Una integración CRM significa más que un botón de exportar. Qué se sincroniza, cómo funciona la devolución del estado y el importe, y cómo creas una propuesta desde una operación en HubSpot, Salesforce, Pipedrive o Monday en dos clics.
Una integración CRM es una conexión entre tu software de propuestas y tu CRM en la que los datos se intercambian de forma automática y en ambas direcciones. Los contactos, las empresas y las operaciones del CRM aparecen en la herramienta de propuestas, y el estado y el importe de una propuesta se devuelven a la operación. La diferencia con un botón de exportar o una copia manual es que nadie tiene que volver a teclear nada y que los dos sistemas muestran la misma verdad. Suena a poca cosa, pero quien haya presentado alguna vez un resumen de pipeline con la mitad de los importes desactualizados sabe lo que vale. En este artículo puedes leer qué se sincroniza exactamente, cómo funciona la devolución y qué sistemas CRM puedes conectar hoy a Proposal Expert.
Una buena integración trabaja sobre tres objetos. Contactos: nombre, dirección de correo, cargo y teléfono de las personas a las que envías la propuesta. Empresas: nombre de empresa, dirección y número de IVA, para que no los rellenes otra vez en cada propuesta. Operaciones: el nombre de la oportunidad, la fase de tu pipeline, el importe previsto y el responsable. En Proposal Expert la sincronización corre a través de un worker que recoge y devuelve cambios a intervalos fijos, con almacenamiento cifrado de los tokens de acceso. Eliges por conexión qué dirección manda. Normalmente es el CRM para los datos de contacto y la herramienta de propuestas para los importes, porque es ahí donde se construye el precio de verdad. La herramienta muestra en el resumen de integraciones cuándo se ejecutó la última sincronización y qué cambió, así que puedes mirar atrás si alguna vez tienes dudas.
La devolución es la escritura de información desde la propuesta hacia la operación. Dos campos son centrales. El estado: borrador, enviada, vista, firmada o rechazada. Y el importe: el total de la propuesta, incluidas las líneas opcionales que el cliente haya marcado. En Proposal Expert la devolución se puede activar por espacio de trabajo y viene desactivada, para que primero compruebes que el mapeo de campos es correcto antes de dejar que se sobrescriba tu pipeline. Una vez activada, esto es lo que pasa. Envías la propuesta y la operación pasa a la fase que has vinculado a "enviada". Si el cliente firma, el importe firmado se escribe en el importe de la operación y la operación pasa a la fase de "ganada". Así un comercial no tiene que cerrar nunca más una operación a mano, y la previsión de ingresos del CRM coincide con lo que se firmó de verdad.
El camino corto empieza en la herramienta de propuestas, no en el CRM. Paso 1: en una propuesta nueva, elige la opción de seleccionar una operación. Ves las operaciones abiertas de tu CRM, con nombre, empresa e importe. Paso 2: eliges la operación y la herramienta te rellena el nombre del cliente, la persona de contacto, los datos de la empresa y el importe previsto. Después escribes, o dejas que la IA produzca un primer borrador a partir de las notas de la operación. Una propuesta manual en la que vuelves a teclear datos de dos pantallas cuesta alrededor de un cuarto de hora de preparación, tomado aquí como ejemplo. Con una operación vinculada eso es un minuto. La ganancia no está solo en el tiempo, sino también en los errores: un nombre de empresa mal escrito o una dirección de correo desactualizada ya no pasan, porque el CRM es la fuente. El artículo sobre qué se sincroniza de verdad repasa los criterios con los que comparar proveedores si quieres ver el proceso de principio a fin.
El estado por CRM en el momento de escribir esto, septiembre de 2026. HubSpot: en vivo, conectado mediante la app del marketplace de HubSpot, con sincronización de contactos, empresas y operaciones más devolución. Salesforce: en vivo, conectado mediante una External Client App con PKCE, con sincronización de oportunidades y devolución. Monday: en vivo, con sincronización de elementos de tu tablero de ventas, sin refresh tokens, así que de vez en cuando vuelves a conectar. Pipedrive: el adaptador está construido y probado, la activación en el marketplace todavía tiene que llegar, y hasta entonces la conexión aparece como "próximamente". Teamleader y Exact Online: en la hoja de ruta, todavía no disponibles. Dynamics y Zoho también están ahí. Comprueba siempre el estado actual en la página de integraciones, porque se actualiza en el momento en que una conexión entra en vivo.
No esperes a que exista la conexión para empezar a escribir propuestas. Hay una ruta por CSV que funciona bien en la práctica. Exporta de tu CRM una lista de contactos y empresas (nombre, correo, nombre de empresa, número de IVA) e impórtala en la lista de clientes de tu herramienta de propuestas. Hazlo cada semana, o siempre que vayas a enviar una nueva tanda de propuestas. Para el camino de vuelta, exporta las propuestas firmadas con su importe y su fecha y cárgalas en tu CRM como actualización masiva. Es menos elegante que una sincronización de verdad, pero te ahorra volver a teclear y ya vas creando el hábito de tratar el CRM como la fuente. En cuanto la conexión de tu CRM esté en vivo, vinculas los clientes existentes a los registros del CRM y a partir de ahí todo va automático.
Cuatro puntos que acordar con tu equipo por adelantado. 1. ¿Qué sistema manda en los datos de contacto? Elige el CRM y cambia los datos ahí. 2. ¿Qué fase del pipeline corresponde a qué estado de propuesta? Anótalo antes de activar la devolución. 3. ¿Qué pasa con los registros duplicados? Empareja por dirección de correo, no por nombre. 4. ¿Quién es dueño de la conexión? Una persona que gestione los tokens y note cuándo se atasca una sincronización. En Proposal Expert ves por conexión la última sincronización y los posibles errores, y puedes pausar la conexión sin perder datos. Empieza con una conexión y un equipo pequeño, observa los resultados durante dos semanas y solo después despliégalo para todos.
Solo si activas la devolución, y entonces solo los campos que hayas mapeado: fase de la operación e importe de la operación. Los datos de contacto se leen del CRM, no se sobrescriben. La devolución viene desactivada por defecto.
Las funciones básicas de CRM como importar clientes están disponibles en todos los planes. Las conexiones en vivo con HubSpot, Salesforce y Monday, incluida la devolución, pertenecen a los planes de pago. La página de precios muestra por plan lo que incluye.
El adaptador de Pipedrive está técnicamente terminado. Lo que falta es la aprobación y la activación de la app por parte de Pipedrive. En cuanto eso esté hecho, Pipedrive aparecerá como conexión disponible en tu resumen de integraciones. Hasta entonces funciona la ruta por CSV de este artículo.