Van losse Word-documenten naar een gestructureerde offerte-flow
Offerte software is een programma waarmee je offertes opstelt, verstuurt, volgt en laat ondertekenen vanuit één omgeving in plaats van losse Word-bestanden en pdf's. Proposal Expert is offerte software voor Nederlandse ZZP'ers, bureaus, consultants en MKB-verkoopteams, met AI-concepten, templates, tracking, een elektronische handtekening binnen eIDAS en een koppeling met je CRM. Op deze pagina lees je wat offerte software precies doet, welke functies je echt nodig hebt, wat het kost en hoe je in een middag overstapt van Word naar een vaste offerte-flow. Onderaan staan antwoorden op vragen die vaak terugkomen.
Offerte software vervangt het losse Word-document door een vaste flow: opstellen, versturen, volgen en ondertekenen. Je begint met een template waarin de opbouw al staat, van aanleiding en aanpak tot prijstabel en voorwaarden. Die opmaak is geen bijzaak. Lezers vormen binnen ongeveer 50 milliseconden een eerste indruk van een document (Lindgaard et al., 2006), en in een studie met ruim 2.500 deelnemers ging 46,1 procent van de opmerkingen over geloofwaardigheid over de vormgeving en niet over de inhoud (Fogg et al., 2003). De prijstabel rekent totalen en btw automatisch door, zodat je geen fouten maakt in een handmatig ingevulde tabel. Daarna verstuur je de offerte als een beveiligde link in plaats van een bijlage. De klant leest de offerte in de browser, op laptop of telefoon, en kan direct online akkoord geven. Ondertussen zie jij wanneer de offerte is geopend, hoe lang de klant per sectie leest en of de offerte opnieuw is geopend. Elke actie komt terug in een tijdlijn per offerte. Na akkoord ontvangen beide partijen een ondertekend exemplaar met audittrail. Als je een CRM gebruikt, wordt de deal automatisch bijgewerkt. Je bespaart dus vooral tijd op opmaak en opvolging, en je weet precies waar elke offerte staat.
Zes functies maken het verschil tussen een tekstverwerker en offerte software. Ten eerste een AI-concept: in Proposal Expert plak je je aantekeningen van het klantgesprek in de assistent Fred, die er een eerste versie van maakt die je daarna aanscherpt. Dat loont, want bedrijven die uitblinken in personalisatie halen 40 procent meer omzet dan gemiddelde presteerders (Arora et al., 2021), en een concept uit je eigen gespreksnotities is daar de kortste weg naartoe. Ten tweede templates en een brand kit, zodat logo, kleuren en lettertype in elke offerte kloppen zonder dat je ze elke keer instelt. Ten derde tracking met een engagement score van 0 tot 100 per offerte, gebaseerd op openen, leestijd en interactie, zodat je weet wie je moet nabellen. Die opvolging is geen luxe: minstens 40 procent van alle B2B-deals eindigt in geen beslissing (Corporate Visions, 2022). En omdat bij een B2B-inkoop doorgaans 6 tot 10 mensen betrokken zijn (Gartner, 2023), zie je ook of de offerte is doorgestuurd naar iemand die niet bij het gesprek was. Ten vierde een elektronische handtekening. Proposal Expert levert een Simple Electronic Signature (SES) binnen het eIDAS-kader met een audittrail als bewijs. Ten vijfde een CRM-koppeling: HubSpot, Salesforce en Monday zijn live, Pipedrive is in activatie. Ten zesde btw-regels per regel: 21%, btw verlegd of 0%, zodat je prijstabel klopt voor Nederlandse en buitenlandse klanten. Ontbreekt een van deze functies, dan blijf je alsnog handmatig werken.
Je kunt gratis starten, zonder creditcard. Het gratis plan van Proposal Expert geeft je 3 offertes per maand, 25 AI-credits en 3 e-handtekeningen per maand. Dat is genoeg om de tool te proberen en losse offertes te versturen. Verstuur je meer, dan kies je Starter voor 24 euro per maand of Professional voor 59 euro per gebruiker per maand. Starter is bedoeld voor ZZP'ers en freelancers: 15 offertes per maand, 100 AI-credits en onbeperkt e-handtekeningen. Professional is voor teams en bureaus: onbeperkt offertes, 250 AI-credits per gebruiker, CRM-koppeling, geavanceerde analytics en samenwerking in een team. Je zit nergens aan vast, want abonnementen lopen per maand en je zegt op wanneer je wilt. Vergelijk de prijs met wat een offerte je nu kost. Reken de uren die je kwijt bent aan opmaak in Word, het nabellen zonder te weten of de offerte is gelezen, en het printen en scannen voor een handtekening. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina.
De overstap kost een middag als je hem in vijf stappen doet. Exporteer eerst een recente offerte uit Word en kopieer de teksten die je steeds hergebruikt: je introductie, je aanpak per dienst en je voorwaarden. Bouw daarmee één template in Proposal Expert met de vaste opbouw: aanleiding, doel, aanpak, planning, investering, voorwaarden en volgende stap. Stel daarna je brand kit in met logo, kleuren en lettertype, zodat elke offerte vanaf nu in je huisstijl staat. Maak vervolgens je eerste echte offerte vanuit de template, bij voorkeur voor een klant die je die week toch een voorstel stuurt. Plak je aantekeningen in Fred voor een eerste concept, pas de prijstabel aan en verstuur de offerte als link. Koppel tot slot je CRM, zodat deals en contactgegevens automatisch synchroniseren. Bewaar je oude Word-offertes als archief, maar maak geen nieuwe meer in Word. Na twee of drie offertes merk je dat de template veel werk al doet.