Ein Kunde nimmt Ihr Angebot mit elektronischer Signatur an. Gilt das? Die drei eIDAS-Stufen, der Audit-Trail und wann eine qualifizierte Signatur nötig ist.
Ein elektronisch unterzeichnetes Angebot ist ein Angebot, das der Kunde durch Unterzeichnung online angenommen hat, und nach EU-Recht ist diese Annahme rechtsgültig. Die Regel ist die Verordnung (EU) 910/2014, bekannt als eIDAS, und die maßgebliche Vorschrift ist Artikel 25. Artikel 25 Absatz 1 besagt, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erfüllt. Das ist der Grundsatz der Nichtdiskriminierung. Artikel 25 Absatz 2 ergänzt, dass eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat. Zusammen bedeuten sie, dass ein getippter Name, eine gezeichnete Unterschrift oder ein Klick auf "Annehmen" in einem Angebot alle gültig sein können, und dass die Frage in einem Streitfall nicht lautet "war es elektronisch", sondern "können Sie beweisen, wer was wann unterzeichnet hat". Dieser Artikel ist eine allgemeine Information für Vertriebsteams und keine Rechtsberatung.
eIDAS definiert drei Stufen, und die Unterschiede betreffen den Beweiswert, nicht die Gültigkeit. 1. Einfache elektronische Signatur (SES): Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Ein getippter Name, eine gezeichnete Unterschrift oder ein Klick auf "Ich akzeptiere" in Verbindung mit einer E-Mail-Verifizierung. Gültig, und ihr Gewicht als Beweismittel hängt vom Audit-Trail um sie herum ab. 2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung, wird mit Daten erstellt, die der Unterzeichner allein kontrolliert, und ist so mit den unterzeichneten Daten verbunden, dass jede nachträgliche Änderung erkennbar ist. In der Praxis erfordert das ein Zertifikat, das auf den einzelnen Unterzeichner ausgestellt ist. 3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): eine AES, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters auf der EU-Vertrauensliste beruht. Rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, und meist mit einer Identitätsprüfung per Ausweisdokument verbunden. Viele kommerzielle E-Signatur-Produkte, Proposal Expert eingeschlossen, liefern eine SES mit starkem Beweismaterial. Anbieter, die einen Klick-und-E-Mail-Ablauf als "fortgeschritten" bezeichnen, überdehnen die Definition. Fragen Sie, welche Stufe ein Produkt tatsächlich bietet.
Für ein kommerzielles Angebot zwischen zwei Unternehmen ist eine SES mit vollständigem Audit-Trail der Arbeitsstandard, weil für den Vertrag in der Regel gar kein Formerfordernis besteht. Viele B2B-Vereinbarungen in EU-Mitgliedstaaten können mündlich oder per E-Mail geschlossen werden, die Signaturfrage ist also eine Frage des Beweises und nicht der Form. Wo ein nationales Recht eine bestimmte Form verlangt, etwa Schriftform mit handschriftlicher Unterschrift für bestimmte Immobiliengeschäfte, Verbraucherkreditverträge oder Dokumente, die notariell beurkundet werden müssen, reicht eine SES nicht aus, und Sie brauchen eine QES oder eine Unterschrift auf Papier. Der praktische Test lautet: Wäre diese Vereinbarung durch einen E-Mail-Austausch gültig zustande gekommen? Wenn ja, bringt Sie eine SES mit Audit-Trail in eine stärkere Position als diese E-Mail, nicht in eine schwächere.
Nach Artikel 25 Absatz 1 ist die Signatur zulässig, und der Audit-Trail ist das, was sie überzeugend macht. Ein vollständiger Trail für eine Angebotssignatur enthält mindestens Folgendes. 1. Den Namen des Unterzeichners wie eingegeben und die E-Mail-Adresse, an die der Signaturlink gesendet wurde. 2. Den Nachweis der Kontrolle über diese E-Mail-Adresse, etwa einen Einmalcode (OTP), der per E-Mail gesendet und vor der Unterzeichnung eingegeben wird. 3. Die IP-Adresse und den User-Agent des unterzeichnenden Geräts. 4. Einen Zeitstempel für jedes Ereignis: gesendet, geöffnet, Code verifiziert, unterzeichnet. 5. Einen kryptografischen Hash des Dokuments im Zustand zum Zeitpunkt der Unterzeichnung, damit jede spätere Änderung erkennbar ist. 6. Ein versiegeltes PDF, das das unterzeichnete Dokument, den Audit-Trail und einen vertrauenswürdigen Zeitstempel nach RFC 3161 bündelt, angebracht von einer unabhängigen Zeitstempelstelle, sodass der Zeitpunkt der Versiegelung überprüfbar ist, ohne dem Anbieter vertrauen zu müssen. Proposal Expert erfasst alle sechs. Das unterzeichnete Angebot, der Audit-Trail und der RFC-3161-Zeitstempel werden als ein versiegeltes PDF geliefert, das beide Parteien aufbewahren können. Kann Ihnen ein Anbieter vor der Anmeldung keinen Beispiel-Audit-Trail zeigen, ist das der Moment, nach dem Grund zu fragen.
