Freelancer brauchen keine Freigabeprozesse oder SSO, aber saubere Gestaltung, E-Signatur, korrekte Umsatzsteuer und einen Weg zum Nachfassen.
Angebotssoftware für Freelancer und Selbstständige ist ein Tool, mit dem Sie in kurzer Zeit ein professionelles Angebot erstellen, digital unterzeichnen lassen und nachfassen, ohne für Funktionen zu zahlen, die für Vertriebsteams gedacht sind. Der Unterschied zu Software für Unternehmen liegt nicht in der Qualität des Angebots, sondern in dem, was darum herum sitzt. Ein Team braucht Freigabeschritte, Rollen und Berichte. Sie brauchen, dass das Angebot gut aussieht, dass die Umsatzsteuer stimmt, dass der Kunde mit einem Klick unterzeichnen kann und dass Sie wissen, wann Sie anrufen sollten. Dieser Artikel zeigt, was Sie brauchen und was nicht, wie Sie mit Reverse-Charge und der Kleinunternehmerregelung umgehen und was Sie mit einem kostenlosen Plan erreichen.
Fünf Dinge, nach Wichtigkeit geordnet. 1. Eine saubere Gestaltung mit eigenem Logo und eigenen Farben, denn ein Angebot ist oft das erste Dokument, das der Kunde von Ihnen sieht. 2. Eine E-Signatur, damit der Kunde nicht drucken muss und Sie einen Nachweis haben, wer wann zugestimmt hat. Proposal Expert liefert eine einfache elektronische Signatur innerhalb von eIDAS mit Audit-Trail, für gewerbliche Aufträge ausreichend. 3. Eine Preistabelle, die selbst rechnet und den richtigen Steuersatz anwendet, einschließlich Reverse-Charge. 4. Einblick, ob das Angebot geöffnet wurde, damit Ihr Nachfassen nicht nach Gefühl läuft. 5. Ein Archiv, in dem Sie alte Angebote wiederfinden und für den nächsten Kunden duplizieren können. Alles darüber hinaus ist angenehm, aber nicht notwendig. Testen Sie bei der Auswahl eines Tools nur diese fünf Punkte, dann sind Sie in einer halben Stunde fertig.
Lassen Sie sich nicht von Funktionen verführen, die auf einer Vergleichsseite eindrucksvoll klingen, die Sie als Einzelunternehmer aber nie anfassen. Freigabeprozesse, bei denen ein Manager ein Angebot freigibt: Sie sind der Manager. Single Sign-on und Benutzerrollen: Es gibt einen Benutzer. White-Label und eine eigene Domain für die Angebotsseite: Ihr Kunde kennt Ihren Namen bereits. Umfangreiche Analysen zur Conversion eines Vertriebsteams: Bei fünf Angeboten pro Monat erkennen Sie die Muster auch selbst. Das Risiko dieser Funktionen ist nicht, dass sie stören, sondern dass Sie dafür zahlen. Wählen Sie einen Plan mit den fünf Grundfunktionen und schauen Sie erst weiter, wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten. Auf der Preisseite von Proposal Expert sehen Sie pro Plan, was enthalten ist, der Starter-Plan für 24 Euro pro Monat ist genau auf diese Situation ausgerichtet.
Zwei Umsatzsteuer-Situationen kommen bei Freelancern häufig vor und müssen korrekt auf dem Angebot stehen. Reverse-Charge: Liefern Sie an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land oder arbeiten Sie als Subunternehmer im Bau, berechnen Sie keine Umsatzsteuer und vermerken "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" mit der USt-IdNr. des Kunden auf dem Angebot. Ihre Preistabelle muss dann eine Position ohne Steuer neben Positionen mit 19 Prozent oder 7 Prozent darstellen können. Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG: Blieb Ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro und haben Sie sich für die Regelung entschieden, berechnen Sie gar keine Umsatzsteuer und vermerken das auf Angebot und Rechnung. Wählen Sie ein Tool, in dem Sie pro Position oder pro Angebot den Steuersatz einstellen können, einschließlich 0 Prozent und Reverse-Charge, und das die Summen dann korrekt addiert. Prüfen Sie beim ersten Angebot die Summenzeile von Hand, und klären Sie Zweifel zu Ihrer eigenen Situation mit Ihrem Steuerberater, denn das Tool rechnet, was Sie einstellen.
