Een Word-template is gratis en vertrouwd, offerte software kost geld en vraagt een overstap. Wanneer is Word genoeg, wanneer verdient software zich terug, en hoe vergelijk je ze eerlijk op zeven punten.
Een offerte template is een vooraf opgemaakt document met vaste onderdelen (jouw gegevens, klantgegevens, omschrijving, prijstabel, voorwaarden, ondertekening) waarin je per klant alleen de variabele delen invult. In Word is dat een .docx-bestand dat je kopieert en aanpast. In offerte software is het een online sjabloon dat velden automatisch vult, de prijzen doorrekent en het resultaat als webpagina en pdf oplevert. Beide vormen zijn een template, het verschil zit in wat er om het document heen gebeurt: versturen, ondertekenen, opvolgen en bijhouden. Dit artikel zet de twee eerlijk naast elkaar, want Word is voor veel ondernemers een prima keuze en software is dat niet altijd.
Word volstaat in vier situaties. Je verstuurt hooguit een of twee offertes per maand, dus de tijd die je erin steekt is klein. Je offertes zijn kort, een pagina met een prijs en een toelichting, en de klant zegt meestal mondeling ja. Je klanten willen een pdf in de mail en niets anders, bijvoorbeeld omdat hun inkoopafdeling zo werkt. En je hebt geen behoefte om te weten of de offerte is gelezen, omdat je toch belt. In die gevallen kost software je geld en een gewenning zonder dat er iets tegenover staat. Download in dat geval een gratis offerte template, vul je gegevens in en bewaar hem als je eigen sjabloon. Let op twee dingen: zet je btw-nummer en KvK-nummer erop en houd een vaste plek voor de geldigheidsduur, want die wordt in Word vaak vergeten.
De grenzen van Word worden zichtbaar op het moment dat offertes onderdeel worden van een proces. Versiebeheer: na drie rondes wijzigingen heb je offerte_v3_def_FINAL.docx en weet niemand meer welke versie de klant heeft. Rekenwerk: een prijstabel in Word rekent niet zelf, dus een gewijzigd uurtarief betekent handmatig alle regels aanpassen en het risico van een verkeerd totaal. Ondertekenen: de klant print, tekent, scant en mailt terug, of stuurt een mailtje met "akkoord" dat je later moet terugvinden. Opvolgen: je weet niet of de pdf is geopend, dus je belt te vroeg of te laat. Consistentie: iedere collega heeft een eigen versie van het sjabloon met eigen kleuren en voorwaarden. Geen van deze punten is fataal bij twee offertes per maand. Bij tien per maand kosten ze samen uren.
De vergelijking, punt voor punt, met Word eerst en software daarna. Kosten: Word is gratis als je Office al hebt, software begint bij een gratis plan met limieten en loopt op tot enkele tientallen euro's per maand. Opmaak: Word geeft je volledige controle maar ook volledige verantwoordelijkheid, software geeft een vaste huisstijl die iedereen toepast. Rekenen: Word rekent niet, software rekent regels, btw-tarieven en optionele items automatisch door. Ondertekenen: Word vereist printen of een losse tool, software levert een e-handtekening met audit trail in hetzelfde document. Opvolgen: Word geeft geen inzicht, software toont of en hoe lang de klant heeft gelezen. Versiebeheer: Word werkt met bestandsnamen, software houdt versies bij met datum en wijzigingen. Hergebruik: Word vereist kopiëren en opschonen, software laat je dupliceren met nieuwe klantgegevens ingevuld. Op twee punten wint Word: het is gratis en je kent het al. Op de andere vijf wint software, en die vijf worden zwaarder naarmate je meer verstuurt.
Reken het uit met je eigen cijfers, dit is een voorbeeld. Stel dat een offerte in Word je 45 minuten kost: gegevens invullen, prijstabel bijwerken, pdf maken, mailen, later nabellen. Stel dat dezelfde offerte in software 20 minuten kost, omdat klantgegevens en prijsregels al klaarstaan en de opvolging automatisch loopt. Dat scheelt 25 minuten per offerte. Bij 4 offertes per maand is dat 100 minuten, bij 10 offertes ruim 4 uur. Waardeer je je tijd op 60 euro per uur, dan is 4 offertes per maand al goed voor 100 euro aan tijd en 10 offertes voor 250 euro. Zet daar de 24 euro van een Starter-plan tegenover en het omslagpunt ligt ergens rond de 2 offertes per maand. Dat is een rekensom met aannames, dus vul je eigen uurtarief en tijden in. Tel daarbij op wat een snellere handtekening waard is: een offerte die online in een minuut wordt getekend in plaats van na een week printen en scannen, is een opdracht die eerder start.
Overstappen hoeft geen project te zijn. Neem een Word-offerte waar je tevreden over bent, en bouw die in een half uur na als online template. Kopieer de vaste teksten letterlijk, zet je prijsregels in de prijstabel en koppel je algemene voorwaarden als bijlage. Stuur de eerste online offerte naar een klant die je goed kent en vraag wat die ervan vindt. Houd je Word-sjabloon nog een maand achter de hand voor klanten die per se een pdf willen, de meeste tools maken die pdf overigens ook gewoon. Na een maand weet je of het bij je past. Het gratis plan van Proposal Expert biedt 3 offertes per maand, genoeg om dit zonder kosten te proberen. Bekijk de offerte software pagina voor wat er precies in zit.
Een .docx-bestand importeren als werkend sjabloon kan bij de meeste tools niet, omdat de opmaak van Word niet vertaalt naar een webpagina. Wat wel snel gaat is de inhoud overnemen: teksten plakken, prijsregels invoeren, logo uploaden. Reken op een half uur voor een gemiddeld sjabloon.
Ja. Een offerte is een aanbod en dat mag in elke vorm. De vraag is wat er gebeurt bij acceptatie. Een mailtje met "akkoord" is geldig maar lastig te bewijzen als de mail kwijt is. Een e-handtekening met audit trail legt tijdstip, ondertekenaar en documentversie vast.
Ja. Proposal Expert en de meeste andere tools genereren naast de online versie een pdf die je kunt downloaden of meesturen. Klanten die alleen een pdf accepteren, bijvoorbeeld voor een inkoopsysteem, krijgen dus hetzelfde document in een vertrouwd formaat.