Scheid eenmalige kosten van wat maandelijks doorloopt
Een ICT-offerte gaat bijna nooit alleen over een project. Er zit een migratie of een inrichting in die eenmalig is, en daarnaast een beheercontract of een licentie die jarenlang doorloopt. Precies daar gaat het mis: de opdrachtgever leest het eenmalige bedrag, tekent, en schrikt een maand later van de eerste factuur met licenties en beheer. Het tweede risico is de aanname over de bestaande omgeving, want een migratie die uitgaat van twee terabyte data en een werkende verbinding loopt vast zodra dat vier terabyte blijkt. Het voorbeeld hieronder pakt beide aan: de prijstabel scheidt eenmalig van per gebruiker per maand, de investeringsparagraaf rekent de maandlast voor, en de scope benoemt wat er over de huidige situatie is aangenomen en wat erbuiten valt. Download de offerte als Word-bestand om je eigen omgeving en tarieven erin te zetten.
Dit offerte voorbeeld voor ICT laat zien hoe een IT-dienstverlener een migratie naar Microsoft 365 combineert met een beheercontract voor de werkplekken. Bij ICT-offertes zit het grootste risico in de verborgen kosten: een scherp projectbedrag verhult vaak wat de klant daarna maandelijks kwijt is aan beheer en licenties. Dit voorbeeld scheidt daarom eenmalige en terugkerende kosten in de prijstabel en rekent de maandlast voor bij 85 gebruikers. Overtuigend is ook dat de aannames over de huidige omgeving expliciet in het document staan, zodat een verrassing tijdens de inventarisatie geen discussie oplevert.
Download deze offerte als Word-document (.docx)
Van: Hexabit ICT, Eindhoven
Aan: Van Rooij Techniek, Helmond
Datum: 30 september 2026
Referentie: HB-2026-214
Geldig tot: 30 oktober 2026
Van Rooij Techniek werkt met 85 medewerkers op twee locaties en heeft een fileserver uit 2019 die in de meterkast van Helmond staat. De mailserver loopt nog op Exchange 2016, waarvoor Microsoft geen updates meer levert. In het gesprek van 22 september gaf uw operationeel manager aan dat monteurs buiten de deur niet bij tekeningen kunnen en dat de server twee keer per maand vastloopt. De onderhoudsleverancier stopt per 1 januari 2027.
Alle bestanden en e-mail staan uiterlijk 1 december 2026 in Microsoft 365, zodat monteurs op locatie met hun telefoon bij tekeningen en werkbonnen kunnen. De fysieke fileserver kan daarna uit. Na de migratie beheren wij de werkplekken, zodat storingen binnen vier werkuren worden opgepakt en nieuwe medewerkers binnen een werkdag een ingerichte laptop hebben. Het aantal serverstoringen gaat naar nul.
Fase 1, inventarisatie: wij leggen de 85 accounts, 14 groepsmappen, 2,1 TB data en de bestaande netwerkapparatuur vast. Fase 2, inrichting: Microsoft 365 tenant, Entra ID, mappenstructuur in SharePoint en beveiligingsbeleid met multifactorauthenticatie. Fase 3, migratie: mailboxen in twee weekendslots, data in drie batches per afdeling. Fase 4, beheer: monitoring, updates, helpdesk en jaarlijks een adviesgesprek. Wij gaan ervan uit dat de glasvezelverbinding in Helmond blijft zoals die is en dat de calculatiesoftware op de bestaande terminalserver blijft draaien. Vervanging van laptops en firewalls valt buiten deze offerte.
Na akkoord starten wij op 12 oktober met de inventarisatie, die twee weken duurt. De inrichting van de tenant loopt van 26 oktober tot 13 november. De mail migreren wij in de weekenden van 21 en 28 november, de data in de drie weken daarna. Op 18 december is de fileserver uit bedrijf. Het beheercontract start op 1 januari 2027, precies wanneer uw huidige onderhoudscontract eindigt.
De tabel splitst eenmalige en terugkerende kosten. De eerste twee regels zijn eenmalig en factureren wij na oplevering van de betreffende fase. De derde regel is een vast bedrag per gebruiker per maand voor beheer, bij 85 gebruikers komt dat op 2.550 euro per maand. De vierde regel is de doorbelasting van de Microsoft 365 Business Premium licenties per gebruiker per maand. Terugkerende kosten factureren wij per kwartaal vooruit. Alle bedragen zijn exclusief 21 procent btw, de betaaltermijn is 14 dagen.
Deze offerte is geldig tot 30 oktober 2026. Het beheercontract heeft een looptijd van 36 maanden met een opzegtermijn van drie maanden, daarna is het maandelijks opzegbaar. Wijzigt het aantal gebruikers, dan passen wij de maandfactuur aan per de eerste van de volgende maand. Blijken tijdens de inventarisatie meer dan 3 TB data of extra maatwerkkoppelingen aanwezig, dan melden wij dat schriftelijk voordat wij verder gaan. Op de opdracht zijn onze algemene voorwaarden en onze verwerkersovereenkomst van toepassing.
Bent u akkoord? Onderteken dan onderaan dit document. Wij plannen daarna binnen vijf werkdagen de inventarisatiedag in en sturen u een korte lijst met wat wij daarvoor nodig hebben, zoals toegang tot de huidige server, het licentieoverzicht en een contactpersoon per afdeling. Wilt u eerst een proefopstelling zien voor tien medewerkers, dan richten wij die in twee weken in tegen 950 euro, verrekenbaar met de eenmalige kosten.
| Eenmalige kosten | Bedrag |
|---|---|
| Eenmalig: inventarisatie, inrichting Microsoft 365 en beveiligingsbeleid | € 8.750 |
| Eenmalig: migratie van mail en 2,1 TB data, inclusief weekendwerk | € 6.400 |
| Subtotaal excl. btw | € 15.150 |
| Btw 21% | € 3.181,5 |
| Totaal eenmalig incl. btw | € 18.331,5 |
| Doorlopende kosten | Bedrag excl. btw |
|---|---|
| Beheerde werkplek, per gebruiker per maand | € 30 |
| Microsoft 365 Business Premium, per gebruiker per maand | € 22 |
Akkoord namens Van Rooij Techniek
Zet nooit een migratieprijs en een beheertarief in dezelfde kolom op te tellen, want dan staat er een totaal dat niets betekent. Geef de eenmalige regels een eigen blok met een subtotaal, en zet de doorlopende regels apart met de eenheid erbij, bijvoorbeeld per gebruiker per maand. Reken de maandlast daarna één keer voor met het werkelijke aantal gebruikers, zoals 85 gebruikers maal 30 euro. Noem ook de looptijd en de opzegtermijn van het contract in dezelfde paragraaf, want dat bepaalt waar de opdrachtgever zich werkelijk aan bindt.
Een ICT-offerte rust altijd op een beeld van de huidige situatie dat je niet volledig hebt kunnen controleren. Schrijf dat beeld uit in de scope: hoeveel data, welke versies, welke verbinding, welke applicaties blijven staan. Benoem daarna wat buiten de opdracht valt, zoals hardware, firewalls of maatwerkkoppelingen. Voeg in de voorwaarden een regel toe die zegt wat er gebeurt als de inventarisatie iets anders uitwijst, met een grens die je zelf noemt. Dat voorkomt de discussie waarin meerwerk als een verrassing voelt in plaats van als een afgesproken procedure.