Eine Word-Vorlage ist kostenlos und vertraut, Angebotssoftware kostet Geld. Wann reicht Word, wann rechnet sich Software, sieben Punkte im Vergleich.
Eine Angebotsvorlage ist ein vorformatiertes Dokument mit festen Bestandteilen (Ihre Daten, Kundendaten, Leistungsbeschreibung, Preistabelle, Bedingungen, Unterschrift), in dem Sie pro Kunde nur die variablen Teile ausfüllen. In Word ist das eine .docx-Datei, die Sie kopieren und anpassen. In Angebotssoftware ist es eine Online-Vorlage, die Felder automatisch füllt, die Preise durchrechnet und das Ergebnis als Webseite und PDF ausgibt. Beide Formen sind eine Vorlage, der Unterschied liegt in dem, was rund um das Dokument passiert: versenden, unterzeichnen, nachfassen und protokollieren. Dieser Artikel stellt beide fair nebeneinander, denn Word ist für viele Unternehmer eine gute Wahl, und Software ist das nicht immer.
Word genügt in vier Situationen. Sie versenden höchstens ein oder zwei Angebote pro Monat, die investierte Zeit ist also gering. Ihre Angebote sind kurz, eine Seite mit Preis und Erläuterung, und der Kunde sagt meist mündlich zu. Ihre Kunden wollen ein PDF per Mail und nichts anderes, etwa weil ihr Einkauf so arbeitet. Und Sie müssen nicht wissen, ob das Angebot gelesen wurde, weil Sie ohnehin anrufen. In diesen Fällen kostet Software Sie Geld und Eingewöhnung, ohne dass etwas dagegensteht. Laden Sie dann eine kostenlose Angebotsvorlage herunter, tragen Sie Ihre Daten ein und speichern Sie sie als eigene Vorlage. Achten Sie auf zwei Dinge: Setzen Sie Ihre USt-IdNr. und Ihre Handelsregisternummer darauf und reservieren Sie einen festen Platz für die Gültigkeitsdauer, denn die wird in Word oft vergessen.
Die Grenzen von Word zeigen sich in dem Moment, in dem Angebote Teil eines Prozesses werden. Versionierung: Nach drei Änderungsrunden haben Sie Angebot_v3_def_FINAL.docx, und niemand weiß mehr, welche Version der Kunde hat. Rechnen: Eine Preistabelle in Word rechnet nicht selbst, ein geänderter Stundensatz bedeutet also alle Zeilen von Hand anpassen und das Risiko einer falschen Summe. Unterzeichnen: Der Kunde druckt, unterschreibt, scannt und mailt zurück oder schickt eine Mail mit "einverstanden", die Sie später wiederfinden müssen. Nachfassen: Sie wissen nicht, ob das PDF geöffnet wurde, also rufen Sie zu früh oder zu spät an. Einheitlichkeit: Jeder Kollege hat eine eigene Version der Vorlage mit eigenen Farben und Bedingungen. Keiner dieser Punkte ist bei zwei Angeboten pro Monat fatal. Bei zehn pro Monat kosten sie zusammen Stunden.
Der Vergleich Punkt für Punkt, jeweils Word zuerst und Software danach. Kosten: Word ist kostenlos, wenn Sie Office bereits haben, Software beginnt bei einem kostenlosen Plan mit Limits und reicht bis zu einigen Dutzend Euro pro Monat. Gestaltung: Word gibt Ihnen volle Kontrolle, aber auch volle Verantwortung, Software gibt ein festes Erscheinungsbild vor, das alle anwenden. Rechnen: Word rechnet nicht, Software rechnet Positionen, Steuersätze und optionale Posten automatisch durch. Unterzeichnen: Word erfordert Drucken oder ein separates Tool, Software liefert eine E-Signatur mit Audit-Trail im selben Dokument. Nachfassen: Word gibt keinen Einblick, Software zeigt, ob und wie lange der Kunde gelesen hat. Versionierung: Word arbeitet mit Dateinamen, Software führt Versionen mit Datum und Änderungen. Wiederverwendung: Word verlangt Kopieren und Bereinigen, Software lässt Sie mit neuen Kundendaten duplizieren. In zwei Punkten gewinnt Word: Es ist kostenlos, und Sie kennen es schon. In den anderen fünf gewinnt Software, und diese fünf wiegen schwerer, je mehr Sie versenden.
Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen durch, dies ist ein Beispiel. Angenommen, ein Angebot in Word kostet Sie 45 Minuten: Daten eintragen, Preistabelle aktualisieren, PDF erstellen, mailen, später nachtelefonieren. Angenommen, dasselbe Angebot kostet in Software 20 Minuten, weil Kundendaten und Preispositionen bereitstehen und das Nachfassen automatisch läuft. Das spart 25 Minuten pro Angebot. Bei 4 Angeboten pro Monat sind das 100 Minuten, bei 10 Angeboten gut 4 Stunden. Bewerten Sie Ihre Zeit mit 60 Euro pro Stunde, entsprechen 4 Angebote pro Monat bereits 100 Euro an Zeit und 10 Angebote 250 Euro. Stellen Sie dem die 24 Euro eines Starter-Plans gegenüber, liegt der Wendepunkt bei etwa 2 Angeboten pro Monat. Das ist eine Rechnung mit Annahmen, tragen Sie also Ihren eigenen Stundensatz und Ihre Zeiten ein. Rechnen Sie dazu, was eine schnellere Unterschrift wert ist: Ein Angebot, das online in einer Minute unterzeichnet wird statt nach einer Woche Drucken und Scannen, ist ein Auftrag, der früher startet.
Ein Umstieg muss kein Projekt sein. Nehmen Sie ein Word-Angebot, mit dem Sie zufrieden sind, und bauen Sie es in einer halben Stunde als Online-Vorlage nach. Kopieren Sie die festen Texte wörtlich, tragen Sie Ihre Preispositionen in die Preistabelle ein und hängen Sie Ihre AGB als Anlage an. Senden Sie das erste Online-Angebot an einen Kunden, den Sie gut kennen, und fragen Sie nach seiner Meinung. Halten Sie Ihre Word-Vorlage noch einen Monat für Kunden bereit, die unbedingt ein PDF wollen, die meisten Tools erzeugen dieses PDF übrigens ebenfalls. Nach einem Monat wissen Sie, ob es zu Ihnen passt. Der kostenlose Plan von Proposal Expert bietet 3 Angebote pro Monat, genug, um das ohne Kosten auszuprobieren. Auf der Funktionsseite sehen Sie, was genau enthalten ist.
Eine .docx-Datei als funktionierende Vorlage zu importieren ist bei den meisten Tools nicht möglich, weil sich die Word-Formatierung nicht auf eine Webseite übertragen lässt. Schnell geht dagegen die Übernahme des Inhalts: Texte einfügen, Preispositionen eingeben, Logo hochladen. Rechnen Sie mit einer halben Stunde für eine durchschnittliche Vorlage.
Ja. Ein Angebot ist eine Willenserklärung und darf in jeder Form erfolgen. Die Frage ist, was bei der Annahme passiert. Eine Mail mit "einverstanden" ist gültig, aber schwer nachzuweisen, wenn die Mail verloren geht. Eine E-Signatur mit Audit-Trail hält Zeitpunkt, Unterzeichner und Dokumentversion fest.
Ja. Proposal Expert und die meisten anderen Tools erzeugen neben der Online-Version ein PDF, das Sie herunterladen oder mitsenden können. Kunden, die nur ein PDF akzeptieren, etwa für ein Einkaufssystem, erhalten also dasselbe Dokument in einem vertrauten Format.