Offerte software vergelijk je niet op de lengte van de featurelijst maar op zes criteria: AI, e-handtekening, tracking, CRM-koppeling, prijs en Nederlandse btw-regels. Zo weeg je Offorte, Offri, CPQing en Proposal Expert eerlijk tegen elkaar af.
Offerte software is een online tool waarmee je offertes en voorstellen opstelt, verstuurt, laat ondertekenen en opvolgt vanuit een omgeving. In plaats van een Word-bestand dat je als pdf mailt, stuur je een link naar een webpagina die de klant op elk apparaat kan lezen en digitaal kan accepteren. De tool houdt bij wat er daarna gebeurt: is de offerte geopend, welke onderdelen zijn gelezen, is er getekend. In 2026 komt daar bij vrijwel elke aanbieder een AI-laag bovenop die helpt met schrijven en beoordelen. Dat maakt kiezen lastiger, want elke website belooft ongeveer hetzelfde. Dit artikel geeft je zes criteria waarmee je door de marketing heen kijkt en een keuze maakt die past bij hoe jij verkoopt.
Gebruik deze volgorde als checklist. 1. AI: schrijft de tool alleen losse zinnen of maakt hij van een briefing een compleet concept, en kun je secties los laten herschrijven? 2. E-handtekening: welk niveau binnen eIDAS wordt geleverd en is er een audit trail met tijdstip, IP-adres en verzegeling? 3. Tracking: zie je alleen "geopend" of ook per sectie hoe lang de klant leest, en krijg je een melding op het moment dat het gebeurt? 4. CRM-koppeling: worden deals, contacten en bedragen twee kanten op gesynchroniseerd of alleen geëxporteerd? 5. Prijs: wat kost het per gebruiker per maand, is er een gratis plan om mee te beginnen, en wat gebeurt er als je een maand niets verstuurt? 6. Nederlandse btw-regels: kan de tool 21 procent, 9 procent, 0 procent en btw verlegd naast elkaar op een offerte tonen, met een correcte totaalregel? Wie deze zes punten per tool invult heeft in een uur een vergelijking die meer zegt dan tien demo's.
Vraag bij elke AI-functie drie dingen. Wat gaat erin, wat komt eruit, en wat kost het. Een goede AI-assistent neemt een korte briefing (klant, probleem, aanbod, budget) en zet die om in een concept met inleiding, aanpak, planning en prijsopbouw. Daarna wil je per sectie kunnen bijsturen zonder het hele document opnieuw te laten genereren. Kijk ook naar het prijsmodel van de AI. Bij Proposal Expert kost een volledig AI-concept 20 credits en een losse sectie 5 credits, het gratis plan bevat 25 credits per maand. Dat is transparant en je kunt vooraf uitrekenen wat je nodig hebt. Bij tools die AI "onbeperkt" noemen wil je weten of daar een fair-use-grens onder zit. En check hoe de tool met je data omgaat: wordt de inhoud van je offerte gebruikt om modellen te trainen, en gaan er persoonsgegevens van je klant naar het model? Meer over de werking lees je bij de AI proposal generator.
Voor commerciële offertes in Nederland is een eenvoudige elektronische handtekening (SES) met bewijs in de praktijk voldoende. Het gaat om wat er om de handtekening heen wordt vastgelegd: wie heeft wanneer vanaf welk IP-adres getekend, welke versie van het document lag er voor, en is die versie daarna verzegeld zodat je wijzigingen kunt aantonen. Proposal Expert levert een SES binnen eIDAS met zo'n audit trail en een cryptografische verzegeling per document. Het is bewust geen gekwalificeerde handtekening (QES), die heb je alleen nodig voor specifieke aktes en overheidsprocedures. Let bij het vergelijken op of een tool het niveau benoemt. Termen als "rechtsgeldig" zonder toelichting zeggen weinig, want vrijwel elke handtekening is rechtsgeldig, de vraag is hoeveel bewijs je in handen hebt als het erop aankomt.
