بنیادی طور پر بدل دینا چاہیے۔
زیادہ تر پروجیکٹ پلانز ایک تعارف سے شروع ہوتے ہیں۔ سیاق کا ایک خاکہ۔ کمپنی کی تفصیل۔ شاید "عمومی طور پر" نقطہ نظر کے بارے میں کچھ۔ ایک یا دو صفحوں کے بعد ہی اصل تجویز ظاہر ہوتی ہے۔
یہ بالکل غلط ترتیب ہے۔
Shipley طریقہ، جو دنیا بھر میں Fortune 100 کمپنیوں میں استعمال ہوتا ہے، BLUF اصول: Bottom Line Up Front استعمال کرتا ہے۔ ہر سیکشن اپنے سب سے اہم نکتے سے شروع کریں۔ نہ پس منظر سے، نہ سیاق سے، بلکہ اپنے نتیجے سے (Shipley Associates, 2019)۔
کیوں؟ کیونکہ جائزہ کار اس طرح نہیں پڑھتے جیسے آپ ناول پڑھتے ہیں۔ وہ اسکین کرتے ہیں۔ وہ اپنے سوالات کے جوابات تلاش کرتے ہیں۔ اور اگر انہیں وہ جوابات جلدی نہیں ملتے، تو وہ کم اسکور دیتے ہیں, چاہے وہ جوابات آپ کے متن میں آگے کتنے ہی اچھے ہوں۔
Elaboration Likelihood Model (Petty & Cacioppo, 1986) وضاحت کرتا ہے کہ یہ کیوں کام کرتا ہے۔ وسیع مہارت اور مصروفیت رکھنے والے جائزہ کار مرکزی راستے کے ذریعے معلومات پر کارروائی کرتے ہیں: وہ دلیل کے معیار، ثبوت، اور منطق کا تجزیہ کرتے ہیں۔ لیکن اس گروپ کی بھی محدود توجہ ہوتی ہے۔ BLUF سب سے اہم نکتے کو پہلے پیش کرکے اس محدودیت کا احترام کرتا ہے۔
APMP Body of Knowledge، پروپوزل مینجمنٹ کا بین الاقوامی معیار، پروجیکٹ پلانز میں ایک مخصوص جزوی ساخت تجویز کرتا ہے: Feature, Benefit, Proof۔
Feature: آپ کیا پیش کرتے ہیں؟ ٹھوس طور پر بیان کریں کہ آپ کیا کریں گے۔
Benefit: کلائنٹ کے لیے اس کی کیا اہمیت ہے؟ ہر feature کو مخصوص کلائنٹ کے لیے قابلِ پیمائش فائدے سے جوڑیں۔
Proof: کلائنٹ کو کیسے معلوم ہوگا کہ یہ کام کرتا ہے؟ اعداد و شمار، کیس اسٹڈیز، یا حوالہ جات کی شکل میں ثبوت فراہم کریں۔
زیادہ تر پروپوزلز feature سے آگے نہیں بڑھتیں۔ "ہم ایک تجزیہ کریں گے۔" بس۔ کوئی فائدہ نہیں ("آپ کو سالانہ €47,000 کی بچت")، کوئی ثبوت نہیں ("جیسا کہ ہم نے [موازنہ کمپنی] کے لیے حاصل کیا")۔
Lohfeld Strength-Based Winning طریقہ ایک قدم آگے بڑھتا ہے۔ ان کا کہنا ہے کہ آپ کی پروپوزل میں ہر طاقت میں پانچ عناصر ہونے چاہیئں: مخصوص حل کی خصوصیت، تشخیصی معیار سے تعلق، وضاحت کہ یہ ضروریات سے کیسے بڑھ کر ہے، مقداری بنیاد، اور کلائنٹ کے لیے قابلِ قدر فوائد (Lohfeld Consulting Group, 2022)۔
Ta et al. (2022) نے تحقیق کی کہ کون سی زبان کی خصوصیات متن کو قائل کرنے والا بناتی ہیں۔ ان کی اہم دریافتوں میں سے ایک: قائل کرنے والے متن میں خود حوالے کم ہوتے ہیں۔ کم "ہم" اور زیادہ "آپ" آپ کے پروجیکٹ پلان کو زیادہ طاقتور بناتا ہے۔
