Privacybeleid

Hoe wij je persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen

Versie: 30 september 2026

In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens wij verwerken als je Proposal Expert gebruikt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We hebben geprobeerd het zo precies mogelijk te beschrijven. Staat er iets niet in wat je wilt weten, stel je vraag dan via het contactformulier.

1. Wie wij zijn

Proposal Expert is de handelsnaam waaronder deze dienst wordt aangeboden. In dit beleid heet dat "wij". Je bereikt ons via het contactformulier op proposal.expert/contact.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming, omdat dat voor een organisatie als de onze niet verplicht is. Vragen over privacy behandelen we zelf.

De dienst wordt op dit moment aangeboden als gratis bèta.

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Wij verwerken persoonsgegevens in twee rollen. Het verschil bepaalt bij wie je terecht kunt.

Heb je een voorstel ontvangen en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt, neem dan eerst contact op met de afzender. Komt een verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar de afzender.

3. Welke gegevens wij verwerken als verantwoordelijke

Per onderwerp lees je welke gegevens het zijn, waarvoor we ze gebruiken en op welke grondslag uit de AVG dat gebeurt. Hoe lang we ze bewaren, staat in hoofdstuk 8.

3.1 Je account

3.2 De vragen bij het aanmelden

3.3 Je akkoord met de voorwaarden

3.4 Beveiliging en het voorkomen van misbruik

Een dienst die voorstellen en handtekeningen verwerkt, moet goed beveiligd zijn. Daarvoor verwerken we het volgende.

3.5 Betalingen

3.6 Contact met ons

3.7 E-mails van ons

3.8 Voorbeelden en sjablonen downloaden

3.9 Statistieken over het gebruik

3.10 AI-functies

3.11 Inloggen via je organisatie en koppelingen

4. Gegevens in voorstellen, van ontvangers en van ondertekenaars

Voor deze gegevens zijn wij verwerker. De klant die het voorstel maakt en verstuurt, is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken de gegevens alleen om de dienst voor die klant te leveren, volgens Deel C van onze algemene voorwaarden.

Hoe lang deze gegevens bewaard blijven, bepaalt vooral de klant. Voorstellen en ondertekeningen blijven bestaan zolang de klant ze niet verwijdert en zijn account of workspace bestaat. Statistieken en logboeken worden na de termijnen in hoofdstuk 8 opgeschoond.

Heb je een vraag of een verzoek over deze gegevens, neem dan contact op met de afzender van het voorstel. Wij helpen de afzender om je verzoek af te handelen.

5. Cookies en opslag in je browser

Cookies

Opslag in je browser

Van anderen

Je kunt je keuze voor cookies altijd wijzigen via de cookiemelding of je profielinstellingen.

6. Met wie wij gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

We werken met de volgende subverwerkers. Zij verwerken gegevens in onze opdracht en zijn gebonden aan afspraken die minstens even streng zijn als dit beleid.

AI-functies zoals AI Write, AI-concepten, scoring en analyse sturen de tekst waarmee ze werken naar de Gemini API van Google. Die tekst kan persoonsgegevens uit je voorstel bevatten, zoals namen en contactgegevens van klanten. Er gaat niets heen zolang niemand een AI-functie gebruikt. Google verwerkt de tekst als onze subverwerker. Wij gebruiken de betaalde Gemini API. Volgens de voorwaarden daarvan gebruikt Google prompts en antwoorden niet om zijn producten te verbeteren en bewaart het ze alleen beperkte tijd om misbruik op te sporen. Wij gebruiken je inhoud niet om AI-modellen te trainen. Gebruikt je workspace een eigen AI-sleutel, dan gaat AI-schrijfwerk naar de aanbieder die je gekozen hebt. Scoring en chatvertaling gebruiken dan nog steeds Gemini.

De volledige lijst, met per partij welke gegevens die krijgt, waar ze verwerkt worden en welke waarborg geldt, staat op proposal.expert/subprocessors.

Daarnaast delen we gegevens alleen:

7. Gegevens buiten de Europese Unie

De dienst en de database draaien in de Europese Unie, in een datacenter in Amsterdam. Sommige subverwerkers verwerken gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte, zoals Resend voor e-mail in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met een passende waarborg: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Per subverwerker staat de waarborg op proposal.expert/subprocessors.

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Dit zijn de termijnen:

Beheerders van een workspace kunnen een aantal termijnen aanpassen in de instellingen van hun organisatie, met een minimum van 30 dagen. Staat een gratis account 12 maanden stil, dan mogen we het volgens onze voorwaarden verwijderen, na een waarschuwing per e-mail.

9. Beveiliging

We beveiligen persoonsgegevens met passende maatregelen. Een paar voorbeelden:

Geen enkele beveiliging is volledig waterdicht. Ontdek je een zwakke plek, meld die dan via het contactformulier.

10. Automatische beslissingen

We nemen geen beslissingen over je die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen of vergelijkbare grote gevolgen voor je hebben. Wel nemen we automatisch beveiligingsmaatregelen. We blokkeren een IP-adres na verdachte activiteit, we weigeren een aanmelding die op misbruik lijkt, en we weigeren verzoeken uit landen waartegen sancties gelden. Word je daardoor ten onrechte geblokkeerd, laat het ons dan weten via het contactformulier. Dan kijkt iemand van ons team ernaar.

11. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

Voor de rechten die je niet zelf in de app regelt, gebruik je het contactformulier. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld met een code die we naar het e-mailadres van je account sturen.

Gaat het om gegevens in een voorstel dat je hebt ontvangen, dan is de afzender je eerste aanspreekpunt. Zie hoofdstuk 4.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woon je in een ander land van de Europese Unie, dan kan dat ook bij de toezichthouder in dat land. We stellen het op prijs als je eerst met ons contact opneemt.

12. Wat je moet geven

Zonder naam, e-mailadres en wachtwoord kunnen we geen account aanmaken. Voor een betaald abonnement hebben we ook factuurgegevens nodig. Andere gegevens zijn niet verplicht. Geef je ze niet, dan werken sommige functies niet of minder goed.

13. Leeftijd

Proposal Expert is bedoeld voor mensen van 18 jaar en ouder. We verwerken niet bewust gegevens van kinderen.

14. Wijzigingen

We passen dit beleid aan als onze dienst of de wet verandert. Bovenaan staat de datum van de versie die geldt. Bij een belangrijke wijziging laten we het je weten in de app.

15. Open-sourcecomponenten

Proposal Expert gebruikt open-sourcesoftware. Een lijst van de componenten en hun licenties krijg je op verzoek via het contactformulier.

16. Contact

Voor vragen over privacy en om je rechten uit te oefenen, gebruik je het contactformulier op proposal.expert/contact.