Bijgewerkt op 21 september 2026 door de redactie van Proposal Expert
Zzp-offerte met uurtarief, bandbreedte en een bovengrens
Een offerte van een zzp'er wordt gelezen door iemand die twee dingen tegelijk wil weten: wat gaat dit kosten en krijg ik daar iemand voor die het regelt. Een uurtarief alleen beantwoordt geen van beide vragen. Het nodigt uit tot onderhandelen over het tarief en laat de klant met het risico van een open einde zitten. Het voorbeeld hieronder is een offerte van een zelfstandig projectmanager aan een advocatenkantoor voor de begeleiding van een kantoorverhuizing. Het noemt het uurtarief van 95 euro, maar offreert het werk als drie pakketten met een geschat aantal uren en een bovengrens per fase. Komt de opdracht onder de begroting uit, dan betaalt de klant minder; erboven kan alleen na akkoord. Het regelt ook wat zzp-offertes vaak vergeten: facturatie per maand in plaats van aan het einde, wat er gebeurt als de opdrachtgever later levert, de opzegtermijn en de beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Dezelfde opbouw werkt voor een interim professional, een consultant, een tekstschrijver of een ontwerper die op uurbasis werkt. Je downloadt het als Word-document en past het aan je eigen tarief en fasen aan.
Dit offerte voorbeeld voor een zzp'er laat zien hoe een zelfstandige met een uurtarief een afgebakende opdracht offreert zonder in de valkuil van een open einde te stappen. Het document noemt het uurtarief, maar biedt het werk aan als een pakket met een bandbreedte en een bovengrens, zodat de klant weet waar hij aan toe is en de zzp'er niet hoeft te verantwoorden hoe lang een e-mail duurde. Het regelt de dingen die bij zzp-offertes vaak ontbreken: wat er gebeurt als de klant later reageert, wanneer er wordt gefactureerd en of het uurtarief inclusief of exclusief btw is. Het voorbeeld is geschreven vanuit een interim projectleider, maar de opbouw werkt voor elke zelfstandige die uren verkoopt.
Deze offerte is als Word-document (.docx) te downloaden op deze pagina.
Van: Ilse Roozen, projectmanagement voor het mkb, Rotterdam
Aan: Maasstad Advocaten, Rotterdam
Datum: 21 september 2026
Referentie: OFF-2026-027
Geldig tot: 21 oktober 2026
Maasstad Advocaten verhuist op 16 januari 2027 met 14 medewerkers van de Blaak naar een nieuw kantoor aan de Wilhelminakade. In ons gesprek op 15 september vertelde u dat de office manager de verhuizing niet naast haar werk kan trekken en dat u iemand zoekt die leveranciers aanstuurt, de planning bewaakt en zorgt dat het kantoor op maandag 19 januari gewoon werkt.
Een verhuizing die op 16 januari 2027 in één weekend is afgerond, waarbij alle werkplekken, de telefonie en het dossierarchief op maandagochtend werken, binnen het door u genoemde budget van 45.000 euro voor de verhuizing zelf, en zonder dat uw medewerkers meer dan een halve dag aan de verhuizing kwijt zijn.
Ik werk in drie fasen. Voorbereiding (oktober): inventarisatie van werkplekken en archief, plan van eisen voor de inrichting, offertes aanvragen bij drie verhuizers en de ICT-partner, en een draaiboek per afdeling. Uitvoering (november en december): leveranciers contracteren, de planning wekelijks bewaken, inpakinstructies voor medewerkers en de opzegging van contracten op de oude locatie. Verhuisweekend en nazorg (16 tot en met 23 januari): aanwezig op beide locaties tijdens het weekend, storingen op maandag oplossen en een overdracht aan de office manager. Ik stuur leveranciers aan maar sluit geen contracten op eigen naam. Inrichtingsadvies en ICT-werkzaamheden zelf vallen buiten deze offerte.
Start op 5 oktober met de inventarisatie. Het plan van eisen ligt er op 16 oktober, de leverancierskeuze op 6 november. Van 9 november tot 18 december bewaak ik de planning met een wekelijks overleg van een uur met u. Het verhuisweekend is 16 en 17 januari, de nazorg loopt tot 23 januari met een overdracht op 22 januari.
Mijn uurtarief is 95 euro exclusief 21 procent btw. Ik offreer het werk als pakket per fase met het aantal uren dat ik verwacht en een bovengrens die ik niet overschrijd zonder uw akkoord. Kom ik onder de begrote uren uit, dan factureer ik alleen de gewerkte uren. Ik factureer aan het einde van elke maand op basis van een urenoverzicht, met een betaaltermijn van 14 dagen. Reiskosten binnen Rotterdam zijn inbegrepen.
