Angebotssoftware vergleichen Sie an sechs Kriterien statt an der Funktionsliste: KI, E-Signatur, Tracking, CRM-Anbindung, Preis und Umsatzsteuer.
Angebotssoftware ist ein Online-Werkzeug, mit dem Sie Angebote und Vorschläge in einer einzigen Umgebung erstellen, versenden, unterzeichnen lassen und nachverfolgen. Statt eine Word-Datei als PDF zu mailen, verschicken Sie einen Link zu einer Webseite, die der Kunde auf jedem Gerät lesen und digital annehmen kann. Das Tool protokolliert, was danach passiert: Wurde das Angebot geöffnet, welche Abschnitte wurden gelesen, wurde unterzeichnet. 2026 kommt bei fast jedem Anbieter eine KI-Schicht dazu, die beim Schreiben und Bewerten hilft. Das macht die Auswahl schwieriger, denn jede Website verspricht ungefähr dasselbe. Dieser Artikel gibt Ihnen sechs Kriterien, mit denen Sie durch das Marketing hindurchsehen und eine Entscheidung treffen, die zu Ihrer Art zu verkaufen passt.
Nutzen Sie diese Reihenfolge als Checkliste. 1. KI: Schreibt das Tool nur einzelne Sätze oder macht es aus einem Briefing einen kompletten Entwurf, und lassen sich Abschnitte einzeln neu formulieren? 2. E-Signatur: Welche Stufe innerhalb von eIDAS wird geliefert, und gibt es einen Audit-Trail mit Zeitstempel, IP-Adresse und Versiegelung? 3. Tracking: Sehen Sie nur "geöffnet" oder auch pro Abschnitt, wie lange der Kunde liest, und werden Sie in dem Moment benachrichtigt, in dem es passiert? 4. CRM-Anbindung: Werden Deals, Kontakte und Beträge in beide Richtungen synchronisiert oder nur exportiert? 5. Preis: Was kostet es pro Nutzer und Monat, gibt es einen kostenlosen Plan für den Einstieg, und was passiert in einem Monat, in dem Sie nichts versenden? 6. Umsatzsteuer: Kann das Tool 19 Prozent, 7 Prozent, 0 Prozent und Reverse-Charge nebeneinander in einem Angebot darstellen, mit einer korrekten Summenzeile? Wer diese sechs Punkte pro Tool ausfüllt, hat in einer Stunde einen Vergleich, der mehr sagt als zehn Demos.
Stellen Sie bei jeder KI-Funktion drei Fragen. Was geht hinein, was kommt heraus, und was kostet es. Ein guter KI-Assistent nimmt ein kurzes Briefing (Kunde, Problem, Angebot, Budget) und macht daraus einen Entwurf mit Einleitung, Vorgehen, Zeitplan und Preisaufbau. Danach wollen Sie pro Abschnitt nachsteuern können, ohne das ganze Dokument neu generieren zu lassen. Achten Sie auch auf das Preismodell der KI. Bei Proposal Expert kostet ein vollständiger KI-Entwurf 20 Credits und ein einzelner Abschnitt 5 Credits, der kostenlose Plan enthält 25 Credits pro Monat. Das ist transparent, und Sie können vorab ausrechnen, was Sie brauchen. Bei Tools, die KI als "unbegrenzt" bezeichnen, sollten Sie wissen, ob darunter eine Fair-Use-Grenze liegt. Prüfen Sie außerdem, wie das Tool mit Ihren Daten umgeht: Wird der Inhalt Ihrer Angebote zum Trainieren von Modellen verwendet, und gehen personenbezogene Daten Ihrer Kunden an das Modell? Mehr zur Funktionsweise lesen Sie auf der Seite zum KI-Angebotsgenerator.
Für gewerbliche Angebote in Deutschland reicht in der Praxis eine einfache elektronische Signatur (SES) mit Nachweis aus. Entscheidend ist, was rund um die Unterschrift festgehalten wird: Wer hat wann von welcher IP-Adresse unterzeichnet, welche Version des Dokuments lag vor, und wurde diese Version anschließend versiegelt, sodass sich Änderungen nachweisen lassen. Proposal Expert liefert eine SES innerhalb von eIDAS mit einem solchen Audit-Trail und einer kryptografischen Versiegelung pro Dokument. Es ist bewusst keine qualifizierte Signatur (QES), die brauchen Sie nur für bestimmte Urkunden und Behördenverfahren. Achten Sie beim Vergleich darauf, ob ein Tool die Stufe benennt. Begriffe wie "rechtsgültig" ohne Erläuterung sagen wenig, denn fast jede Unterschrift ist rechtsgültig. Die Frage ist, wie viel Nachweis Sie in der Hand haben, wenn es darauf ankommt.
