Vorlagen sparen Zeit, wirken aber austauschbar. Neu schreiben wirkt persönlich, kostet aber Stunden. Ein Vergleich in sieben Punkten mit Kostenbeispiel.
Die Frage wird meist als Entweder-oder gestellt. Entweder Sie nutzen eine Vorlage und liefern etwas Austauschbares, oder Sie schreiben jedes Angebot von Grund auf neu und liefern etwas Persönliches. In der Praxis ist es keine Wahl zwischen zwei Extremen, sondern ein Schieberegler. Jedes Angebot hat einen Teil, der für jeden Kunden nahezu identisch ist, etwa Ihre Arbeitsweise, Ihre Bedingungen und die Art, wie Sie Preise strukturieren, und einen Teil, der nur für diesen Kunden gilt, etwa die Problemanalyse und die vorgeschlagene Vorgehensweise. Die eigentliche Frage lautet also nicht Vorlage oder Maßarbeit, sondern: Wie viel Ihres Angebots ist wiederverwendbare Struktur, und wie viel ist kundenspezifischer Inhalt?
Rechnen Sie es für Ihre eigene Situation durch. Angenommen, Sie versenden 8 Angebote pro Monat, und ein Angebot von Grund auf neu kostet Sie 4 Stunden, einschließlich Nachdenken über die Struktur, Texten, Aufbau der Preise und Formatierung. Das sind 32 Stunden pro Monat, fast eine volle Arbeitswoche. Mit einer soliden Vorlage, in der Sie nur die kundenspezifischen Abschnitte ausfüllen, dauert dasselbe Angebot 1 bis 1,5 Stunden. Das sind 8 bis 12 Stunden pro Monat, eine Ersparnis von rund 20 Stunden, die Sie in Kundengespräche oder in die eigentliche Arbeit stecken können. Diese Zahlen sind ein Beispiel, Ihre können abweichen, aber das Verhältnis gilt für viele Dienstleistungsunternehmen. Sie werden oft feststellen, dass der Großteil der Zeit nicht in die einzigartigen Abschnitte fließt, sondern in das Neuformatieren von Dingen, die Sie schon zehnmal geschrieben haben.
Stellen Sie beide in sieben Punkten nebeneinander und seien Sie ehrlich, wo welche Seite gewinnt. Zeit pro Angebot: Die Vorlage gewinnt deutlich, von Grund auf neu kostet ein Vielfaches. Personalisierung: Neuschreiben gewinnt, wenn Sie sich die Zeit nehmen, aber eine Vorlage mit klar markierten Maßarbeit-Abschnitten kommt nahe heran. Konsistenz: Die Vorlage gewinnt, jedes Angebot hat dieselbe Struktur und denselben Ton, was besonders zählt, wenn mehrere Kollegen Angebote schreiben. Fehler: Die Vorlage gewinnt, weil Bedingungen, Steuerregeln und Preisformeln einmal festgelegt werden und korrekt bleiben. Lernkurve: Neuschreiben gewinnt beim ersten Angebot, eine Vorlage muss erst gebaut werden. Skalierbarkeit: Die Vorlage gewinnt, sobald Sie mehr als eine Handvoll Angebote pro Monat versenden. Eindruck beim Kunden: unentschieden, denn der Kunde beurteilt den Inhalt und nicht den Prozess dahinter, solange die Maßarbeit-Abschnitte wirklich vom Kunden handeln. Die Summe lautet nicht, dass die Vorlage immer gewinnt, sondern dass der Punkt, an dem sich eine Vorlage bezahlt macht, früher kommt, als viele erwarten.
Bauen Sie Ihre Vorlage aus Teilen, die für jeden Kunden nahezu gleich sind. 1. Die Struktur der Zusammenfassung mit festen Überschriften für Situation, Vorgehensweise und Ergebnis. 2. Der Block "Über uns" mit Ihrem Team, Ihrer Arbeitsweise und dem Grund, warum Kunden sich für Sie entscheiden. 3. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Zahlungsbedingungen. 4. Eine Bibliothek mit Fallstudien, aus der Sie pro Angebot die zwei oder drei relevanten auswählen. 5. Die Preisstruktur mit Steuerregeln und etwaigen optionalen Positionen. 6. Die Signaturseite und die nächsten Schritte nach der Freigabe. Stehen diese sechs Teile bereit, gilt Ihre Aufmerksamkeit dem Teil, den der Kunde tatsächlich liest, um zu entscheiden. Fertige Angebotsvorlagen, die Sie pro Branche anpassen können, finden Sie auf der Vorlagenseite.
