Als ZZP'er heb je geen goedkeuringsflows of SSO nodig, wel een nette opmaak, een e-handtekening, correcte btw en een manier om op te volgen. Dit is wat telt, wat je kunt overslaan en wat het gratis plan je geeft.
Offerte software voor ZZP'ers is een tool waarmee je in korte tijd een professionele offerte opstelt, digitaal laat ondertekenen en opvolgt, zonder functies te betalen die bedoeld zijn voor salesteams. Het verschil met software voor bedrijven zit niet in de kwaliteit van de offerte, maar in wat eromheen zit. Een team heeft goedkeuringsstappen, rollen en rapportages nodig. Jij hebt nodig dat de offerte er goed uitziet, dat de btw klopt, dat de klant met een klik kan tekenen en dat je weet wanneer je moet bellen. Dit artikel zet op een rij wat je wel en niet nodig hebt, hoe je met btw verlegd en de kleineondernemersregeling omgaat en wat je met een gratis plan kunt.
Vijf dingen, in volgorde van belang. 1. Een nette opmaak met je eigen logo en kleuren, want een offerte is vaak het eerste document dat de klant van je ziet. 2. Een e-handtekening zodat de klant niet hoeft te printen, en jij een bewijs hebt van wie wanneer akkoord ging. Proposal Expert levert een eenvoudige elektronische handtekening binnen eIDAS met audit trail, voor commerciële opdrachten voldoende. 3. Een prijstabel die zelf rekent en de juiste btw toepast, inclusief btw verlegd. 4. Inzicht in of de offerte is geopend, zodat je opvolging niet op gevoel gaat. 5. Een archief waarin je oude offertes terugvindt en kunt dupliceren voor een volgende klant. Alles daarbuiten is prettig maar niet noodzakelijk. Test bij het kiezen van een tool alleen deze vijf punten, dan ben je in een half uur klaar.
Laat je niet verleiden door functies die op een vergelijkingspagina indrukwekkend klinken maar die je als eenpitter nooit aanraakt. Goedkeuringsflows waarbij een manager een offerte vrijgeeft: jij bent de manager. Single sign-on en gebruikersrollen: er is een gebruiker. White-label en een eigen domein voor de offertepagina: je klant kent je naam al. Uitgebreide analytics over de conversie van een salesteam: bij vijf offertes per maand zie je de patronen zelf ook wel. Het risico van deze functies is niet dat ze in de weg zitten, maar dat je ervoor betaalt. Kies een plan waarin de vijf basisfuncties zitten en kijk pas verder als je gaat samenwerken met anderen. Op de prijzenpagina van Proposal Expert zie je per plan wat erin zit, het Starter-plan van 24 euro per maand is gericht op precies deze situatie.
Twee btw-situaties komen bij ZZP'ers vaak voor en moeten goed op je offerte staan. Btw verlegd: lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, of werk je als onderaannemer in de bouw, dan bereken je geen btw en zet je "btw verlegd" op de offerte met het btw-nummer van de klant. Je prijstabel moet dan een regel kunnen tonen zonder btw naast regels met 21 procent of 9 procent. De kleineondernemersregeling (KOR): blijft je omzet onder de 20.000 euro per jaar en heb je gekozen voor de KOR, dan bereken je helemaal geen btw en vermeld je dat op je offerte en factuur. Kies een tool waarin je per regel of per offerte het btw-tarief kunt instellen, inclusief 0 procent en verlegd, en die de totalen dan correct optelt. Controleer bij je eerste offerte de totaalregel handmatig, en bij twijfel over je eigen situatie overleg met je boekhouder, want de tool rekent wat jij instelt.
Opvolgen is voor veel ZZP'ers een lastig onderdeel. Je wilt niet zeuren, maar stilte betekent zelden nee. Een werkbare aanpak in drie stappen. Dag 0: verstuur de offerte met een korte mail en een voorstel voor een belmoment. Dag 2 tot 3: is de offerte geopend, stuur dan een korte vraag over het onderdeel dat de klant het langst heeft bekeken, bijvoorbeeld de planning. Is hij nog niet geopend, stuur dan een vriendelijke herinnering met de link. Dag 7: bel. Een tool die je een melding stuurt op het moment dat de klant de offerte opent, maakt stap twee concreet: je reageert op gedrag in plaats van op een kalender. Proposal Expert doet dit realtime en geeft per offerte een engagement score, zodat je bij meerdere openstaande offertes ziet welke aandacht verdient. Wil je voorbeeldteksten, kijk dan bij het artikel over follow-up mails in deze blog.
Het gratis plan van Proposal Expert is bedoeld voor incidenteel gebruik en bevat 3 offertes per maand, 25 AI-credits, 3 e-handtekeningen per maand, 5 templates en 1 merkkit. Daarmee kun je een compleet AI-concept laten schrijven (20 credits), het laten ondertekenen en de opening volgen. Verstuur je meer, dan is Starter voor 24 euro per maand (of 19 euro per maand bij jaarbetaling) de logische stap: 15 offertes per maand, 100 AI-credits, onbeperkt e-handtekeningen en 15 templates. Professional voor 59 euro per gebruiker per maand is bedoeld voor wie samenwerkt of geavanceerde analytics wil, voor een ZZP'er zelden nodig. Een rekenvoorbeeld: bij 6 offertes per maand op Starter betaal je 4 euro per offerte. Sluit je daarvan er een extra doordat de klant online kon tekenen in plaats van na een week printen, dan is de software betaald.
Loop deze zeven punten na met een echte offerte in de tool. Staat je logo en huisstijl er goed op, ook op een telefoon? Kun je per regel het btw-tarief kiezen, inclusief verlegd en 0 procent? Krijg je na ondertekening een bewijs met tijdstip en ondertekenaar? Zie je wanneer de klant de offerte opent? Kun je een oude offerte dupliceren met nieuwe klantgegevens? Kun je maandelijks opzeggen? Kun je gratis beginnen en later upgraden zonder je offertes te verliezen? Zeven keer ja, dan zit je goed. Begin met een gratis offerte template als je eerst je teksten op orde wilt hebben, en bekijk het stappenplan bij offerte maken als je vandaag een offerte moet versturen.
Voor gewone commerciële opdrachten tussen ondernemers wel. Een eenvoudige elektronische handtekening met audit trail legt vast wie wanneer akkoord ging op welke versie. Alleen voor specifieke aktes en sommige overheidsprocedures is een gekwalificeerde handtekening vereist, en dat zijn zelden ZZP-offertes.
Proposal Expert is gericht op offertes en voorstellen, niet op facturatie. De getekende offerte met bedragen kun je exporteren als pdf en als basis gebruiken voor je factuur in je boekhoudpakket. Koppelingen met Exact Online en Teamleader staan op de roadmap.
Op het gratis plan kun je die maand geen vierde offerte versturen, je bestaande offertes blijven gewoon beschikbaar. Je kunt op dat moment upgraden naar Starter en direct doorgaan. Downgraden naar gratis kan later altijd weer.