Verwenden Sie eine QES, wenn das Gesetz oder die Gegenpartei sie verlangt, nicht standardmäßig. Typische Fälle: Vereinbarungen, die nach nationalem Recht Schriftform erfordern, Verträge der öffentlichen Beschaffung in manchen Mitgliedstaaten, bestimmte Finanz- und Versicherungsdokumente sowie Situationen, in denen die Identität des Unterzeichners voraussichtlich bestritten wird und der Betrag die Kosten rechtfertigt. Eine QES kostet Geld und Zeit. Der Unterzeichner muss seine Identität bei einem Anbieter verifizieren, oft per Videoanruf oder über ein nationales eID-System, und jede Signatur hat einen Preis pro Transaktion. Für ein Angebot über 15.000 € an einen Kunden, den Sie persönlich getroffen haben, ist das unverhältnismäßig. Für einen Rahmenvertrag über 2 Millionen € mit einer Partei, die Sie nie getroffen haben, kann es genau richtig sein. Proposal Expert bietet keine qualifizierten Signaturen an. Wenn Sie eine brauchen, unterzeichnen Sie den endgültigen Vertrag bei einem QES-Anbieter und nutzen Sie die Angebotssignatur für die kommerzielle Annahme, die ihm vorausgeht.
Nach dem Brexit hat Großbritannien eIDAS als "UK eIDAS" im nationalen Recht behalten, mit denselben drei Stufen und demselben Grundsatz der Nichtdiskriminierung, neben Section 7 des Electronic Communications Act 2000. Eine SES mit Audit-Trail wird für kommerzielle Angebote in Großbritannien also gleich behandelt. In den Vereinigten Staaten geben der bundesweite ESIGN Act von 2000 und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA), von 49 Bundesstaaten übernommen, elektronischen Signaturen für Handelsgeschäfte im Allgemeinen dieselbe Rechtswirkung wie handschriftlichen, mit der Anforderung einer Unterzeichnungsabsicht und der Zustimmung zu elektronischen Geschäften, und ohne ein Stufensystem wie eIDAS. Grenzüberschreitende Geschäfte zwischen einem EU-Verkäufer und einem britischen oder amerikanischen Käufer sind mit einer SES daher in der Regel unproblematisch, sofern der Audit-Trail Absicht und Identität zeigt.
Klar gesagt: eine einfache elektronische Signatur innerhalb von eIDAS, mit dem oben beschriebenen vollständigen Audit-Trail und einem versiegelten PDF mit RFC-3161-Zeitstempel. Es ist keine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur, und das Produkt beschreibt sie auch so. Jede Signaturanfrage kommt zudem mit Echtzeit-Tracking und einem Engagement-Score von 0 bis 100, sodass Sie wissen, dass das Angebot vor der Unterzeichnung gelesen wurde. Der Signaturablauf funktioniert in allen 16 Sprachen. Die Pläne beginnen mit einem kostenlosen Plan mit 3 Angeboten pro Monat und 25 KI-Credits, dann Starter für 24 € pro Monat und Professional für 59 € pro Monat. Für ein B2B-Angebot, das sonst per E-Mail angenommen worden wäre, liefert diese Kombination mehr Beweismaterial, als die E-Mail es getan hätte.
Ja. Ein getippter Name ist eine einfache elektronische Signatur, und ihr darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Ob sie in einem Streitfall überzeugt, hängt vom umgebenden Beweismaterial ab, und deshalb zählt der Audit-Trail.
Ein Kunde kann jede Signatur anfechten, elektronisch oder auf Papier. Bei einer SES muss die Partei, die sich auf die Signatur beruft, zeigen, wer unterzeichnet hat, und ein Trail mit E-Mail-Verifizierung, IP-Adresse, Zeitstempeln und Dokument-Hash erfüllt diese Beweislast.
Das sollte es, wenn das PDF mit einem unabhängigen RFC-3161-Zeitstempel versiegelt ist und den Audit-Trail enthält. Laden Sie das versiegelte PDF für jedes unterzeichnete Angebot herunter und archivieren Sie es, damit die Gültigkeit nicht davon abhängt, dass der Anbieter seine Server online hält.