Teklif yazılımını özellik listesinin uzunluğuna göre değil altı ölçüte göre karşılaştırırsınız: yapay zeka, elektronik imza, takip, CRM entegrasyonu, fiyat ve çalıştığınız KDV kuralları. PandaDoc, Proposify, Qwilr, Better Proposals, DealHub ve Proposal Expert'i dürüstçe böyle tartarsınız.
Teklif yazılımı, fiyat tekliflerinizi ve tekliflerinizi tek bir yerden yazmanızı, göndermenizi, imzalatmanızı ve takip etmenizi sağlayan çevrimiçi bir araçtır. PDF olarak e-postayla gönderdiğiniz bir Word dosyası yerine, müşterinin her cihazda okuyabildiği ve dijital olarak kabul edebildiği bir web sayfasının bağlantısını gönderirsiniz. Araç bundan sonra olanları kaydeder: teklif açıldı mı, hangi bölümler okundu, imzalandı mı. 2026'da neredeyse her sağlayıcı bunun üzerine yazmaya ve gözden geçirmeye yardımcı olan bir yapay zeka katmanı ekliyor. Bu da seçimi kolaylaştırmak yerine zorlaştırıyor, çünkü her site aşağı yukarı aynı şeyi vaat ediyor. Bu yazı size pazarlamanın ötesini görmenizi ve gerçekten sattığınız biçime uyan bir seçim yapmanızı sağlayan altı ölçüt veriyor.
Bu sırayı bir kontrol listesi olarak kullanın. 1. Yapay zeka: araç yalnızca dağınık cümleler mi yazıyor, yoksa bir brifi eksiksiz bir taslağa mı dönüştürüyor ve tek tek bölümleri yeniden yazdırabiliyor musunuz? 2. Elektronik imza: eIDAS kapsamında hangi seviye sunuluyor ve zaman damgası, IP adresi ve belge üzerinde mühür içeren bir denetim kaydı var mı? 3. Takip: yalnızca teklifin açıldığını mı görüyorsunuz, yoksa müşterinin bölüm başına ne kadar süre okuduğunu da mı ve olay gerçekleştiği anda bildirim alıyor musunuz? 4. CRM entegrasyonu: anlaşmalar, kişiler ve tutarlar iki yönde de eşitleniyor mu, yoksa yalnızca bir kez mi dışa aktarılıyor? 5. Fiyat: kullanıcı başına aylık ne tutuyor, başlamak için ücretsiz bir plan var mı ve hiç teklif göndermediğiniz bir ayda ne oluyor? 6. Çalıştığınız KDV kuralları: araç standart oranı, indirimli oranı, sıfır oranı ve tersine KDV satırını tek bir teklifte yan yana, doğru bir toplam satırıyla gösterebiliyor mu? Bu altı noktayı her araç için dolduran biri, bir saat içinde on demodan daha fazlasını söyleyen bir karşılaştırmaya sahip olur.
Her yapay zeka özelliği hakkında üç şey sorun. Ne giriyor, ne çıkıyor ve ne tutuyor. İyi bir yapay zeka asistanı kısa bir brifi (müşteri, sorun, teklif, bütçe) alır ve bunu giriş, yaklaşım, zaman planı ve fiyat yapısı içeren bir taslağa dönüştürür. Ondan sonra tüm belgeyi yeniden üretmeden bölüm bölüm yönlendirmek istersiniz. Yapay zekanın fiyat modeline de bakın. Proposal Expert'te tam bir yapay zeka taslağı 20 kredi, tek bir bölüm ise 5 kredi tutar ve ücretsiz plan ayda 25 kredi içerir. Bu şeffaftır ve neye ihtiyacınız olduğunu önceden hesaplayabilirsiniz. Yapay zekasına "sınırsız" diyen araçlarda ise altında adil kullanım sınırı olup olmadığını bilmek istersiniz. Aracın verilerinizi nasıl ele aldığını da kontrol edin: tekliflerinizin içeriği modelleri eğitmek için kullanılıyor mu ve müşterinizin kişisel bilgileri modele gidiyor mu? Bunun nasıl işlediğine dair daha fazlası yapay zeka teklif üreticisi yazısında.
Şirketler arasındaki sıradan ticari teklifler için, etrafında delil bulunan bir Basit Elektronik İmza (SES) uygulamada yeterlidir. Önemli olan, imzanın etrafında nelerin kaydedildiğidir: kim imzaladı, ne zaman, hangi IP adresinden, belgenin hangi sürümü önündeydi ve o sürüm sonradan değişikliklerin gösterilebilmesi için mühürlendi mi. Proposal Expert, eIDAS kapsamında bu denetim kaydıyla ve belge başına kriptografik bir mühürle bir SES sunar. Bu bilinçli olarak nitelikli imza (QES) değildir, ki ona yalnızca belirli senetler ve kamu kurumu işlemleri için ihtiyaç duyarsınız. Karşılaştırırken bir aracın seviyeyi adlandırıp adlandırmadığını kontrol edin. Hiçbir açıklama olmadan kullanılan "hukuken geçerli" gibi ifadeler çok az şey söyler, çünkü neredeyse her imza hukuken geçerlidir. Asıl soru, iş bir uyuşmazlığa geldiğinde elinizde ne kadar delil olduğudur.