Nachfassen ist für viele Freelancer ein schwieriger Teil. Sie wollen nicht drängeln, aber Stille bedeutet selten Nein. Ein praktikabler Ansatz in drei Schritten. Tag 0: Versenden Sie das Angebot mit einer kurzen Mail und einem Vorschlag für einen Telefontermin. Tag 2 bis 3: Wurde das Angebot geöffnet, stellen Sie eine kurze Frage zu dem Abschnitt, den der Kunde am längsten angesehen hat, etwa dem Zeitplan. Wurde es noch nicht geöffnet, senden Sie eine freundliche Erinnerung mit dem Link. Tag 7: Rufen Sie an. Ein Tool, das Sie in dem Moment benachrichtigt, in dem der Kunde das Angebot öffnet, macht Schritt zwei konkret: Sie reagieren auf Verhalten statt auf einen Kalender. Proposal Expert tut das in Echtzeit und vergibt pro Angebot einen Engagement-Score, damit Sie bei mehreren offenen Angeboten sehen, welches Aufmerksamkeit verdient. Beispieltexte finden Sie im Artikel über Nachfass-Mails in diesem Blog.
Der kostenlose Plan von Proposal Expert ist für gelegentliche Nutzung gedacht und enthält 3 Angebote pro Monat, 25 KI-Credits, 3 E-Signaturen pro Monat, 5 Vorlagen und 1 Brand-Kit. Damit können Sie einen kompletten KI-Entwurf schreiben lassen (20 Credits), unterzeichnen lassen und das Öffnen verfolgen. Versenden Sie mehr, ist Starter für 24 Euro pro Monat (oder 19 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung) der logische Schritt: 15 Angebote pro Monat, 100 KI-Credits, unbegrenzte E-Signaturen und 15 Vorlagen. Professional für 59 Euro pro Nutzer und Monat ist für alle gedacht, die zusammenarbeiten oder erweiterte Analysen wollen, für Freelancer selten nötig. Eine Beispielrechnung: Bei 6 Angeboten pro Monat auf Starter zahlen Sie 4 Euro pro Angebot. Schließen Sie davon eines zusätzlich ab, weil der Kunde online unterzeichnen konnte statt nach einer Woche Drucken, hat sich die Software bezahlt.
Gehen Sie diese sieben Punkte mit einem echten Angebot im Tool durch. Sitzen Logo und Erscheinungsbild richtig, auch auf dem Smartphone? Können Sie pro Position den Steuersatz wählen, einschließlich Reverse-Charge und 0 Prozent? Erhalten Sie nach der Unterzeichnung einen Nachweis mit Zeitpunkt und Unterzeichner? Sehen Sie, wann der Kunde das Angebot öffnet? Können Sie ein altes Angebot mit neuen Kundendaten duplizieren? Können Sie monatlich kündigen? Können Sie kostenlos beginnen und später upgraden, ohne Ihre Angebote zu verlieren? Siebenmal Ja, dann liegen Sie richtig. Beginnen Sie mit einer kostenlosen Angebotsvorlage, wenn Sie zuerst Ihre Texte in Ordnung bringen wollen, und lesen Sie den Artikel über gewinnende Angebote, wenn Sie heute ein Angebot versenden müssen.
Für gewöhnliche gewerbliche Aufträge zwischen Unternehmern ja. Eine einfache elektronische Signatur mit Audit-Trail hält fest, wer wann welcher Version zugestimmt hat. Nur für bestimmte Urkunden und manche Behördenverfahren ist eine qualifizierte Signatur nötig, und das sind selten Freelancer-Angebote.
Proposal Expert ist auf Angebote und Vorschläge ausgerichtet, nicht auf Rechnungsstellung. Das unterzeichnete Angebot mit Beträgen können Sie als PDF exportieren und als Grundlage für Ihre Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware nutzen. Anbindungen an Exact Online und Teamleader stehen auf der Roadmap.
Im kostenlosen Plan können Sie in diesem Monat kein viertes Angebot versenden, Ihre bestehenden Angebote bleiben verfügbar. Sie können in dem Moment auf Starter upgraden und direkt weitermachen. Ein Downgrade auf kostenlos ist später jederzeit wieder möglich.