Er zijn vier aanbieders die je in vrijwel elke Nederlandse vergelijking tegenkomt. Offorte is een gevestigde Nederlandse speler met veel aandacht voor vormgeving en een groot template-aanbod, sterk als je vooral visueel wilt overtuigen. Offri richt zich op de eenvoudige offerte-en-factuur-flow voor kleine ondernemers en is daardoor snel eigen te maken. CPQing is een configure-price-quote-tool voor bedrijven met samengestelde producten, prijsregels en kortingsstructuren, en past daarmee bij een ander soort verkoop dan een adviesvoorstel. Proposal Expert positioneert zich op de combinatie van AI-schrijfhulp, realtime tracking met een engagement score en tweerichtings CRM-sync met HubSpot, Salesforce en Monday, met een gratis plan en 16 interface-talen. Geen van deze vier is voor iedereen de juiste. Verkoop je producten met veel varianten, kijk dan eerst naar CPQ. Stuur je vooral kleine, terugkerende offertes, dan is een lichte tool prettig. Schrijf je voorstellen van meerdere pagina's die door meerdere mensen bij de klant worden gelezen, dan wegen AI, tracking en CRM zwaarder.
Prijzen verschillen sterk in structuur, dus vergelijk op jaarbasis en per verstuurde offerte. Reken een voorbeeld door. Stuur je 8 offertes per maand en betaal je 24 euro per maand, dan kost elke offerte 3 euro aan software. Bij 59 euro per maand en 30 offertes is dat ongeveer 2 euro per offerte. Proposal Expert hanteert een gratis plan (3 offertes en 25 AI-credits per maand), Starter voor 24 euro per maand en Professional voor 59 euro per gebruiker per maand. Voor Offorte, Offri en CPQing kun je de actuele tarieven op hun eigen prijspagina's vinden, die veranderen regelmatig en het heeft weinig zin om daar hier een verouderd bedrag van te noemen. Let bij elke tool op drie dingen: of de prijs per gebruiker of per account is, of e-handtekeningen meegerekend zijn of apart worden afgerekend, en of je maandelijks kunt opzeggen. Een tool die je in een rustige maand niets kost, verlaagt de drempel om te beginnen aanzienlijk.
Maak een testofferte in twee of drie tools met een echte klantcase, niet met het voorbeeldmateriaal van de aanbieder. Stuur hem naar een collega en naar jezelf op je telefoon. Kijk hoe de prijsopbouw eruitziet met btw verlegd en een optionele regel. Teken hem zelf en bekijk het bewijs dat je terugkrijgt. Koppel de tool aan je CRM, ook als je dat in het begin niet nodig denkt te hebben, want dat is meestal de reden om later over te stappen. Als je deze stappen in een middag doorloopt, weet je meer dan uit welke vergelijkingstabel dan ook. Bekijk voor de volledige functielijst de pagina over offerte software van Proposal Expert.
Voor een ZZP'er of klein team dat een paar offertes per maand verstuurt, meestal wel. Het gratis plan van Proposal Expert geeft je 3 offertes per maand met e-handtekening en tracking. Je merkt vanzelf wanneer je tegen de grens aanloopt en dan is upgraden een kwestie van een klik, zonder dat je je offertes hoeft over te zetten.
Nee, en je moet er ook geen tool op afwijzen. Wel is het slim om te kiezen voor een tool die een koppeling heeft met het CRM waar je mogelijk naartoe groeit, zoals HubSpot of Pipedrive. Anders bouw je over een jaar je hele offerteproces opnieuw op.
Meestal niet een op een. Wat je wel kunt meenemen is de inhoud: standaardteksten, voorwaarden en prijsregels. De meeste tools bieden een template-editor waarin je die inhoud in een half uur opnieuw opbouwt. Bij Proposal Expert kun je een bestaande tekst ook plakken als briefing, waarna de AI er een eerste concept van maakt.