Proposition envoyée, puis plus rien ? Ces 5 e-mails de relance, chacun avec un objet et un corps de texte, s'appuient sur les données de suivi et fonctionnent mieux que "Je reviens vers vous...".
Envoyer la proposition est la partie facile. C'est dans l'attente qui suit que la plupart des affaires meurent en silence. Une règle pratique pour la première relance est de 2 à 3 jours ouvrés après l'envoi, à condition que le client ait ouvert la proposition. Si elle n'a pas encore été ouverte, attendez un jour de plus et envoyez un court rappel plutôt qu'une question de fond. Avec le suivi de propositions, vous n'avez pas à deviner. Proposal Expert vous montre quand la proposition a été ouverte, quelles sections ont été lues et pendant combien de temps, et résume cela dans un score d'engagement de 0 à 100. Cet article vous donne cinq exemples, chacun avec un objet et un corps court que vous pouvez adapter à votre propre situation.
La relance classique commence par "Je voulais simplement vérifier que vous aviez bien reçu ma proposition". Cette phrase pose trois problèmes. Elle demande au client de faire un effort sans rien lui donner en retour, elle ne contient aucune information nouvelle, et elle montre que vous ne savez pas ce qui s'est passé de votre côté. Une bonne relance fait l'inverse. Elle est précise sur ce que vous avez vu ou entendu, elle donne une raison de répondre maintenant, et elle facilite la réponse en posant une seule question concrète à laquelle le client peut répondre en une phrase. Restez court. Quatre ou cinq phrases suffisent, car le client a déjà la proposition et n'a pas besoin d'un résumé.
Objet : Question sur le calendrier de notre proposition. "Bonjour Sarah, j'ai vu que vous aviez consulté la section calendrier hier. J'imagine que le délai de six semaines soulève des questions, surtout avec votre lancement en novembre. Puis-je vous appeler cette semaine pour parcourir le découpage en phases ? Quinze minutes suffisent, je m'adapte à votre agenda." Cet e-mail fonctionne parce qu'il est précis. Vous nommez la section que le client a réellement lue, vous abordez une inquiétude probable avant qu'il ait à la formuler, et vous posez une petite question à faible risque.
Objet : Un projet similaire pour une entreprise de logistique. "Bonjour Sarah, il m'est revenu que nous avons mené l'an dernier un projet similaire pour une entreprise de logistique confrontée au même défi d'intégration ERP. Je joins un résumé de deux pages de ce projet, la partie sur la migration des données vous concerne particulièrement. Si cela soulève des questions sur notre proposition, je les entendrai volontiers." Le principe est de donner avant de demander. Vous envoyez quelque chose d'utile en soi, une étude de cas, un article pertinent ou une référence client, et vous le reliez librement à la proposition en attente.
Objet : Un démarrage en mai reste possible. "Bonjour Sarah, un point rapide sur notre planning. Si nous avons votre accord d'ici fin avril, je peux faire démarrer l'équipe la deuxième semaine de mai et nous tiendrons votre échéance de fin juin. Après cela, le démarrage passera probablement à juillet, parce que nous serons sur un autre projet. Pouvons-nous trancher par un oui ou un non cette semaine, pour que vous ayez aussi de la clarté ?" La rareté ne fonctionne que lorsqu'elle est réelle. N'inventez pas un problème de capacité, mais si votre agenda se remplit vraiment, c'est une information pertinente pour le client. Demander un oui ou un non est délibéré, car un non vaut mieux qu'un mois de silence.
Objet : Dois-je clore le dossier ? "Bonjour Sarah, je suis sans nouvelles depuis quelques semaines, je suppose donc que vous avez choisi une autre direction. C'est tout à fait normal. Accepteriez-vous de me dire en quelques phrases ce qui a fait pencher la balance ? Cela m'aide à faire de meilleures propositions la prochaine fois. Si c'était simplement une question de calendrier, dites-le-moi et je reviendrai vers vous dans quelques mois." Cet e-mail produit généralement l'une de deux choses : une réponse tardive parce que le client voit la porte se refermer, ou un retour honnête que vous n'auriez jamais obtenu autrement.
Objet : Ce qui a changé dans votre marché ce trimestre. "Bonjour Sarah, pas de proposition cette fois, juste un point rapide. Ces derniers mois, nous avons terminé trois projets dans votre secteur et en avons tiré quelques enseignements que je souhaite partager. Je les ai résumés sur une page, voir le lien ci-dessous. Si le sujet revient sur la table, vous savez où me trouver." Une affaire qui semble morte est souvent seulement reportée. Une mise à jour par trimestre vous garde visible sans devenir intrusif. Restez informatif, restez court et ne demandez rien.
L'automatisation est utile pour le timing, pas pour le contenu. Utilisez cette séquence. 1. Programmez par proposition un rappel au jour 3, au jour 7 et au jour 14 après l'envoi, pour ne jamais oublier de relancer. 2. Avant d'envoyer, regardez les données de suivi : la proposition a-t-elle été ouverte, quelle section a été consultée le plus longtemps, a-t-elle été transférée à un collègue. 3. Choisissez l'exemple qui correspond à ce que vous voyez. Un score d'engagement élevé et un long temps passé sur la page des prix appellent l'exemple 1 avec une question sur le détail du prix, une absence totale d'ouverture appelle un court rappel. 4. Réécrivez toujours les deux premières phrases à la main, le reste peut venir de votre modèle. 5. Consignez la réponse dans votre CRM pour que vos collègues sachent où en est l'affaire. Proposal Expert envoie des rappels automatiques aux jours que vous choisissez et synchronise le statut avec HubSpot, Salesforce et Monday.
Quatre ou cinq e-mails répartis sur trois semaines forment une séquence raisonnable pour la plupart des propositions commerciales, tant que chacun apporte quelque chose de nouveau. Le problème vient rarement du nombre, il vient du contenu. Cinq tours de "je reviens vers vous" sont de trop, cinq e-mails qui donnent chacun une raison différente de répondre ne le sont pas.
L'e-mail d'abord, puis l'appel. Un e-mail laisse au client la liberté de répondre à un moment calme et laisse une trace que vous pouvez relire. L'appel fonctionne bien en complément de l'exemple 1 ou 3, quand vous avez une question concrète et que le client a ouvert votre e-mail sans y répondre. N'appelez jamais à froid après une proposition qui n'a pas encore été ouverte.
C'est une bonne nouvelle, car cela signifie que votre interlocuteur cherche un appui en interne. Le suivi montre que la proposition a été ouverte depuis un autre appareil ou une autre adresse. Dans votre relance suivante, demandez à votre interlocuteur si vous pouvez clarifier quelque chose pour ce nouveau lecteur.