Bijgewerkt op 29 september 2026 door de redactie van Proposal Expert
Template kiezen, aanpassen, versturen. Zo simpel is het.
Een offerte maak je in vier stappen: verzamel de vraag en de context van de klant, bouw de offerte op in de volgorde waarin de klant leest, bepaal de prijs en de opties, en verstuur hem met een geldigheidsdatum en een duidelijke volgende stap. Een offerte is een schriftelijk aanbod, dus zodra de klant ja zegt, heb je een overeenkomst. Hieronder staat elke stap uitgewerkt met concrete checks. Daarna lees je hoe je gratis online een offerte maakt, hoe het in Word of Excel gaat, en welke fouten een offerte kansloos maken. In België heet het ook een offerte opmaken of een prijsofferte maken, de stappen zijn hetzelfde.
Begin niet met schrijven maar met een korte intake. Bel of mail de klant en stel vijf vragen: wat is het probleem, wat wil de klant bereiken, wie neemt de beslissing, is er een budgetindicatie en wanneer moet het klaar zijn. Het doel van de klant is belangrijker dan je eigen aanbod. Een klant die een nieuwe website vraagt, wil meestal meer aanvragen of minder handwerk. Schrijf dat doel letterlijk op, want het wordt de eerste zin van je offerte. Dat is geen stijlkwestie. Bedrijven die uitblinken in personalisatie halen 40 procent meer omzet dan gemiddelde presteerders (Arora et al., 2021), en overtuigende tekst bevat weinig verwijzingen naar de schrijver zelf, dus meer u en minder wij (Ta et al., 2022). Vraag ook wie de offerte leest naast je contactpersoon. Een directeur leest anders dan een projectleider, dus je weet dan hoeveel detail je moet geven. Een budgetindicatie voorkomt dat je een aanbod van 15.000 euro stuurt naar iemand met 4.000 euro ruimte. Leg ten slotte vast wat je niet doet. Die afbakening voorkomt discussie achteraf en maakt je scope geloofwaardig. In Proposal Expert plak je deze aantekeningen in de AI-assistent Fred, die er een eerste concept van maakt.
Een offerte volgt de volgorde waarin de klant leest: eerst herkenning, dan vertrouwen, dan de prijs. Begin met de aanleiding in 50 tot 80 woorden, waarin je het probleem van de klant in zijn eigen woorden samenvat. Daarna het doel in 30 tot 50 woorden: wat is er anders als het project klaar is. De aanpak neemt 150 tot 250 woorden in beslag, opgedeeld in fases of onderdelen met per onderdeel wat je oplevert. Dan de planning in 50 tot 80 woorden of een korte tabel met mijlpalen en data. Pas daarna komt de investering, want een prijs zonder context voelt te hoog. Sluit af met voorwaarden in 60 tot 100 woorden en een volgende stap in twee zinnen: wat de klant moet doen en voor welke datum. Een offerte van 500 tot 800 woorden is voor de meeste diensten genoeg. Templates in Proposal Expert hebben deze opbouw al, en je brand kit zet logo, kleuren en lettertype automatisch goed.
Bied waar het kan drie opties aan: een basisversie, de aanbevolen versie en een uitgebreide versie. De klant vergelijkt dan jouw opties met elkaar in plaats van jouw prijs met die van een concurrent, en de middelste optie wordt in de praktijk vaak gekozen. Dat is het compromiseffect: mensen kiezen bij voorkeur de middelste van drie opties (Simonson, 1989), een patroon dat Simonson en Tversky (1992) bevestigden. Schrijf per optie uit wat inbegrepen is, in regels met een bedrag erachter, zodat er geen discussie ontstaat over meerwerk. Die transparantie weegt zwaar, want 83 procent van de B2B-klanten vindt transparantie belangrijker dan merkreputatie (McKinsey & Company, 2022). Vermeld bedragen exclusief btw en zet de btw-regel erbij: 21% voor de meeste diensten in Nederland, btw verlegd bij zakelijke klanten in een ander EU-land, en 0% bij export buiten de EU. Zet een geldigheidsdatum op de offerte, meestal 14 of 30 dagen, zodat de klant een reden heeft om te beslissen. Noem de betaaltermijn, 14 of 30 dagen na factuurdatum, en vraag bij projecten boven een paar duizend euro een aanbetaling van 30 tot 50% bij opdracht. De prijstabel in Proposal Expert rekent totalen, btw en optionele regels automatisch door.