Neredeyse her karşılaştırmada beş sağlayıcı çıkar ve her biri farklı bir köşede durur. PandaDoc teklifler, fiyat teklifleri ve sözleşmeler için bir doküman otomasyonu platformudur, yani İK belgelerini ve iç onayları da aynı sistemde yürütmek isteyen kurumlara uyar. Proposify yıllardır ajanslara odaklandı, bir bölüm düzenleyicisi ve geniş bir şablon kütüphanesiyle, ki bu rol yapısında kendini gösterir. Qwilr teklifleri etkileşimli web sayfaları olarak sunar ve görsel sunum ana önceliğinizse güçlüdür. Better Proposals bilinçli olarak basittir, e-imza ve Zapier üzerinden CRM bağlantılarıyla hızlı ve şablona dayalı tekliflere yöneliktir. DealHub, fiyat teklifi yapılandırıcısı, ürün kuralları, iskonto matrisleri ve sözleşme yönetimi olan kurumsal bir CPQ ve teklif paketidir, ki bu bir danışmanlık teklifinden farklı bir satış türüne uyar. Proposal Expert ise yapay zeka yazım yardımı, etkileşim puanıyla gerçek zamanlı takip ve HubSpot, Salesforce ve Monday ile çift yönlü CRM eşitlemesi birleşiminde konumlanır, ücretsiz bir plan ve 16 arayüz diliyle. Bunların hiçbiri herkes için doğru değildir. Çok sayıda varyantı olan ürünler satıyorsanız önce CPQ'ya bakın. Ağırlıklı olarak küçük ve tekrar eden fiyat teklifleri gönderiyorsanız hafif bir araç keyiflidir. Müşteri tarafında birkaç kişinin okuyacağı çok sayfalı teklifler yazıyorsanız yapay zeka, takip ve CRM daha ağır basar.
Fiyatlar yapı olarak çok farklılaşır, bu yüzden yıllık bazda ve gönderilen teklif başına karşılaştırın. Bir örnek üzerinden gidelim. Ayda 8 teklif gönderiyorsanız ve ayda 24 euro ödüyorsanız, her teklif yazılımda 3 euroya mal olur. Ayda 59 euro ve 30 teklifte bu, teklif başına kabaca 2 eurodur. Proposal Expert'in ücretsiz bir planı (ayda 3 teklif ve 25 yapay zeka kredisi), ayda 24 euroya Starter ve kullanıcı başına ayda 59 euroya Professional planı vardır. PandaDoc, Proposify, Qwilr, Better Proposals ve DealHub için güncel tarifeleri kendi fiyat sayfalarında bulabilirsiniz, bunlar düzenli olarak değişir ve burada eskimiş bir tutar vermenin pek anlamı yoktur. Her araçta üç şeye dikkat edin: fiyat kullanıcı başına mı hesap başına mı, elektronik imzalar dahil mi yoksa ayrı mı faturalanıyor ve aylık olarak iptal edebiliyor musunuz. Sakin bir ayda size hiçbir şeye mal olmayan bir araç, başlama eşiğini hatırı sayılır ölçüde düşürür.
İki ya da üç araçta, sağlayıcının örnek malzemesiyle değil gerçek bir müşteri vakasıyla bir deneme teklifi kurun. Bunu bir meslektaşınıza ve telefonunuzda kendinize gönderin. Fiyat yapısının içinde bir tersine KDV satırı ve bir isteğe bağlı kalem varken nasıl okunduğuna bakın. Kendiniz imzalayın ve geri aldığınız delile bakın. Başlangıçta ihtiyacınız olmadığını düşünseniz bile aracı CRM'inize bağlayın, çünkü insanların sonradan araç değiştirme nedeni genellikle budur. Bu adımları bir öğleden sonrada geçerseniz, hiçbir karşılaştırma tablosunun söyleyebileceğinden fazlasını bilirsiniz. Tam özellik listesi için bu sitedeki karşılaştırma sayfalarına bakın, orada Proposal Expert bu araçların her biriyle madde madde karşılaştırılıyor.
Ayda birkaç teklif gönderen bir serbest çalışan ya da küçük bir ekip için genellikle evet. Proposal Expert'in ücretsiz planı size elektronik imza ve takiple birlikte ayda 3 teklif verir. Sınıra çarptığınızı kendiniz fark edersiniz ve yükseltmek o zaman tek tıklık bir iştir, üstelik tekliflerinizi taşımanız gerekmez.
Hayır ve bir aracı bu yüzden elemeyin de. Yine de büyüyüp geçebileceğiniz CRM'e, örneğin HubSpot ya da Pipedrive'a bağlanan bir araç seçmek akıllıcadır. Aksi halde bir yıl sonra tüm teklif sürecinizi yeniden kurarsınız.
Genellikle bire bir değil. Getirebileceğiniz şey içeriktir: standart metinler, koşullar ve fiyat satırları. Çoğu araç, bu içeriği yarım saatte yeniden kurduğunuz bir şablon düzenleyicisi sunar. Proposal Expert'te ayrıca mevcut bir metni brif olarak yapıştırabilirsiniz, ardından yapay zeka bunu ilk taslağa dönüştürür.