Una plantilla de Word es gratis y conocida, el software de propuestas cuesta dinero y te pide cambiar. Cuándo basta Word, cuándo se paga solo el software y cómo comparar los dos de forma justa en siete puntos.
Una plantilla de propuesta es un documento con formato previo y partes fijas (tus datos, los datos del cliente, la descripción, la tabla de precios, las condiciones, el bloque de firma) en el que solo rellenas las partes variables para cada cliente. En Word eso es un archivo .docx que copias y ajustas. En el software de propuestas es una plantilla online que rellena campos automáticamente, calcula los precios y entrega el resultado como página web y como PDF. Las dos son plantillas, y la diferencia está en lo que pasa alrededor del documento: enviar, firmar, hacer seguimiento y dejar constancia. Este artículo pone las dos una al lado de la otra con honestidad, porque Word es una opción perfectamente buena para muchas empresas y el software no siempre es la respuesta.
Word basta en cuatro situaciones. Envías como mucho una o dos propuestas al mes, así que el tiempo que le dedicas es poco. Tus propuestas son cortas, una página con un precio y una explicación, y el cliente suele decir que sí por teléfono. Tus clientes quieren un PDF en su bandeja de entrada y nada más, porque su departamento de compras trabaja así. Y no necesitas saber si se leyó la propuesta, porque vas a llamar de todas formas. En esos casos el software te cuesta dinero y un periodo de adaptación sin mucho a cambio. Descarga en su lugar una plantilla de propuesta gratuita, rellena tus datos y guárdala como propia. Vigila dos cosas: pon en ella tu número de IVA y tu número de registro mercantil, y reserva un sitio fijo para el periodo de validez, porque ese es el campo que se olvida en Word.
Los límites de Word se ven en el momento en que las propuestas se convierten en un proceso. Control de versiones: después de tres rondas de cambios tienes propuesta_v3_def_FINAL.docx y nadie sabe qué versión tiene el cliente. Cálculo: una tabla de precios en Word no calcula, así que una tarifa por hora modificada obliga a ajustar cada línea a mano y a arriesgarse a un total equivocado. Firma: el cliente imprime, firma, escanea y lo devuelve por correo, o manda un mensaje diciendo "de acuerdo" que tienes que volver a encontrar más tarde. Seguimiento: no sabes si se abrió el PDF, así que llamas demasiado pronto o demasiado tarde. Consistencia: cada compañero tiene su propia versión de la plantilla con sus propios colores y condiciones. Ninguno de estos puntos es fatal con dos propuestas al mes. Con diez al mes cuestan horas entre todos.
La comparación punto por punto, primero Word y después el software. Coste: Word es gratis si ya tienes Office, el software empieza con un plan gratuito con límites y sube hasta unas pocas decenas de euros al mes. Diseño: Word te da control total pero también responsabilidad total, el software da una identidad visual fija que todos aplican. Cálculo: Word no calcula, el software resuelve líneas, tipos de IVA y elementos opcionales de forma automática. Firma: Word exige imprimir o una herramienta aparte, el software entrega una firma electrónica con audit trail en el mismo documento. Seguimiento: Word no da ninguna visión, el software muestra si el cliente leyó y durante cuánto tiempo. Control de versiones: Word trabaja con nombres de archivo, el software guarda versiones con fecha y cambios. Reutilización: Word exige copiar y limpiar, el software te deja duplicar con los nuevos datos de cliente ya rellenados. En dos puntos gana Word: es gratis y ya lo conoces. En los otros cinco gana el software, y esos cinco pesan más cuanto más envías.
Haz el cálculo con tus propios números, esto es un ejemplo. Supón que una propuesta en Word te cuesta 45 minutos: rellenar datos, actualizar la tabla de precios, hacer un PDF, enviarlo por correo, llamar después. Supón que la misma propuesta cuesta 20 minutos en el software, porque los datos de cliente y las líneas de precio están listos y el seguimiento va automático. Eso ahorra 25 minutos por propuesta. Con 4 propuestas al mes son 100 minutos, con 10 propuestas algo más de 4 horas. Valora tu tiempo en 60 euros la hora y 4 propuestas al mes ya valen 100 euros en tiempo y 10 propuestas 250 euros. Pon enfrente los 24 euros de un plan Starter y el punto de equilibrio está en algún sitio alrededor de 2 propuestas al mes. Es un cálculo construido sobre supuestos, así que rellena tu propia tarifa por hora y tus propios tiempos. Añade además lo que vale una firma más rápida: una propuesta que se firma online en un minuto en lugar de después de una semana de imprimir y escanear es un trabajo que empieza antes.
Cambiar no tiene por qué ser un proyecto. Coge una propuesta de Word con la que estés contento y reconstrúyela como plantilla online en media hora. Copia los textos fijos palabra por palabra, mete tus líneas de precio en la tabla de precios y adjunta tus términos y condiciones como anexo. Envía la primera propuesta online a un cliente al que conozcas bien y pregúntale qué le parece. Mantén tu plantilla de Word a mano durante otro mes para los clientes que insisten en un PDF, aunque la mayoría de las herramientas también generan ese PDF. Después de un mes sabrás si te encaja. El plan gratuito de Proposal Expert ofrece 3 propuestas al mes, suficiente para probar esto sin coste. Mira la página de plantillas para ver lo que hay dentro.
Importar un archivo .docx como plantilla operativa no es posible en la mayoría de las herramientas, porque el formato de Word no se traduce a una página web. Lo que sí va rápido es pasar el contenido: pegar textos, introducir líneas de precio, subir un logotipo. Cuenta con media hora para una plantilla media.
Sí. Una propuesta es una oferta y puede adoptar cualquier forma. La cuestión es qué pasa en la aceptación. Un correo que dice "de acuerdo" es válido pero difícil de probar si el mensaje se pierde. Una firma electrónica con audit trail registra la hora, el firmante y la versión del documento.
Sí. Proposal Expert y la mayoría de las demás herramientas generan un PDF junto a la versión online que puedes descargar o adjuntar. Los clientes que solo aceptan un PDF, por ejemplo para un sistema de compras, reciben el mismo documento en un formato conocido.