Verstuur de offerte als link in plaats van als pdf-bijlage. Een link opent op elk scherm, blijft actueel na aanpassingen en laat zien wat er na verzending gebeurt. Proposal Expert registreert wanneer de klant opent, hoe lang hij per onderdeel leest en of de offerte wordt doorgestuurd, en vat dat samen in een engagement score. Plan je opvolging vooraf: een korte vraag na 3 dagen of er nog iets onduidelijk is, en na 7 dagen een concreet voorstel voor een belafspraak. Sla die opvolging niet over: minstens 40 procent van alle B2B-deals eindigt in geen beslissing (Corporate Visions, 2022), en een offerte zonder opvolging is daar de eerste kandidaat voor. Wie de prijspagina drie keer heeft bekeken, bel je met een andere vraag dan wie de offerte nog niet heeft geopend. Komt er bezwaar, vraag dan eerst wat er precies niet past en pas een van de opties aan in plaats van te zakken op de prijs. Bij akkoord tekent de klant digitaal in de browser. De handtekening valt binnen eIDAS als SES en krijgt een audittrail met tijdstip, IP-adres en documentversie. De status gaat automatisch naar je CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive of Monday.
Met een gratis account in Proposal Expert maak je drie offertes per maand online, zonder Word en zonder installatie. Je kiest een template of een ingevuld voorbeeld, past de tekst en de prijstabel aan, en verstuurt de offerte als link. Je ziet wanneer de klant hem opent en hoe lang hij elke sectie leest, en de klant tekent digitaal met een eIDAS-handtekening, drie keer per maand gratis. De prijstabel rekent btw en totaal zelf uit. De gratis versie zet een klein watermerk op de PDF. Maak je meer dan drie offertes per maand, of wil je je eigen huisstijl zonder watermerk, dan past een betaald abonnement beter.
Ja. De gratis offerte template is er als Word-bestand met zeven secties en invulvelden, en als Excel-bestand met een prijstabel waarin aantal maal prijs, btw en totaal vanzelf worden uitgerekend. Word werkt prima zolang je een paar offertes per maand verstuurt. Het wordt lastig als je wilt weten of de klant de offerte heeft gelezen, als meerdere versies rondgaan, of als de klant moet printen, tekenen en scannen. Dan scheelt het om dezelfde opzet online te gebruiken, met tracking en een digitale handtekening.
Met een template of een ingevuld voorbeeld heb je een complete offerte in ongeveer 20 minuten verzendklaar: tien minuten voor de aanleiding en de scope, vijf voor de prijstabel en vijf om na te lezen. Vanaf een leeg document duurt het al snel een uur of langer, vooral omdat je dan ook de opbouw en de voorwaarden moet bedenken. Voor een offerte die je vaker stuurt, bewaar je de standaardteksten als blok en pas je alleen de aanleiding en de prijs aan.
Ja. De AI in Proposal Expert schrijft een eerste versie van een sectie op basis van wat je over de klant en de opdracht invult, en geeft feedback op de helderheid van je tekst. Het gratis account heeft 25 AI-credits. Je blijft zelf de eindredacteur: AI is een startpunt, en een offerte overtuigt pas als de aanleiding de woorden en de situatie van de klant bevat.
Met het gratis account maak en verstuur je drie offertes per maand, met tracking en drie digitale handtekeningen per maand. De PDF krijgt een klein watermerk. Betaalde abonnementen geven meer offertes, je eigen huisstijl zonder watermerk, meer AI-credits en samenwerken in een team.