Vier Anbieter begegnen Ihnen in fast jedem niederländischen Vergleich, und sie lohnen auch für deutsche Teams einen Blick. Offorte ist ein etablierter niederländischer Anbieter mit viel Wert auf Gestaltung und einem großen Vorlagenangebot, stark, wenn Sie vor allem visuell überzeugen wollen. Offri konzentriert sich auf den einfachen Angebot-und-Rechnung-Ablauf für kleine Unternehmen und ist dadurch schnell erlernt. CPQing ist ein Configure-Price-Quote-Tool für Unternehmen mit zusammengesetzten Produkten, Preisregeln und Rabattstrukturen und passt damit zu einer anderen Art von Verkauf als ein Beratungsangebot. Proposal Expert positioniert sich über die Kombination aus KI-Schreibhilfe, Echtzeit-Tracking mit Engagement-Score und bidirektionaler CRM-Synchronisation mit HubSpot, Salesforce und Monday, mit kostenlosem Plan und 16 Oberflächensprachen. Keines dieser vier Tools ist für alle richtig. Verkaufen Sie Produkte mit vielen Varianten, schauen Sie zuerst auf CPQ. Verschicken Sie vor allem kleine, wiederkehrende Angebote, ist ein schlankes Tool angenehm. Schreiben Sie mehrseitige Vorschläge, die beim Kunden von mehreren Personen gelesen werden, wiegen KI, Tracking und CRM schwerer.
Die Preisstrukturen unterscheiden sich stark, vergleichen Sie also auf Jahresbasis und pro versendetem Angebot. Rechnen Sie ein Beispiel durch. Versenden Sie 8 Angebote pro Monat und zahlen 24 Euro pro Monat, kostet jedes Angebot 3 Euro an Software. Bei 59 Euro pro Monat und 30 Angeboten sind es etwa 2 Euro pro Angebot. Proposal Expert bietet einen kostenlosen Plan (3 Angebote und 25 KI-Credits pro Monat), Starter für 24 Euro pro Monat und Professional für 59 Euro pro Nutzer und Monat. Für Offorte, Offri und CPQing finden Sie die aktuellen Tarife auf den jeweiligen Preisseiten. Sie ändern sich regelmäßig, und es hat wenig Sinn, hier einen veralteten Betrag zu nennen. Achten Sie bei jedem Tool auf drei Dinge: ob der Preis pro Nutzer oder pro Konto gilt, ob E-Signaturen enthalten sind oder separat abgerechnet werden, und ob Sie monatlich kündigen können. Ein Tool, das Sie in einem ruhigen Monat nichts kostet, senkt die Einstiegshürde erheblich.
Erstellen Sie ein Testangebot in zwei oder drei Tools mit einem echten Kundenfall, nicht mit dem Beispielmaterial des Anbieters. Schicken Sie es an eine Kollegin und an sich selbst auf das Smartphone. Prüfen Sie, wie der Preisaufbau mit Reverse-Charge und einer optionalen Position aussieht. Unterzeichnen Sie selbst und sehen Sie sich den Nachweis an, den Sie zurückbekommen. Verbinden Sie das Tool mit Ihrem CRM, auch wenn Sie das anfangs nicht zu brauchen glauben, denn das ist meist der Grund, später zu wechseln. Wenn Sie diese Schritte an einem Nachmittag durchlaufen, wissen Sie mehr als aus jeder Vergleichstabelle. Die vollständige Funktionsliste finden Sie auf der Funktionsseite von Proposal Expert.
Für Selbstständige oder ein kleines Team mit ein paar Angeboten pro Monat meistens ja. Der kostenlose Plan von Proposal Expert gibt Ihnen 3 Angebote pro Monat mit E-Signatur und Tracking. Sie merken von selbst, wenn Sie an die Grenze stoßen, und dann ist das Upgrade ein Klick, ohne dass Sie Ihre Angebote übertragen müssen.
Nein, und Sie sollten deswegen auch kein Tool ablehnen. Klug ist aber ein Tool mit Anbindung an das CRM, in das Sie möglicherweise hineinwachsen, etwa HubSpot oder Pipedrive. Sonst bauen Sie in einem Jahr Ihren gesamten Angebotsprozess neu auf.
Meist nicht eins zu eins. Mitnehmen können Sie den Inhalt: Standardtexte, Bedingungen und Preispositionen. Die meisten Tools bieten einen Vorlageneditor, in dem Sie diesen Inhalt in einer halben Stunde neu aufbauen. Bei Proposal Expert können Sie einen bestehenden Text auch als Briefing einfügen, woraus die KI einen ersten Entwurf erstellt.