En tant qu'indépendant, vous n'avez pas besoin de circuits de validation ni de SSO, mais bien d'une mise en page soignée, d'une signature électronique, d'une TVA correcte et d'un moyen de relancer. Voici ce qui compte, ce dont vous pouvez vous passer et ce que le plan gratuit vous donne.
Un logiciel de propositions pour indépendants est un outil qui vous permet de composer rapidement une proposition professionnelle, de la faire signer en ligne et de la relancer, sans payer pour des fonctions conçues pour des équipes commerciales. La différence avec un logiciel pour entreprises ne tient pas à la qualité de la proposition mais à ce qui l'entoure. Une équipe a besoin d'étapes de validation, de rôles et de reporting. Vous, vous avez besoin que la proposition soit belle, que la TVA soit juste, que le client puisse signer en un clic et de savoir quand appeler. Cet article expose ce dont vous avez besoin et ce dont vous n'avez pas besoin, comment gérer une autoliquidation et un régime de franchise de TVA, et ce que vous pouvez faire avec un plan gratuit.
Cinq choses, par ordre d'importance. 1. Une mise en page soignée avec votre logo et vos couleurs, car une proposition est souvent le premier document qu'un client voit de vous. 2. Une signature électronique pour que le client n'ait rien à imprimer, et pour que vous ayez la preuve de qui a accepté et quand. Proposal Expert fournit une signature électronique simple au sens d'eIDAS avec un audit trail, ce qui suffit pour une activité commerciale. 3. Un tableau de prix qui calcule tout seul et applique la bonne TVA, autoliquidation comprise. 4. La visibilité sur l'ouverture de la proposition, pour que votre relance ne repose pas sur une impression. 5. Une archive dans laquelle vous retrouvez d'anciennes propositions et les dupliquez pour le client suivant. Tout ce qui va au-delà est agréable mais pas nécessaire. Quand vous essayez un outil, testez uniquement ces cinq points et vous aurez terminé en une demi-heure.
Ne vous laissez pas tenter par des fonctions qui font impression sur une page de comparaison mais auxquelles vous ne toucherez jamais en tant qu'entreprise individuelle. Les circuits de validation dans lesquels un responsable libère une proposition : le responsable, c'est vous. L'authentification unique et les rôles utilisateurs : il y a un seul utilisateur. La marque blanche et un domaine personnalisé pour la page de proposition : votre client connaît déjà votre nom. Des analyses poussées sur la conversion d'une équipe commerciale : à cinq propositions par mois, vous repérerez les tendances vous-même. Le risque de ces fonctions n'est pas qu'elles gênent, c'est que vous les payiez. Choisissez une formule qui comprend les cinq bases et ne regardez plus loin que lorsque vous commencerez à travailler à plusieurs. La page des tarifs de Proposal Expert montre par formule ce qui est inclus, et la formule Starter à 24 euros par mois vise exactement cette situation.
Deux situations de TVA reviennent souvent chez les indépendants et toutes deux doivent apparaître correctement sur votre proposition. L'autoliquidation : si vous fournissez une entreprise dans un autre pays, ou si vous travaillez comme sous-traitant dans le bâtiment, vous ne facturez pas de TVA et vous mentionnez l'autoliquidation sur la proposition avec le numéro de TVA du client. Votre tableau de prix doit alors pouvoir afficher une ligne sans TVA à côté de lignes au taux normal ou réduit. Un régime de franchise : beaucoup de pays ont un seuil en dessous duquel vous pouvez choisir de ne pas facturer de TVA du tout, et si vous avez choisi cela, vous ne facturez pas de TVA et vous l'indiquez sur votre proposition et votre facture. Choisissez un outil dans lequel vous pouvez régler le taux de TVA par ligne ou par proposition, taux zéro et autoliquidation compris, et qui additionne ensuite correctement. Vérifiez la ligne de total à la main sur votre première proposition, et si vous avez un doute sur votre propre situation, parlez-en à votre comptable, car l'outil calcule ce que vous lui dites de calculer.
La relance est une partie difficile pour beaucoup d'indépendants. Vous ne voulez pas harceler, mais le silence signifie rarement non. Une approche praticable en trois étapes. Jour 0 : envoyez la proposition avec un court e-mail et une proposition d'échange. Jour 2 à 3 : si la proposition a été ouverte, envoyez une courte question sur la partie où le client s'est attardé le plus longtemps, le calendrier par exemple. Si elle n'a pas encore été ouverte, envoyez un rappel amical avec le lien. Jour 7 : appelez. Un outil qui vous alerte au moment où le client ouvre la proposition rend l'étape deux concrète, parce que vous réagissez à un comportement et non à un calendrier. Proposal Expert le fait en temps réel et donne un score d'engagement par proposition, si bien qu'avec plusieurs propositions en attente vous voyez laquelle mérite votre attention. Si vous voulez des exemples de textes, regardez l'article sur les e-mails de relance dans ce blog.
Le plan gratuit de Proposal Expert est destiné à un usage occasionnel et inclut 3 propositions par mois, 25 crédits IA, 3 signatures électroniques par mois, 5 modèles et 1 kit de marque. Avec cela, vous pouvez faire rédiger un brouillon IA complet (20 crédits), le faire signer et suivre l'ouverture. Si vous envoyez davantage, Starter à 24 euros par mois (ou 19 euros par mois en paiement annuel) est l'étape logique : 15 propositions par mois, 100 crédits IA, signatures électroniques illimitées et 15 modèles. Professional à 59 euros par utilisateur et par mois est destiné à ceux qui travaillent à plusieurs ou veulent des analyses avancées, ce dont un indépendant a rarement besoin. Un exemple chiffré : à 6 propositions par mois sur Starter, vous payez 4 euros par proposition. Si une affaire supplémentaire se conclut parce que le client a pu signer en ligne au lieu d'attendre une semaine d'impression, le logiciel s'est déjà remboursé.
Passez ces sept points avec une vraie proposition dans l'outil. Votre logo et votre charte rendent-ils bien, y compris sur un téléphone ? Pouvez-vous choisir le taux de TVA par ligne, autoliquidation et taux zéro compris ? Obtenez-vous après la signature une preuve portant l'heure et le signataire ? Voyez-vous quand le client ouvre la proposition ? Pouvez-vous dupliquer une ancienne proposition avec de nouvelles coordonnées client ? Pouvez-vous résilier au mois ? Pouvez-vous commencer gratuitement et passer à une formule supérieure plus tard sans perdre vos propositions ? Sept fois oui et vous êtes en bonne posture. Commencez par un modèle de proposition gratuit si vous voulez d'abord mettre vos textes en ordre, et lisez l'article sur la rédaction d'une proposition qui gagne si vous devez envoyer quelque chose aujourd'hui.
Pour une activité commerciale ordinaire entre entreprises, oui. Une signature électronique simple avec audit trail enregistre qui a accepté quelle version et quand. Ce n'est que pour des actes précis et certaines procédures administratives qu'une signature qualifiée est exigée, et ce sont rarement des propositions d'indépendant.
Proposal Expert vise les propositions et les devis, pas la facturation. Vous pouvez exporter la proposition signée avec ses montants en PDF et l'utiliser comme base de votre facture dans votre logiciel comptable. Des connexions avec Exact Online et Teamleader sont sur la feuille de route.
Sur le plan gratuit, vous ne pouvez pas envoyer une quatrième proposition ce mois-là, et vos propositions existantes restent disponibles. Vous pouvez passer à Starter à ce moment et continuer immédiatement. Redescendre au plan gratuit reste toujours possible plus tard.