Deze offerte is geldig tot 21 oktober 2026. Ik werk als zelfstandige zonder personeel en ben verzekerd voor beroepsaansprakelijkheid tot 500.000 euro. Levert een leverancier of uw eigen organisatie later dan afgesproken, dan schuift de planning met dezelfde termijn op en meld ik dat direct. Opzeggen kan door beide partijen met twee weken, waarbij de gewerkte uren worden afgerekend. Op de opdracht zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing, die u als bijlage ontvangt.
Kunt u zich vinden in deze offerte? Onderteken dan onderaan dit document. Ik stuur u daarna een voorstel voor de inventarisatiedag in de week van 5 oktober en een lijst met documenten die ik van u nodig heb, zoals het huurcontract van de nieuwe locatie en de plattegrond.
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Fase 1: voorbereiding, inventarisatie en leverancierskeuze (circa 40 uur, maximaal 48) | € 3.800,00 |
| Fase 2: uitvoering en wekelijkse bewaking (circa 56 uur, maximaal 64) | € 5.320,00 |
| Fase 3: verhuisweekend en nazorg (circa 28 uur, maximaal 32) | € 2.660,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 11.780,00 |
| Btw 21% | € 2.473,80 |
| Totaal incl. btw | € 14.253,80 |
Akkoord namens Maasstad Advocaten
Een vaste prijs is voor de klant het prettigst en voor jou het riskantst. Een uurtarief is voor jou het veiligst en voor de klant het vaagst. De tussenvorm in het voorbeeld lost dat op: je noemt het uurtarief, schat per fase het aantal uren en zet er een bovengrens op die je niet overschrijdt zonder akkoord. De klant kan dan intern een bedrag opgeven en jij weet dat een uitloop wordt besproken in plaats van weggeslikt. Noem ook wat er gebeurt als je onder de schatting blijft, want dat maakt de bovengrens geloofwaardig. Zet het tarief exclusief btw en zeg dat erbij; voor een particuliere opdrachtgever noem je ook het bedrag inclusief.
De meeste zzp-offertes bestaan uit een omschrijving en een prijs. De klant twijfelt dan over precies de dingen die er niet in staan. Zet daarom drie regels in de voorwaarden. Facturatie: per maand of per mijlpaal, met een urenoverzicht, zodat de klant nooit een verrassend eindbedrag krijgt en jij niet drie maanden voorfinanciert. Opzegging: door beide partijen met een termijn, waarbij gewerkte uren worden afgerekend, zodat de klant weet dat hij niet vastzit. Verzekering: noem je beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en het verzekerde bedrag. Die ene zin onderscheidt je van de zzp'er die het niet noemt. Voeg tot slot de zin toe dat de planning opschuift als de klant later levert, want dat is bij interim werk de meest voorkomende oorzaak van uitloop.
Ja, tenzij je onder de kleineondernemersregeling valt en geen btw in rekening brengt. Zet dan letterlijk in de offerte dat je bent vrijgesteld van btw op grond van de KOR, zodat de klant geen btw terug probeert te vragen. Breng je wel btw in rekening, noem het tarief dan exclusief btw met het percentage erbij, en voor particulieren ook het totaal inclusief. Voor diensten aan een ondernemer in een ander EU-land geldt vaak btw verlegd; noem dat dan met het btw-nummer van de klant.
Schat per fase en zet er een bovengrens op, zoals het voorbeeld doet met circa 40 uur en maximaal 48. Een schatting zonder bovengrens leest als een blanco cheque, een vaste prijs zonder schatting dwingt je tot een ruime marge die de klant als duur ervaart. Spreek af dat je meldt zodra 80 procent van de uren op is en dat je boven de bovengrens alleen doorwerkt na akkoord. Klanten accepteren onzekerheid als ze zien dat jij haar beheerst.
Het mag, maar dan gelden de wettelijke regels en die zijn niet altijd in jouw voordeel, bijvoorbeeld bij aansprakelijkheid en betaaltermijnen. Voeg je voorwaarden als bijlage bij en verwijs ernaar in de offerte, zoals in het voorbeeld. Heb je geen eigen voorwaarden, gebruik dan de modelvoorwaarden van een branchevereniging of van de Kamer van Koophandel en noem in de offerte in ieder geval de betaaltermijn, de opzegtermijn en de aansprakelijkheid.