为什么最好的提案是被评分而非被阅读的。Shipley方法和BLUF原则解释了为什么项目计划的顺序至关重要。
"提案是被评分的，而非被阅读的。"
这句话来自Lohfeld Consulting Group (2022)，采购领域最受尊敬的咨询公司之一。这一论断应该从根本上改变您撰写项目计划的方式。
大多数项目计划从引言开始。概述背景。描述公司。也许"概括性地"谈谈方法。直到一两页之后，实际的提案内容才会出现。
这完全是错误的顺序。
Shipley方法被全球财富100强企业广泛使用，采用了BLUF原则：结论先行（Bottom Line Up Front）。每个章节以您最重要的观点开头。不是背景，不是上下文，而是您的结论 (Shipley Associates, 2019)。
为什么？因为评审人员不会像您读小说那样阅读。他们扫描。他们寻找问题的答案。如果他们不能快速找到这些答案，他们会给出较低的分数--无论这些答案在您文本的后面有多好。
精细化可能性模型 (Petty & Cacioppo, 1986) 解释了为什么这种方法有效。具有丰富专业知识和高度参与的评审人员通过中心路径处理信息：他们分析论点质量、证据和逻辑。但即使是这一群体的注意力也是有限的。BLUF通过首先呈现最重要的观点来尊重这一限制。
APMP知识体系是提案管理的国际标准，在项目计划中规定了一种特定的微观结构：特性、利益、证据。
特性：您提供什么？具体描述您将要做什么。
利益：为什么对客户重要？将每个特性与该特定客户的可衡量优势联系起来。
证据：客户如何知道它有效？以数字、案例研究或参考文献的形式提供证据。
大多数提案止步于特性。"我们将进行分析。"句号。没有利益（"为您节省每年€47,000"），没有证据（"正如我们为[类似公司]所实现的"）。
Lohfeld基于优势的制胜方法论更进一步。他们指出，提案中的每一个优势都应包含五个要素：具体的解决方案特性、与评估标准的联系、对如何超越要求的解释、量化的证据和对客户有价值的利益 (Lohfeld Consulting Group, 2022)。
Ta et al. (2022) 研究了哪些语言特征使文本具有说服力。他们的关键发现之一：有说服力的文本包含很少的自我引用。减少"我们"、增加"您"使您的项目计划更有力。
比较以下两个开头句：
"在第一阶段，我们将对您当前的流程进行全面分析，运用我们成熟的方法论。"
"您当前的提案流程每份提案需要14天。在本项目的第一阶段之后，这将缩减至5天，预计每季度节省€240,000。"
第一句话是关于您的。第二句话是关于客户的。第二句话更具体、更精确、更有说服力。科学也证实了这一点：具体的语言比抽象的描述更具说服力 (Ahmad & Laroche, 2015)。
项目计划中的一个常见错误是忽视风险。人们的想法是："如果我提到风险，会吓跑客户。"事实恰恰相反。
Mayer et al. (1995) 的信任模型认为，诚信是信任的三大支柱之一。通过指出风险并描述缓解策略，您展示了诚信。您表明您思考务实，不想让客户面对意外。
此外，指出风险会激活Cialdini (2001) 的承诺原则。当您指出一个风险，然后解释如何应对它时，读者会感觉您已经一起解决了那个风险。这创造了心理承诺。
9分的开头是："您的挑战：当前提案流程的周转时间为14天，导致预计每季度损失€240,000的收入。我们的方法将其缩减至5天。"每个阶段描述了具体的交付物、负责人、可衡量的目标以及与客户问题的联系。风险与缓解策略一并列出。
3分只描述了自己的流程："在第一阶段，我们进行分析。在第二阶段，我们设计解决方案。在第三阶段，我们实施。"没有提及客户，没有可衡量的目标，没有风险。
阅读您的项目计划，并提出以下问题：
好的项目计划和优秀的项目计划之间的区别不在于文字量。而在于结构、以客户为中心以及具体性。而这些恰恰是当您知道该寻找什么时就能改进的东西。
Ahmad, N., & Laroche, M. (2015). How do expressed emotions affect the helpfulness of a product review? International Journal of Electronic Commerce, 20(1), 76–111.
Cialdini, R. B. (2001). Influence: Science and practice (4th ed.). Allyn & Bacon.
Lohfeld Consulting Group. (2022). Strength-Based Winning: A methodology for government proposal evaluation. Lohfeld Consulting Group.
Mayer, R. C., Davis, J. H., & Schoorman, F. D. (1995). An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(3), 709–734.
Petty, R. E., & Cacioppo, J. T. (1986). Communication and persuasion: Central and peripheral routes to attitude change. Springer-Verlag. https://doi.org/10.1007/978-1-4612-4964-1
Shipley Associates. (2019). The Shipley proposal guide: Best practices for winning business (4th ed.). Shipley Associates.
Ta, V. P., Griffith, C., Boatfield, C., Wang, X., Civitello, M., Bader, H., & Loggarakis, A. (2022). The language of persuasion. Journal of Computational Social Science, 5(1), 371–397.