Presenta eventos con espacio, programa, presupuesto y resumen de proveedores
Para agencias de eventos, wedding planners y organizadores de congresos. Programa, opciones de espacio, opciones de catering, desglose de proveedores y presupuesto total.
Una plantilla de propuesta de eventos es un documento de propuesta que una agencia de eventos, un wedding planner o un organizador de congresos usa para presentar un evento a un cliente. La usas cuando un responsable de recursos humanos, un responsable de marketing, una pareja o una junta directiva quiere que le organicen un evento y necesita ver el concepto, lo que cuesta y quién se encarga de qué. Esta plantilla incluye el concepto del evento y su público, opciones de espacio con planos de sala, el programa con su cronograma, opciones de catering, un desglose de proveedores, la técnica y la producción, un presupuesto con una partida de imprevistos y una escaleta con los riesgos.
La plantilla abre con el concepto del evento y su público, seguidos de dos o tres opciones de espacio con planos de sala y aforo. El peso está en el presupuesto con el desglose de proveedores y en la partida de imprevistos, normalmente un 10 por ciento, porque ahí el cliente decide si es viable. El programa con su cronograma, las opciones de catering, la técnica y la producción y la escaleta con los riesgos enseñan que también tienes controlado el día del evento.
Esta plantilla está pensada para agencias de eventos, organizadores de eventos independientes, wedding planners y organizadores de congresos que montan eventos de empresa, congresos, bodas y lanzamientos de producto. Quien la lee es un responsable de recursos humanos o de marketing, un office manager, una pareja o una junta directiva que tiene un presupuesto y quiere saber si el concepto entra. Los espacios y las empresas de catering también la usan como base de una oferta todo incluido.
Trabaja primero el presupuesto por proveedor, porque el cliente mira el total y la partida de imprevistos antes que nada. Ajusta después las opciones de espacio al número de invitados y a la fecha, y descarta las que no estén disponibles. Rellena el programa con horas reales y con ponentes o bloques concretos. Indica para cada proveedor quién firma el contrato, tú o el cliente, y fija las condiciones de cancelación y el plan de pagos con anticipo.