Vier Teile schreiben Sie für jeden Kunden neu, so gut Ihre Vorlage auch ist. Die Problemanalyse, in den eigenen Worten des Kunden und mit den Details, die Sie im Gespräch gehört haben. Die vorgeschlagene Vorgehensweise, mit einem Zeitplan, der zu seinen Terminen passt statt zu einer generischen Vorlaufzeit. Die Preise selbst, mit den Beträgen, der Phasierung und den Optionen, die zu diesem Leistungsumfang gehören. Und der nächste Schritt, ein konkretes Datum oder eine konkrete Handlung statt "Lassen Sie mich wissen, was Sie denken". Wählen Sie darüber hinaus pro Angebot eine Fallstudie, die dem ähnelt, was der Kunde anfragt, auch wenn es kein bekannter Kundenname ist.
Es gibt Situationen, in denen eine Vorlage im Weg steht. Das erste Angebot in einem neuen Markt oder für eine neue Art von Leistung, weil Sie noch keine drei vergleichbaren Angebote haben, aus denen sich eine Vorlage ableiten lässt. Eine Ausschreibung oder ein RFP, bei dem der Kunde die Struktur vorgibt, denn dann folgen Sie seiner Gliederung und nicht Ihrer. Ein strategischer Deal mit einem Leistungsumfang, der nichts ähnelt, was Sie bisher gemacht haben, wo sich der Aufwand einer eigenen Struktur durch die Größe des Auftrags auszahlt. Und ein Angebot für einen Bestandskunden, der Ihre Vorlage bereits kennt, wo eine völlig andere Form zeigt, dass Sie sich Gedanken gemacht haben. Schreiben Sie in diesen Fällen von Grund auf neu, aber behalten Sie das Ergebnis. Nach zwei oder drei Angeboten desselben Typs haben Sie die Basis für eine neue Vorlage.
Beginnen Sie mit der Vorlage, markieren Sie die Maßarbeit-Abschnitte sichtbar, etwa mit [TBD] oder einer farbigen Überschrift, und füllen Sie diese bewusst aus. In Proposal Expert können Sie einen Schritt weitergehen. Sie fügen die Notizen aus Ihrem Kundengespräch als Briefing ein, und der KI-Assistent macht daraus eine erste Version der Problemanalyse und der Vorgehensweise, in der Struktur Ihrer Vorlage. Ein vollständiger KI-Entwurf kostet 20 Credits, und der kostenlose Plan enthält 25 Credits und 3 Angebote pro Monat, Sie können das also ohne Abonnement ausprobieren. Anschließend bearbeiten Sie den Text von Hand, denn die KI kennt Ihren Kunden nicht so gut wie Sie. Das Ergebnis ist ein Angebot, das in der Struktur mit all Ihren anderen Angeboten übereinstimmt und inhaltlich ganz von diesem Kunden handelt. Das bringt die Zeit pro Angebot von Stunden auf irgendwo zwischen fünfzehn Minuten und einer Stunde, ohne bei dem, was der Kunde liest, etwas aufzugeben.
Nur, wenn die Maßarbeit-Abschnitte nicht vom Kunden handeln. Ein Kunde liest die Problemanalyse und die Vorgehensweise und beurteilt daran, ob Sie zugehört haben. Dass Ihre Bedingungen und Ihr Block "Über uns" dieselben sind wie bei einem anderen Kunden, fällt nicht auf und ist kein Problem. Was auffällt, ist ein falscher Firmenname oder eine Fallstudie aus einer völlig anderen Branche.
Beginnen Sie mit einer Vorlage pro Leistungsart, nicht pro Kunde. Eine Beratung mit drei Leistungen braucht drei Vorlagen. Legen Sie erst eine neue an, wenn Sie merken, dass Sie für eine bestimmte Art von Angebot mehr als die Hälfte des Textes umschreiben. Mehr Vorlagen, als Sie pflegen, erzeugen vor allem veraltete Bedingungen und Preise.
Die Formatierung nicht eins zu eins, den Inhalt ja. Kopieren Sie Ihre Standardtexte, Bedingungen und Preisregeln in den Vorlagen-Editor und bauen Sie die Struktur in einer halben Stunde neu auf. Der Vorteil ist, dass die Vorlage dann an einem Ort lebt, sodass eine Änderung Ihrer Bedingungen automatisch in jedem nächsten Angebot landet.