Hoeveel je vraagt, welke tekst je in de offerte zet en wat de wet en de Belastingdienst zeggen
Een aanbetaling vraag je door in je offerte vast te leggen welk deel van de prijs de klant vooraf betaalt en op welk moment. Zegt de klant ja, dan hoort die afspraak bij de overeenkomst en stuur je een factuur voor de aanbetaling. Met een aanbetaling hoef je materiaal niet voor te financieren en weet je dat de klant het meent. Verkoop je een zaak aan een consument, dan geldt een wettelijke grens van de helft van de prijs (artikel 7:26 lid 2 BW). Hieronder lees je hoeveel je vraagt, welke tekst je in je offerte zet, wat er bij annulering gebeurt en hoe je de btw factureert.
Wat is een aanbetaling en waarom vraag je er een?
Een aanbetaling is een deel van de prijs dat de klant betaalt voordat je begint of levert. Andere woorden zijn vooruitbetaling en voorschot, en de factuur heet dan een voorschotnota. Je verrekent de aanbetaling met de eindfactuur.
Cashflow: je maakt kosten voor materiaal of inhuur voordat je eerste factuur betaald is. De aanbetaling voorkomt dat je dat voorfinanciert
Commitment: een klant die al heeft betaald, zegt minder snel af. Jij houdt de dagen in je agenda voor hem vrij
Materialen en maatwerk: wat je speciaal voor deze klant bestelt of maakt, kun je vaak niet aan een ander kwijt
Hoeveel aanbetaling vraag je als zzp'er of ondernemer?
Voor zakelijke klanten bestaat er geen wettelijk percentage. Je spreekt het af in de offerte. In de praktijk zie je vaak een aanbetaling tussen een kwart en de helft van de prijs. Het juiste deel hangt af van wat je vooraf moet uitgeven en hoe lang de opdracht loopt.
Een webdesigner die 50 procent factureert bij akkoord en 50 procent bij oplevering
Een aannemer die de betaling koppelt aan de bouwfasen, zoals in het offerte voorbeeld bouw: 30, 30, 30 en 10 procent
Een leverancier van maatwerk die een groter deel vraagt bij de bestelling, omdat het materiaal direct wordt ingekocht
Een kleine klus of een vaste klant, waarbij je geen aanbetaling vraagt en achteraf factureert
Hoeveel aanbetaling mag je vragen aan een consument?
Verkoop je een zaak aan een consument, dan betaalt de koper in principe bij de aflevering. Je kunt hem verplichten tot een vooruitbetaling van ten hoogste de helft van de koopprijs (artikel 7:26 lid 2 BW). Dat geldt bij een consumentenkoop: de koop van een roerende zaak, zoals een meubel of een apparaat, door een particulier van een ondernemer (artikel 7:5 lid 1 BW). Ook een zaak die je nog moet maken, zoals een kast op maat, valt daaronder (artikel 7:5 lid 4 BW). Een beding in je algemene voorwaarden dat de consument tot meer verplicht, geldt als onredelijk bezwarend (artikel 7:6 lid 2 BW). Houd bij consumenten dus de helft als bovengrens aan. Artikel 7:26 staat in de titel over koop, dus voor een dienst of een verbouwing geldt deze grens niet rechtstreeks.
Hoe zet je een aanbetaling in je offerte en betalingsvoorwaarden?
Zet de aanbetaling direct onder de prijstabel en herhaal hem in de betalingsvoorwaarden. Noem het percentage en het bedrag, zodat de klant niet hoeft te rekenen. Voor een consument noem je het bedrag inclusief btw. Leg ook vast wanneer je begint en wat er gebeurt als de klant afzegt. In Proposal Expert rekent de prijstabel de btw en de totalen uit, ook per regel. Deze teksten kun je overnemen.
Zakelijk: "Bij akkoord op deze offerte factureren wij een aanbetaling van 40 procent, dat is 2.400 euro exclusief btw, met een betaaltermijn van 14 dagen. Wij plannen de werkzaamheden in zodra de aanbetaling is ontvangen. Het restant van 3.600 euro exclusief btw factureren wij bij oplevering."
Consument: "Bij ondertekening van deze offerte betaalt u een aanbetaling van 50 procent, dat is 1.815 euro inclusief btw. Het restant van 1.815 euro betaalt u bij aflevering."
Termijnen: "Wij factureren 30 procent bij akkoord, 30 procent na de ruwbouw, 30 procent na het plaatsen van het dak en 10 procent bij oplevering, telkens met een betaaltermijn van 14 dagen."
Annulering: "Annuleert u de opdracht na akkoord, dan verrekenen wij de aanbetaling met de kosten die wij al hebben gemaakt, zoals ingekocht materiaal en gewerkte uren. Wat overblijft, betalen wij binnen 14 dagen terug."