ان دو ابتدائی جملوں کا موازنہ کریں:
"مرحلہ 1 میں، ہم آپ کے موجودہ عمل کا ایک جامع تجزیہ کریں گے، اپنے ثابت شدہ طریقہ کار کو استعمال کرتے ہوئے۔"
"آپ کے موجودہ پروپوزل کے عمل میں ہر پروپوزل کے لیے 14 دن لگتے ہیں۔ اس پروجیکٹ کے مرحلہ 1 کے بعد، یہ 5 دنوں تک کم ہو جائے گا، جس کے نتیجے میں فی سہ ماہی تقریباً €240,000 کی بچت ہوگی۔"
پہلا جملہ آپ کے بارے میں ہے۔ دوسرا جملہ کلائنٹ کے بارے میں ہے۔ دوسرا جملہ زیادہ ٹھوس، زیادہ مخصوص، اور زیادہ قائل کرنے والا ہے۔ اور سائنس اس کی تصدیق کرتی ہے: ٹھوس زبان تجریدی وضاحتوں سے زیادہ قائل کرتی ہے (Ahmad & Laroche, 2015)۔
پروجیکٹ پلانز میں ایک عام غلطی خطرات کو نظرانداز کرنا ہے۔ سوچ یہ ہوتی ہے: "اگر میں خطرات کا ذکر کروں گا، تو میں کلائنٹ کو خوفزدہ کر دوں گا۔" سچائی اس کے برعکس ہے۔
Mayer et al. (1995) کے اعتماد ماڈل کا کہنا ہے کہ دیانت اعتماد کے تین ستونوں میں سے ایک ہے۔ خطرات کا ذکر کرکے اور تخفیف کی حکمت عملیوں کو بیان کرکے، آپ دیانت ظاہر کرتے ہیں۔ آپ دکھاتے ہیں کہ آپ حقیقت پسندانہ سوچتے ہیں اور آپ کلائنٹ کو حیرتوں کا شکار نہیں بنانا چاہتے۔
مزید برآں، خطرات کا ذکر Cialdini (2001) کے عزم اصول کو فعال کرتا ہے۔ جب آپ ایک خطرے کا ذکر کرتے ہیں اور پھر وضاحت کرتے ہیں کہ آپ اسے کیسے حل کرتے ہیں، تو قاری محسوس کرتا ہے کہ آپ نے مل کر پہلے ہی اس خطرے سے نمٹ لیا ہے۔ یہ نفسیاتی وابستگی پیدا کرتا ہے۔
اسکور 9 اس سے شروع ہوتا ہے: "آپ کا چیلنج: پروپوزل کے عمل کی موجودہ مدت 14 دن ہے، جس کے نتیجے میں فی سہ ماہی تقریباً €240,000 کی آمدنی کا نقصان ہوتا ہے۔ ہمارا نقطہ نظر اسے 5 دنوں تک کم کرتا ہے۔" ہر مرحلے میں ٹھوس نتائج، ذمہ دار افراد، قابلِ پیمائش اہداف، اور کلائنٹ کے مسئلے سے تعلق بیان کیا گیا ہے۔ خطرات کو تخفیف کی حکمت عملیوں کے ساتھ بیان کیا گیا ہے۔
اسکور 3 صرف اپنے عمل کی وضاحت کرتا ہے: "مرحلہ 1 میں، ہم تجزیہ کرتے ہیں۔ مرحلہ 2 میں، ہم حل تیار کرتے ہیں۔ مرحلہ 3 میں، ہم نافذ کرتے ہیں۔" کلائنٹ کا کوئی حوالہ نہیں، قابلِ پیمائش اہداف نہیں، خطرات نہیں۔
اپنا پروجیکٹ پلان پڑھیں اور یہ سوالات پوچھیں:
اچھے اور عمدہ پروجیکٹ پلان کے درمیان فرق متن کی مقدار نہیں ہے۔ یہ ساخت، کلائنٹ پر مرکوزیت، اور ٹھوس پن ہے۔ اور یہ بالکل وہ چیزیں ہیں جنہیں آپ بہتر بنا سکتے ہیں جب آپ جانتے ہیں کہ کیا دیکھنا ہے۔
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.