Template kiezen, aanpassen, versturen. Zo simpel is het.
Een offerte maken is een schriftelijk aanbod opstellen waarin je beschrijft wat je voor een klant gaat doen, wat het kost en onder welke voorwaarden. Een goede offerte beantwoordt de vraag van de klant, maakt de prijs helder en eindigt met een concrete volgende stap. De vier stappen zijn: de vraag en context verzamelen, de offerte opbouwen, de prijs en opties bepalen, en versturen, opvolgen en ondertekenen. Hieronder is elke stap uitgewerkt met concrete checks. Onderaan staat een voorbeeld en een template waarmee je direct kunt starten.
Begin niet met schrijven maar met een korte intake. Bel of mail de klant en stel vijf vragen: wat is het probleem, wat wil de klant bereiken, wie neemt de beslissing, is er een budgetindicatie en wanneer moet het klaar zijn. Het doel van de klant is belangrijker dan je eigen aanbod. Een klant die een nieuwe website vraagt, wil meestal meer aanvragen of minder handwerk. Schrijf dat doel letterlijk op, want het wordt de eerste zin van je offerte. Dat is geen stijlkwestie. Bedrijven die uitblinken in personalisatie halen 40 procent meer omzet dan gemiddelde presteerders (Arora et al., 2021), en overtuigende tekst bevat weinig verwijzingen naar de schrijver zelf, dus meer u en minder wij (Ta et al., 2022). Vraag ook wie de offerte leest naast je contactpersoon. Een directeur leest anders dan een projectleider, dus je weet dan hoeveel detail je moet geven. Een budgetindicatie voorkomt dat je een aanbod van 15.000 euro stuurt naar iemand met 4.000 euro ruimte. Leg ten slotte vast wat je niet doet. Die afbakening voorkomt discussie achteraf en maakt je scope geloofwaardig. In Proposal Expert plak je deze aantekeningen in de AI-assistent Fred, die er een eerste concept van maakt.
Een offerte volgt de volgorde waarin de klant leest: eerst herkenning, dan vertrouwen, dan de prijs. Begin met de aanleiding in 50 tot 80 woorden, waarin je het probleem van de klant in zijn eigen woorden samenvat. Daarna het doel in 30 tot 50 woorden: wat is er anders als het project klaar is. De aanpak neemt 150 tot 250 woorden in beslag, opgedeeld in fases of onderdelen met per onderdeel wat je oplevert. Dan de planning in 50 tot 80 woorden of een korte tabel met mijlpalen en data. Pas daarna komt de investering, want een prijs zonder context voelt te hoog. Sluit af met voorwaarden in 60 tot 100 woorden en een volgende stap in twee zinnen: wat de klant moet doen en voor welke datum. Een offerte van 500 tot 800 woorden is voor de meeste diensten genoeg. Templates in Proposal Expert hebben deze opbouw al, en je brand kit zet logo, kleuren en lettertype automatisch goed.
Bied waar het kan drie opties aan: een basisversie, de aanbevolen versie en een uitgebreide versie. De klant vergelijkt dan jouw opties met elkaar in plaats van jouw prijs met die van een concurrent, en de middelste optie wordt in de praktijk vaak gekozen. Dat is het compromiseffect: mensen kiezen bij voorkeur de middelste van drie opties (Simonson, 1989), een patroon dat Simonson en Tversky (1992) bevestigden. Schrijf per optie uit wat inbegrepen is, in regels met een bedrag erachter, zodat er geen discussie ontstaat over meerwerk. Die transparantie weegt zwaar, want 83 procent van de B2B-klanten vindt transparantie belangrijker dan merkreputatie (McKinsey & Company, 2022). Vermeld bedragen exclusief btw en zet de btw-regel erbij: 21% voor de meeste diensten in Nederland, btw verlegd bij zakelijke klanten in een ander EU-land, en 0% bij export buiten de EU. Zet een geldigheidsdatum op de offerte, meestal 14 of 30 dagen, zodat de klant een reden heeft om te beslissen. Noem de betaaltermijn, 14 of 30 dagen na factuurdatum, en vraag bij projecten boven een paar duizend euro een aanbetaling van 30 tot 50% bij opdracht. De prijstabel in Proposal Expert rekent totalen, btw en optionele regels automatisch door.
Verstuur de offerte als link in plaats van als pdf-bijlage. Een link opent op elk scherm, blijft actueel na aanpassingen en laat zien wat er na verzending gebeurt. Proposal Expert registreert wanneer de klant opent, hoe lang hij per onderdeel leest en of de offerte wordt doorgestuurd, en vat dat samen in een engagement score. Plan je opvolging vooraf: een korte vraag na 3 dagen of er nog iets onduidelijk is, en na 7 dagen een concreet voorstel voor een belafspraak. Sla die opvolging niet over: minstens 40 procent van alle B2B-deals eindigt in geen beslissing (Corporate Visions, 2022), en een offerte zonder opvolging is daar de eerste kandidaat voor. Wie de prijspagina drie keer heeft bekeken, bel je met een andere vraag dan wie de offerte nog niet heeft geopend. Komt er bezwaar, vraag dan eerst wat er precies niet past en pas een van de opties aan in plaats van te zakken op de prijs. Bij akkoord tekent de klant digitaal in de browser. De handtekening valt binnen eIDAS als SES en krijgt een audittrail met tijdstip, IP-adres en documentversie. De status gaat automatisch naar je CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive of Monday.