Viwango vinne vya ubinafsishaji katika mapendekezo, na kwa nini kiwango cha 4 kinabadilisha kila kitu. McKinsey inaonyesha kuwa ubora wa ubinafsishaji unazalisha 40% zaidi ya mapato.
Makampuni yanayofanya vizuri katika ubinafsishaji yanazalisha 40% zaidi ya mapato kuliko wastani wa wafanyaji. Hiyo ndiyo hitimisho la ripoti ya McKinsey ya "Next in Personalization" (Arora et al., 2021), kulingana na utafiti wa kina katika mamia ya makampuni.
Katika mapendekezo, ubinafsishaji labda ni kipengele kisichothaminiwana zaidi cha mafanikio. Majibu ya jumla, yaliyonakiliwa ni moja ya sababu kuu za kushindwa (Loopio, 2025). Na bado makampuni mengi yanachukulia ubinafsishaji kama kujaza jina katika kiolezo.
Kuna viwango vinne vya ubinafsishaji. Mapendekezo mengi yako katika kiwango cha 1 au 2. Mapendekezo yanayoshinda yako katika kiwango cha 4.
Hili ni pendekezo unalolitambua kwa misemo kama "Ndugu Mheshimiwa" au "Shirika lako." Kiolezo kilitumwa bila ubinafsishaji wowote. Maandishi yale yale, muundo ule ule, mifano ile ile, bila kujali mteja.
Mtathmini anafikiri: "Hii ni bidhaa ya wingi. Hawakujishughulisha hata kuangalia sisi ni nani."
Jina la mteja na nembo ya kampuni vimewekwa. Labda jina la mtu wa kuwasiliana linaonekana katika salamu. Lakini maudhui kwa ujumla ni sawa na pendekezo lililokwenda kwa kampuni tofauti wiki iliyopita.
Hii ni bora kuliko hakuna kitu, lakini athari ni ndogo. Mtathmini anaona kuwa ni kiolezo chenye jina lililoingizwa. Haihisi kuwa ya kibinafsi. Inahisi kama barua ya mchanganyo.
Pendekezo linarejelea sekta ya mteja na hali yao ya jumla. Mifano na marejeleo ni husika kwa sekta. Istilahi inalingana na sekta. Umakini umewekwa kuhusu taarifa gani ni husika kwa mteja huyu.
Hiki ndicho kiwango ambacho mapendekezo mengi "mazuri" yanakuwepo. Kinadhihirisha ushiriki na utaalamu. Lakini kitu muhimu bado kinakosekana.
Pendekezo linarejelea changamoto mahususi zilizojadiliwa katika mazungumzo ya awali. Linatumia lugha na istilahi ya mteja mwenyewe ("mnaiita 'kickoff ya wiki,' kwa hivyo tunatumia hiyo kama msingi wetu"). Suluhisho limeundwa kwa uwazi kulingana na malengo yao ya kimkakati.
Hiki ndicho kiwango kinachoamsha kanuni za Cialdini za kujitolea na umoja. Kujitolea (Freedman & Fraser, 1966) kwa sababu unarejelea kile mteja amesema awali, na kusababisha wajitolee kwa kauli zao wenyewe. Umoja (Cialdini, 2021) kwa sababu hisia ya "sisi" inaibuka: "wanatueleewa kweli."
Utafiti katika Psychology & Marketing unathibitisha kuwa ubinafsishaji unaathiri imani kwa njia chanya, na kwamba imani kisha inasuluhisha nia ya ununuzi (Tran et al., 2021). Kwa hivyo athari si ya moja kwa moja bali inafanya kazi kupitia utaratibu wa imani: ubinafsishaji wa kina hujenga imani, imani husababisha ununuzi.
Tofauti kati ya kiwango cha 2 na kiwango cha 4 si maandishi zaidi au juhudi zaidi. Ni maandalizi bora zaidi.
Sikiliza wakati wa mazungumzo ya mauzo. Andika maneno halisi ambayo mteja anatumia kwa tatizo lao. Andika vipaumbele vyao vya kimkakati. Andika wasiwasi na pingamizi zao. Maandishi haya ni msingi wa pendekezo lililobishanishwa.
Rejelea maneno yao. "Katika mkutano wetu wa Machi 12, ulitambua muda wa uongozi wa michakato ya mapendekezo kama kuchanganya kwako kubwa zaidi. Hasa, ulionyesha kuwa mchakato wa sasa unachukua siku 14 na kwamba hii inagharama moja kwa moja mapato. Pendekezo letu limeundwa kutatua hasa tatizo hilo."
Tumia istilahi yao. Ikiwa mteja anarejelea "mkutano wa wiki wa standup," tumia "mkutano wa wiki wa standup." Si "mkutano wa wiki." Si "kikao cha timu." Maneno yao yanaonyesha kuwa umesikiliza.
Unganisha suluhisho lako na malengo yao. "Ulionyesha kuwa kuboresha NPS kwa alama 20 ni moja ya malengo yako ya mwaka. Mbinu yetu katika awamu ya 2 inalenga mahususi sehemu tatu za mguso tunazotambua kama fursa kubwa zaidi ya kuboresha NPS yako."
Alama 9 inafungua pendekezo kwa rejea ya mazungumzo na mteja, inataja changamoto zao mahususi, inatumia istilahi yao wenyewe, na inaunganisha kila shughuli iliyopendekezwa na lengo au wasiwasi mahususi wa mteja. Pendekezo lote linasomeka kana kwamba liliandikwa kwa ajili ya mteja huyu hasa (na liliandikwa hivyo).
Alama 2 ni pendekezo lile lile lililokwenda kwa kampuni tofauti wiki iliyopita, na jina tofauti katika salamu. Mtathmini anapambana hili mara moja.
Ubinafsishaji wa kina unahitaji muda wa ziada. Saa moja, labda mbili. Lakini ikiwa uwekezaji huo unafanya tofauti kati ya kushinda na kushindwa katika kazi ya €50,000, ROI ni dhahiri.
Na habari njema ni: ikiwa unaandika mazungumzo yako ya mauzo vizuri, tayari una taarifa zote. Ni suala tu la kuingiza taarifa hiyo katika pendekezo lako. Si kama wazo la ziada, bali kama msingi.
Arora, N., Ensslen, D., Fiedler, L., Liu, W. W., Robinson, K., Stein, E., & Schüler, G. (2021). The value of getting personalization right or wrong is multiplying. McKinsey & Company.
Cialdini, R. B. (2021). Influence: The psychology of persuasion (New and expanded ed.). Harper Business.
Freedman, J. L., & Fraser, S. C. (1966). Compliance without pressure. Journal of Personality and Social Psychology, 4(2), 195–202.
Loopio. (2025). 2025 RFP response benchmarks and trends report. Loopio.
Tran, T. P., Muldrow, A., & Ho, K. N. B. (2021). Understanding the role of personalization. Psychology & Marketing, 38(12), 2196–216. https://doi.org/10.1002/mar.21578