Wat gebeurt er met een aanbetaling als de klant afzegt?
Dat hangt vooral af van wat je hebt afgesproken, daarom hoort een annuleringsregel in de offerte. Heb je niets afgesproken, dan bepaalt de wet het, en die regels verschillen per soort overeenkomst. Gaat het om een groot bedrag of is er al een geschil, laat dan een jurist meekijken.
Aanneming van werk, zoals een verbouwing: de opdrachtgever mag altijd opzeggen, maar betaalt dan de prijs van het hele werk min de besparingen die de opzegging jou oplevert (artikel 7:764 BW). De aanbetaling telt mee in die afrekening
Een consument met wie je op afstand of buiten je bedrijfsruimte contracteert, bijvoorbeeld via je website of bij hem thuis, heeft 14 dagen bedenktijd (artikel 6:230o BW). Ontbindt hij, dan betaal je alle ontvangen betalingen binnen 14 dagen terug (artikel 6:230r BW)
Maatwerk voor een consument: voor zaken die je volgens zijn specificaties maakt, geldt die bedenktijd niet (artikel 6:230p onderdeel f BW)
Hoe zit het met btw over een aanbetaling?
Over een aanbetaling reken je btw, net als over de rest van de prijs. De btw is uiterlijk verschuldigd op het moment dat je de betaling ontvangt, ook als je nog niets hebt geleverd (artikel 13 lid 2 Wet op de omzetbelasting 1968). Aan een zakelijke klant stuur je voor een vooruitbetaling verplicht een factuur (artikel 34c lid 1 Wet OB), en wel voordat het bedrag opeisbaar is (artikel 34g Wet OB). Op de voorschotnota vermeld je het btw-bedrag. Op de eindfactuur breng je het restant in rekening met het resterende btw-bedrag. Een rekenvoorbeeld bij 6.000 euro exclusief 21 procent btw en 40 procent aanbetaling:
Aanbetalingsfactuur: 2.400 euro plus 504 euro btw, samen 2.904 euro
Eindfactuur: 6.000 euro plus 1.260 euro btw is 7.260 euro, min de aanbetaling van 2.904 euro. Te betalen: 3.600 euro plus 756 euro btw, samen 4.356 euro
Hoe maak je een termijnfactuur of een factuur voor de aanbetaling?
Een aanbetalingsfactuur en een termijnfactuur zijn gewone facturen, met onder meer een factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, het btw-tarief en het btw-bedrag (artikel 35a Wet OB). Staat de datum van de vooruitbetaling vast en wijkt die af van de factuurdatum, dan vermeld je die ook (artikel 35a lid 1 onderdeel g Wet OB). Maak daarnaast elke termijn herkenbaar.
Een verwijzing naar het offertenummer en de datum van akkoord
Welke termijn het is, bijvoorbeeld termijn 2 van 4, met het percentage en de fase
Op de eindfactuur: het totaal van de opdracht, de termijnen die al zijn gefactureerd met hun factuurnummers, en het restant met de resterende btw
Veelgestelde vragen
Mag je als zzp'er een aanbetaling vragen?
Ja. Een aanbetaling is een betalingsafspraak, en die maak je als zzp'er net zo goed als een groot bedrijf. Met zakelijke klanten spreek je elk percentage af. Bij de verkoop van een zaak aan een consument is de helft van de prijs de grens (artikel 7:26 lid 2 BW).
Is een aanbetaling hetzelfde als een voorschot of een borg?
Een aanbetaling, een voorschot en een vooruitbetaling zijn in de praktijk hetzelfde: een deel van de prijs dat vooraf wordt betaald en dat je verrekent met de eindfactuur. Een borg is iets anders. Dat is een zekerheid die de klant terugkrijgt als alles goed is gegaan, bijvoorbeeld bij de verhuur van materiaal.
Wat doe je als de klant de aanbetaling niet betaalt?
Stuur na de betaaltermijn een vriendelijke herinnering met de factuur als bijlage. Staat in je offerte dat je inplant zodra de aanbetaling binnen is, dan weten beide partijen dat de startdatum pas na betaling vastligt. Levert de herinnering niets op, bel de klant dan. Soms is de factuur gewoon bij de verkeerde persoon beland.
Moet je btw afdragen over een aanbetaling die nog niet binnen is?
Dat kan. Heb je afgesproken dat de klant vooruit moet betalen, dan stuur je volgens de Belastingdienst de factuur vóór het bedrag opeisbaar is en geef je de btw aan in het aangiftetijdvak waarin de factuurdatum valt. Werk je met het factuurstelsel, dan geef je die btw dus aan, ook als de klant nog niet heeft betaald. Betaalt de klant vrijwillig vooruit zonder dat je dat hebt afgesproken, dan ben je de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt.