On ne fabrique pas une proposition IA en appuyant sur un bouton, mais avec un bon brief et une relecture exigeante. Voici comment on passe du brief au brouillon, section par section, et ce que vous vérifiez toujours avant d'envoyer.
Une proposition IA est une proposition dont la première version a été écrite par un modèle de langage à partir d'un brief que vous fournissez, et que vous vérifiez et affinez ensuite vous-même. L'IA n'écrit donc pas la proposition, elle écrit le brouillon. Cette distinction compte, parce qu'elle détermine la façon dont vous utilisez l'outil. Qui envoie la sortie sans la lire aura tôt ou tard un client qui demande pourquoi il y a un mauvais nom ou un calendrier impossible. Qui utilise l'IA pour vaincre la page blanche puis passe un quart d'heure à retravailler économise en pratique une grande partie du temps de rédaction et garde la qualité entre ses mains. Dans Proposal Expert, l'assistant IA s'appelle Fred. Il se trouve dans l'éditeur, connaît la structure de votre proposition et travaille à partir de ce que vous lui dites du client.
La méthode compte quatre étapes. 1. Rassemblez votre matière : notes de réunion, un e-mail du client, une ancienne proposition pour une mission comparable, ou simplement cinq phrases que vous tapez vous-même. Collez cela dans le champ du brief, jusqu'à environ 10 000 caractères. 2. L'IA en fait un brief structuré : qui est le client, quel est le problème, que proposez-vous, quel budget et quelle échéance. Vous voyez ce brief et pouvez le corriger avant que quoi que ce soit ne soit écrit. C'est le moment de retirer les hypothèses fausses. 3. Sur la base du brief validé, l'IA remplit les sections de votre proposition : introduction, situation, méthode, calendrier, investissement et étape suivante. 4. Vous ouvrez le brouillon dans l'éditeur et le lisez de haut en bas. Un brief de dix lignes produit généralement un brouillon de deux à trois pages, ce qui suffit pour réagir, et trop peu pour être cru aveuglément.
Le brouillon est le début, pas la fin. Dans l'éditeur, vous pouvez faire trois choses par section. Réécrire : vous donnez une instruction comme "plus court" ou "plus centré sur les risques de l'inaction" et la section est réécrite avec les faits préservés. Générer : une section que l'IA a sautée parce que le brief n'en disait rien, une section études de cas par exemple, peut être écrite après coup. Noter : l'IA évalue la section sur la clarté, l'orientation client et la force de conviction, et donne des points d'amélioration concrets. Travaillez du grand au petit. D'abord la structure et l'ordre des sections, ensuite le contenu par section, et seulement après le ton et les phrases. Qui commence à polir des phrases dans une section qui sera supprimée plus tard perd à la fois du temps et des crédits. Regardez les modèles par secteur pour voir à quoi peut ressembler une proposition terminée.
Ces cinq points, vous les vérifiez sur chaque proposition IA, sans exception. 1. Noms et coordonnées de société : l'IA peut reprendre un nom de travers depuis un brief négligé. 2. Prix et TVA : l'IA écrit du texte, mais c'est vous qui construisez le tableau de prix avec les bonnes règles de TVA. Vérifiez que les montants du texte correspondent au tableau. 3. Périmètre et exclusions : y a-t-il dans la méthode quelque chose que vous n'allez pas livrer, ou manque-t-il quelque chose que le client attend ? 4. Promesses et échéances : "en ligne en deux semaines" sonne bien, mais l'IA l'a-t-elle inventé ou était-ce dans votre brief ? 5. Conditions juridiques : renvoyez à vos propres conditions générales et ne laissez pas l'IA formuler des conditions de son cru. Une règle pratique : tout ce qui contient un chiffre, une date ou un nom, vous le vérifiez par rapport à la source. Tout ce qui relève de l'argument ou de l'explication, vous le lisez pour le ton et l'exactitude.
Proposal Expert fonctionne avec des crédits IA, pour que vous sachiez à l'avance ce que vous consommez. Le coût par action : un brouillon IA complet à partir d'un brief coûte 20 crédits, générer une seule section 5, réécrire une section 3, noter une section 2 et noter une proposition complète 8. Le plan gratuit inclut 25 crédits par mois, assez pour un brouillon IA complet plus quelques réécritures. Starter inclut 100 crédits par mois pour 24 euros, Professional 250 par utilisateur pour 59 euros. Un exemple : une proposition pour laquelle vous faites produire un brouillon, réécrivez trois sections et faites noter l'ensemble coûte 20 plus 9 plus 8, soit 37 crédits. Sur Starter, vous pouvez faire cela environ deux fois par mois à côté de vos autres usages de l'IA, sur Professional six fois. Les crédits non utilisés expirent à la fin du mois, planifiez donc vos brouillons IA dans le mois où vous en avez besoin.
Trois engagements que vous pouvez attendre de tout outil IA et que Proposal Expert tient. Premièrement, les textes de vos propositions ne servent pas à entraîner des modèles de langage. Deuxièmement, quand une proposition est notée, aucune donnée personnelle ne part vers le modèle : les noms, adresses e-mail et numéros de téléphone sont retirés avant l'évaluation, parce que la note porte sur le texte et non sur la personne. Troisièmement, vous pouvez voir quelles actions IA ont été effectuées dans votre espace de travail, par qui et quand, via l'aperçu des crédits. Pour les entreprises qui veulent utiliser leur propre clé de modèle, il existe une option bring-your-own-key sur les formules supérieures. Le point de départ reste que c'est vous qui décidez de ce que vous collez dans un brief. Laissez hors du brief les données sensibles qui n'ont pas leur place dans la proposition, comme des marges internes ou des remarques personnelles sur le client.
Il y a trois situations dans lesquelles vous feriez mieux de commencer vous-même. Si la proposition est surtout un tableau de prix avec deux lignes d'explication, écrire un brief coûte plus de temps que le texte lui-même. Si vous avez une proposition antérieure pour le même client réutilisable presque à l'identique, dupliquer et ajuster est plus rapide. Et si la mission est si spécifique sur le plan juridique ou technique que chaque phrase doit être vérifiée par un expert, le brouillon vous donne peu d'avance. Dans tous les autres cas, et c'est la majorité des propositions de conseil, des devis de projet et des forfaits de service, le gain est réel : vous commencez avec un brouillon lisible au lieu d'un document vide. La page sur le générateur de propositions IA détaille les fonctionnalités.
Pas à partir de la proposition elle-même. Ce que le client remarque, en revanche, c'est un ton générique ou une méthode qui ne correspond pas à l'échange que vous avez eu. Vous évitez cela en écrivant un brief précis et en retravaillant le brouillon avec vos propres mots.
L'interface de Proposal Expert est disponible en 16 langues et l'IA écrit dans la langue de votre brief. Un brief en français produit un brouillon en français, un brief en allemand un brouillon en allemand. Si vous voulez une proposition dans une autre langue, écrivez le brief dans cette langue.
Votre texte existant reste simplement en place, seules les nouvelles actions IA sont bloquées jusqu'au mois suivant ou jusqu'à ce que vous passiez à la formule supérieure. Vous pouvez toujours terminer la proposition à la main et l'envoyer, car l'éditeur fonctionne sans crédits.