Een AI offerte maak je niet met een druk op de knop, maar met een goede briefing en een scherpe controle achteraf. Zo werkt het van briefing naar concept, sectie voor sectie, en dit check je altijd voordat je verstuurt.
Een AI offerte is een offerte waarvan de eerste versie is geschreven door een taalmodel op basis van een briefing die jij aanlevert, en die jij daarna controleert en aanscherpt. De AI schrijft dus niet de offerte, hij schrijft het concept. Dat onderscheid is belangrijk, want het bepaalt hoe je de tool gebruikt. Wie de uitkomst ongelezen verstuurt, krijgt vroeg of laat een klant die vraagt waarom er een verkeerde naam of een onmogelijke planning in staat. Wie de AI gebruikt om de lege pagina te verslaan en daarna een kwartier redigeert, bespaart in de praktijk een groot deel van de schrijftijd en houdt de kwaliteit in eigen hand. Bij Proposal Expert heet de AI-assistent Fred. Hij zit in de editor, kent de structuur van je offerte en werkt op basis van wat jij hem vertelt over de klant.
De werkwijze bestaat uit vier stappen. 1. Verzamel je materiaal: gespreksnotities, een e-mail van de klant, een oud voorstel voor een vergelijkbare opdracht, of gewoon vijf zinnen die je zelf typt. Plak dat in het briefingveld, tot ongeveer 10.000 tekens. 2. De AI maakt daar een gestructureerde briefing van: wie is de klant, wat is het probleem, wat bied je aan, welk budget en welke termijn. Die briefing zie je en kun je corrigeren voordat er iets wordt geschreven. Dit is het moment om onjuiste aannames weg te halen. 3. Op basis van de goedgekeurde briefing vult de AI de secties van je offerte: inleiding, situatie, aanpak, planning, investering en volgende stap. 4. Je opent het concept in de editor en leest het van boven naar beneden. Een briefing van tien regels levert doorgaans een concept van twee tot drie pagina's op, dat is genoeg om te reageren op, en te weinig om blind te vertrouwen.
Het concept is het begin, niet het eind. In de editor kun je per sectie drie dingen doen. Herschrijven: je geeft een instructie zoals "korter" of "meer gericht op de risico's van niets doen" en de sectie wordt opnieuw geschreven met behoud van de feiten. Genereren: een sectie die de AI heeft overgeslagen omdat de briefing er niets over zei, bijvoorbeeld een sectie met cases, laat je alsnog schrijven. Scoren: de AI beoordeelt de sectie op helderheid, klantgerichtheid en overtuigingskracht en geeft concrete verbeterpunten. Werk van groot naar klein. Eerst de structuur en de volgorde van secties, dan de inhoud per sectie, dan pas de toon en de zinsbouw. Wie begint met zinnen polijsten in een sectie die later wordt geschrapt, verspilt tijd en credits. Bekijk voorbeelden per branche om te zien hoe een afgeronde offerte eruit kan zien.
Deze vijf punten controleer je bij elke AI offerte, zonder uitzondering. 1. Namen en bedrijfsgegevens: de AI kan een naam verkeerd overnemen uit een slordige briefing. 2. Prijzen en btw: de AI schrijft tekst, maar de prijstabel bouw je zelf op met de juiste btw-regels. Controleer of de bedragen in de tekst overeenkomen met de tabel. 3. Scope en uitsluitingen: staat er iets in de aanpak dat je niet gaat leveren, of ontbreekt er iets dat de klant wel verwacht? 4. Beloften en termijnen: "binnen twee weken live" klinkt goed, maar heeft de AI dat verzonnen of stond het in je briefing? 5. Juridische voorwaarden: verwijs naar je eigen algemene voorwaarden en laat de AI geen eigen voorwaarden formuleren. Een praktische regel: alles wat een getal, datum of naam bevat, controleer je tegen de bron. Alles wat een argument of toelichting is, lees je op toon en juistheid.
Proposal Expert werkt met AI-credits, zodat je vooraf weet wat je gebruikt. De kosten per actie: een volledig AI-concept vanuit een briefing kost 20 credits, een losse sectie genereren 5, een sectie herschrijven 3, een sectie scoren 2 en een volledige offerte scoren 8. Het gratis plan bevat 25 credits per maand, genoeg voor een compleet AI-concept plus een paar herschrijvingen. Starter bevat 100 credits per maand voor 24 euro, Professional 250 per gebruiker voor 59 euro. Een voorbeeld: een offerte waarbij je een concept laat maken, drie secties herschrijft en het geheel laat scoren kost 20 plus 9 plus 8 is 37 credits. Op Starter doe je dat dus ongeveer twee keer per maand naast je andere AI-gebruik, op Professional zes keer. Credits die je niet gebruikt vervallen aan het eind van de maand, dus plan je AI-concepten in de maand waarin je ze nodig hebt.
Drie afspraken die je mag verwachten van elke AI-tool en die Proposal Expert hanteert. Ten eerste worden de teksten van je offertes niet gebruikt om taalmodellen te trainen. Ten tweede gaan er bij het scoren van een offerte geen persoonsgegevens naar het model: namen, e-mailadressen en telefoonnummers worden voor de beoordeling weggehaald, want de score gaat over de tekst en niet over de persoon. Ten derde kun je zien welke AI-acties er in je werkruimte zijn uitgevoerd, door wie en wanneer, via het creditoverzicht. Voor bedrijven die hun eigen modelsleutel willen gebruiken bestaat op de hogere plannen een bring-your-own-key-optie. Het uitgangspunt blijft dat jij bepaalt wat je in een briefing plakt. Laat gevoelige gegevens die niet in de offerte hoeven, zoals interne marges of persoonlijke opmerkingen over de klant, buiten de briefing.
Er zijn drie situaties waarin je beter zelf begint. Als de offerte vooral een prijstabel is met twee regels toelichting, kost een briefing schrijven meer tijd dan de tekst zelf. Als je een eerder voorstel voor dezelfde klant hebt dat vrijwel een op een hergebruikt kan worden, is dupliceren en aanpassen sneller. En als de opdracht juridisch of technisch zo specifiek is dat elke zin door een expert moet worden gecontroleerd, levert het concept weinig voorsprong op. In alle andere gevallen, en dat is de meerderheid van adviesvoorstellen, projectoffertes en dienstenpakketten, is de winst reëel: je begint met een leesbaar concept in plaats van een leeg document. Meer over de functies vind je op de pagina over de AI proposal generator.
Niet aan de offerte zelf. Wat de klant wel opmerkt is een generieke toon of een aanpak die niet aansluit op het gesprek. Dat voorkom je door een specifieke briefing te schrijven en het concept te redigeren in je eigen woorden.
De interface van Proposal Expert is beschikbaar in 16 talen en de AI schrijft in de taal van je briefing. Een Nederlandse briefing levert een Nederlands concept op, een Engelse briefing een Engels concept. Wil je een offerte in een andere taal, schrijf dan de briefing in die taal.
Je bestaande tekst blijft gewoon staan, alleen nieuwe AI-acties worden geblokkeerd tot de volgende maand of tot je upgradet. Je kunt de offerte altijd handmatig afmaken en versturen, de editor werkt zonder credits.