Şablonlar zaman kazandırır ama sıradan hissettirebilir. Sıfırdan yazmak kişisel gelir ama saatler alır. Yedi nokta üzerinde dürüst bir karşılaştırma, hesaplanmış bir maliyet örneği ve sıfırdan başlamanın doğru karar olduğu durumlar.
Soru genellikle ya o ya bu biçiminde kurulur. Ya bir şablon kullanıp sıradan bir şey teslim edersiniz ya da her teklifi sıfırdan yazıp kişisel bir şey teslim edersiniz. Uygulamada bu, iki uç arasında bir seçim değil bir kaydırıcıdır. Her teklifin her müşteri için neredeyse aynı olan bir kısmı vardır, örneğin çalışma biçiminiz, koşullarınız ve fiyatlandırmayı kurgulama şekliniz. Bir de yalnızca bu müşteri için geçerli olan bir kısmı vardır, örneğin sorun analizi ve önerilen yaklaşım. Yani asıl soru şablon mu özel mi değil, teklifinizin ne kadarının yeniden kullanılabilir yapı ve ne kadarının müşteriye özgü içerik olduğudur.
Rakamları kendi durumunuz için hesaplayın. Diyelim ki ayda 8 teklif gönderiyorsunuz ve sıfırdan bir teklif, yapıyı düşünmek, metni yazmak, fiyatlandırmayı kurmak ve biçimlendirmek dahil 4 saatinizi alıyor. Bu ayda 32 saat eder, neredeyse tam bir iş haftası. Yalnızca müşteriye özgü bölümleri doldurduğunuz sağlam bir şablonla aynı teklif 1 ila 1,5 saat sürer. Bu ayda 8 ila 12 saattir, yani müşteri görüşmelerine ya da işin kendisine ayırabileceğiniz yaklaşık 20 saatlik bir tasarruf. Bu rakamlar bir örnektir, sizinkiler farklı olabilir, ancak oran birçok hizmet işletmesi için geçerlidir. Çoğu zaman zamanın büyük kısmının benzersiz bölümlere değil, daha önce on kez yazdığınız şeyleri yeniden biçimlendirmeye gittiğini görürsünüz.
İkisini yedi nokta üzerinde yan yana koyun ve her birinin nerede kazandığı konusunda dürüst olun. Teklif başına süre: şablon açık ara kazanır, sıfırdan yazmak katbekat pahalıya gelir. Kişiselleştirme: zaman ayırırsanız sıfırdan yazmak kazanır, ancak özel bölümleri açıkça işaretlenmiş bir şablon buna çok yaklaşır. Tutarlılık: şablon kazanır, her teklif aynı yapıya ve tona sahiptir, bu da özellikle birkaç meslektaş teklif yazdığında önemlidir. Hatalar: şablon kazanır, çünkü koşullar, vergi kuralları ve fiyat formülleri bir kez ayarlanır ve doğru kalır. Öğrenme eğrisi: ilk teklifiniz için sıfırdan yazmak kazanır, bir şablonun önce kurulması gerekir. Ölçeklenebilirlik: ayda birkaç tekliften fazlasını gönderdiğiniz anda şablon kazanır. Müşteri üzerindeki izlenim: berabere, çünkü özel bölümler gerçekten müşteriyle ilgili olduğu sürece müşteri arkadaki süreci değil içeriği değerlendirir. Toplamda sonuç, şablonun her zaman kazandığı değil, bir şablonun kendini amorti ettiği noktanın çoğu kişinin beklediğinden daha erken geldiğidir.
Şablonunuzu her müşteri için neredeyse aynı olan parçalardan kurun. 1. Durum, yaklaşım ve sonuç için sabit başlıklar içeren yönetici özetinin yapısı. 2. Ekibinizi, çalışma biçiminizi ve müşterilerin sizi seçme nedenini içeren hakkımızda bloğu. 3. Genel koşullar ve ödeme koşulları. 4. Her teklif için ilgili iki ya da üçünü seçtiğiniz bir vaka çalışmaları kütüphanesi. 5. Vergi kuralları ve varsa isteğe bağlı kalemlerle birlikte fiyat yapısı. 6. İmza sayfası ve onaydan sonraki adımlar. Bu altı parça hazır olduğunda dikkatiniz, müşterinin karar vermek için gerçekten okuduğu kısma gider. Sektöre göre uyarlayabileceğiniz hazır teklif şablonlarını şablonlar sayfasında bulursunuz.
Şablonunuz ne kadar iyi olursa olsun her müşteri için yeniden yazdığınız dört parça var. Sorun analizi, müşterinin kendi kelimeleriyle ve görüşmede duyduğunuz ayrıntılarla. Önerilen yaklaşım, genel bir teslim süresi yerine onların son tarihlerine uyan bir zaman planıyla. Fiyatlandırmanın kendisi, tutarlar, aşamalandırma ve bu kapsama ait seçeneklerle. Bir de sonraki adım, "ne düşündüğünüzü bana bildirin" yerine somut bir tarih ya da eylem. Bunların üstüne, büyük bir marka olmasa bile müşterinin istediğine benzeyen bir vaka çalışmasını teklif başına bir tane seçin.
Şablonun yolunuza çıktığı durumlar vardır. Yeni bir pazardaki ya da yeni bir hizmet türündeki ilk teklif, çünkü şablon çıkarabileceğiniz üç karşılaştırılabilir teklifiniz henüz yoktur. Müşterinin yapıyı belirlediği bir ihale ya da teklif çağrısı, çünkü o zaman sizin değil onların taslağını izlersiniz. Daha önce yaptığınız hiçbir şeye benzemeyen bir kapsama sahip stratejik bir anlaşma, burada benzersiz bir yapının emeği işin büyüklüğüyle karşılığını verir. Bir de şablonunuzu zaten bilen mevcut bir müşteri için hazırlanan teklif, burada tamamen farklı bir biçim üzerine düşündüğünüzü gösterir. Bu durumlarda sıfırdan yazın, ama sonucu saklayın. Aynı türden iki ya da üç tekliften sonra yeni bir şablonun temeline sahip olursunuz.
Şablonla başlayın, özel bölümleri görünür biçimde işaretleyin, örneğin [DOLDURULACAK] ile ya da renkli bir başlıkla. Sonra bunları bilinçli olarak doldurun. Proposal Expert'te bunu bir adım öteye taşıyabilirsiniz. Müşteri görüşmenizdeki notları brif olarak yapıştırırsınız ve yapay zeka asistanı bunları şablonunuzun yapısı içinde sorun analizinin ve yaklaşımın ilk sürümüne dönüştürür. Tam bir yapay zeka taslağı 20 kredi tutar ve ücretsiz plan ayda 25 kredi ile 3 teklif içerir, yani bunu abonelik olmadan deneyebilirsiniz. Ardından metni elle düzenlersiniz, çünkü yapay zeka müşterinizi sizin kadar iyi tanımaz. Sonuç, yapı olarak diğer tüm tekliflerinizle tutarlı, içerik olarak tamamen bu müşteriyle ilgili bir tekliftir. Bu, teklif başına süreyi saatlerden on beş dakika ile bir saat arasında bir yere indirir, üstelik müşterinin okuduğu hiçbir şeyden vazgeçmeden.
Yalnızca özel bölümler müşteriyle ilgili değilse fark eder. Müşteri sorun analizini ve yaklaşımı okur ve dinleyip dinlemediğinizi bunlardan anlar. Koşullarınızın ve hakkımızda bloğunuzun başka bir müşteriyle aynı olması fark edilmez ve sorun değildir. Fark edilen şey, yanlış bir şirket adı ya da tamamen farklı bir sektörden bir vaka çalışmasıdır.
Müşteri başına değil, hizmet türü başına bir şablonla başlayın. Üç hizmeti olan bir danışmanlık şirketinin üç şablona ihtiyacı vardır. Yalnızca belirli bir teklif türü için metnin yarısından fazlasını yeniden yazdığınızı fark ettiğinizde yenisini oluşturun. Bakımını yapabileceğinizden fazla şablon çoğunlukla eskimiş koşullar ve fiyatlar üretir.
Biçimlendirmeyi bire bir taşıyamazsınız, içeriği taşıyabilirsiniz. Standart metinlerinizi, koşullarınızı ve fiyat kurallarınızı şablon düzenleyicisine kopyalayın ve yapıyı yarım saatte yeniden kurun. Avantajı, şablonun artık tek bir yerde yaşamasıdır, böylece koşullarınızdaki bir değişiklik sonraki her teklife otomatik olarak yansır.