Como autónomo no necesitas flujos de aprobación ni SSO, pero sí un diseño limpio, una firma electrónica, un IVA correcto y una forma de hacer seguimiento. Esto es lo que cuenta, lo que puedes saltarte y lo que te da el plan gratuito.
El software de propuestas para autónomos es una herramienta que te permite montar rápido una propuesta profesional, hacerla firmar digitalmente y hacerle seguimiento, sin pagar por funciones que se construyeron para equipos de ventas. La diferencia con el software para empresas no está en la calidad de la propuesta, sino en lo que la rodea. Un equipo necesita pasos de aprobación, roles e informes. Tú necesitas que la propuesta quede bien, que el IVA sea correcto, que el cliente pueda firmar en un clic y saber cuándo llamar. Este artículo expone qué necesitas y qué no, cómo manejar una inversión del sujeto pasivo y un régimen para pequeñas empresas, y qué puedes hacer con un plan gratuito.
Cinco cosas, por orden de importancia. 1. Un diseño limpio con tu propio logotipo y tus colores, porque una propuesta suele ser el primer documento tuyo que ve un cliente. 2. Una firma electrónica para que el cliente no tenga que imprimir nada, y para que tengas pruebas de quién aceptó y cuándo. Proposal Expert entrega una firma electrónica simple dentro de eIDAS con audit trail, que es suficiente para el trabajo comercial. 3. Una tabla de precios que calcule sola y aplique el IVA correcto, incluida la inversión del sujeto pasivo. 4. Visibilidad de si se abrió la propuesta, para que tu seguimiento no se base en una sensación. 5. Un archivo en el que puedas encontrar propuestas antiguas y duplicarlas para el siguiente cliente. Todo lo que vaya más allá es agradable pero no necesario. Cuando pruebes una herramienta, comprueba solo estos cinco puntos y habrás terminado en media hora.
No te dejes tentar por funciones que suenan impresionantes en una página de comparación pero que como empresa de una persona no vas a tocar nunca. Flujos de aprobación en los que un responsable libera una propuesta: el responsable eres tú. Inicio de sesión único y roles de usuario: hay un solo usuario. Marca blanca y dominio propio para la página de la propuesta: tu cliente ya conoce tu nombre. Analítica extensa sobre la conversión de un equipo de ventas: con cinco propuestas al mes verás los patrones tú mismo. El riesgo de estas funciones no es que estorben, sino que pagues por ellas. Elige un plan que incluya los cinco básicos y solo mira más allá cuando empieces a trabajar con otras personas. La página de precios de Proposal Expert muestra por plan lo que incluye, y el plan Starter por 24 euros al mes apunta exactamente a esta situación.
Dos situaciones de IVA aparecen a menudo en los autónomos y las dos tienen que salir correctamente en tu propuesta. La inversión del sujeto pasivo: si prestas un servicio a una empresa de otro país, o trabajas como subcontratista en construcción, no repercutes IVA e indicas la inversión del sujeto pasivo en la propuesta junto con el número de IVA del cliente. Tu tabla de precios tiene entonces que poder mostrar una línea sin IVA junto a líneas con el tipo general o con un tipo reducido. Un régimen para pequeñas empresas: muchos países tienen un umbral por debajo del cual puedes optar por no repercutir IVA en absoluto, y si has elegido eso no repercutes IVA y lo indicas en tu propuesta y en tu factura. Elige una herramienta en la que puedas ajustar el tipo de IVA por línea o por propuesta, incluidos el cero y la inversión del sujeto pasivo, y que después sume los totales correctamente. Comprueba a mano la línea de total en tu primera propuesta, y si tienes dudas sobre tu propia situación habla con tu asesor fiscal, porque la herramienta calcula lo que tú le dices.
Hacer seguimiento es una parte difícil para muchos autónomos. No quieres dar la lata, pero el silencio rara vez significa no. Un enfoque viable en tres pasos. Día 0: envía la propuesta con un correo breve y una propuesta de llamada. Día 2 o 3: si la propuesta se ha abierto, manda una pregunta corta sobre la parte en la que el cliente pasó más tiempo, por ejemplo el calendario. Si aún no se ha abierto, manda un recordatorio amable con el enlace. Día 7: llama. Una herramienta que te avisa en el momento en que el cliente abre la propuesta hace concreto el segundo paso, porque respondes a un comportamiento y no a un calendario. Proposal Expert lo hace en tiempo real y da una puntuación de interés por propuesta, así que con varias propuestas abiertas ves cuál merece atención. Si quieres textos de ejemplo, mira el artículo sobre correos de seguimiento en este blog.
El plan gratuito de Proposal Expert está pensado para un uso ocasional e incluye 3 propuestas al mes, 25 créditos de IA, 3 firmas electrónicas al mes, 5 plantillas y 1 brand kit. Con eso puedes hacer que se escriba un borrador completo con IA (20 créditos), hacerlo firmar y seguir la apertura. Si envías más, Starter por 24 euros al mes (o 19 euros al mes pagando al año) es el paso lógico: 15 propuestas al mes, 100 créditos de IA, firmas electrónicas ilimitadas y 15 plantillas. Professional por 59 euros por usuario y mes está pensado para quien colabora o quiere analítica avanzada, algo que un autónomo rara vez necesita. Un ejemplo: con 6 propuestas al mes en Starter pagas 4 euros por propuesta. Si se cierra una operación extra porque el cliente pudo firmar online en lugar de después de una semana de imprimir, el software ya se ha pagado solo.
Repasa estos siete puntos con una propuesta real dentro de la herramienta. ¿Tu logotipo y tu identidad visual quedan bien, también en un móvil? ¿Puedes elegir el tipo de IVA por línea, incluidas la inversión del sujeto pasivo y el tipo cero? ¿Recibes tras la firma una prueba con la hora y el firmante? ¿Ves cuándo abre el cliente la propuesta? ¿Puedes duplicar una propuesta antigua con nuevos datos de cliente? ¿Puedes cancelar mes a mes? ¿Puedes empezar gratis y subir de plan más tarde sin perder tus propuestas? Siete veces sí y estás en buena forma. Empieza con una plantilla de propuesta gratuita si primero quieres poner en orden tus textos, y lee el artículo sobre cómo escribir una propuesta que gane si tienes que enviar algo hoy.
Para el trabajo comercial normal entre empresas, sí. Una firma electrónica simple con audit trail registra quién aceptó qué versión y cuándo. Solo para escrituras concretas y algunos trámites administrativos se exige una firma cualificada, y esas rara vez son propuestas de un autónomo.
Proposal Expert está orientado a propuestas y presupuestos, no a la facturación. Puedes exportar la propuesta firmada con sus importes en PDF y usarla como base de tu factura en tu programa de contabilidad. Las conexiones con Exact Online y Teamleader están en la hoja de ruta.
En el plan gratuito no puedes enviar una cuarta propuesta ese mes, y tus propuestas existentes siguen disponibles. Puedes subir a Starter en ese momento y continuar de inmediato. Volver al plan gratuito siempre es posible más tarde.