Un client accepte votre proposition avec une signature électronique. Cela tient-il ? Ce guide explique les trois niveaux de signature eIDAS, ce que doit contenir un audit trail, quand une signature qualifiée est nécessaire, et ce qu'il en est au Royaume-Uni et aux États-Unis.
Une proposition signée électroniquement est une proposition que le client a acceptée en signant en ligne, et selon le droit de l'UE cette acceptation est juridiquement valable. La règle est le règlement (UE) 910/2014, connu sous le nom d'eIDAS, et la disposition pertinente est l'article 25. L'article 25(1) dispose qu'une signature électronique ne peut être privée d'effet juridique ni d'admissibilité comme preuve en justice au seul motif qu'elle se présente sous forme électronique ou qu'elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée. C'est le principe de non-discrimination. L'article 25(2) ajoute qu'une signature électronique qualifiée a un effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite. Ensemble, ils signifient qu'un nom saisi, une signature tracée ou un clic d'acceptation sur une proposition peuvent tous être valables, et que la question en cas de litige n'est pas "était-ce électronique" mais "pouvez-vous prouver qui a signé quoi, et quand". Cet article est une information générale pour les équipes commerciales et non un conseil juridique.
eIDAS définit trois niveaux, et les différences portent sur la preuve, pas sur la validité. 1. Signature électronique simple (SES) : des données sous forme électronique jointes ou associées logiquement à d'autres données et utilisées par le signataire pour signer. Un nom saisi, une signature tracée, ou un clic sur "j'accepte" combiné à une vérification par e-mail. Valable, et son poids en preuve dépend de l'audit trail qui l'entoure. 2. Signature électronique avancée (AES) : liée au signataire de manière univoque, permettant de l'identifier, créée avec des données sous son contrôle exclusif, et liée aux données signées de telle sorte que toute modification ultérieure soit détectable. En pratique, cela exige un certificat délivré au signataire individuel. 3. Signature électronique qualifiée (QES) : une AES créée avec un dispositif qualifié de création de signature et fondée sur un certificat qualifié d'un prestataire de services de confiance figurant sur la liste de confiance de l'UE. Juridiquement équivalente à une signature manuscrite, et elle implique généralement une vérification d'identité avec une pièce d'identité. Beaucoup de produits commerciaux de signature électronique, dont Proposal Expert, fournissent une SES avec des preuves solides. Les éditeurs qui décrivent un flux clic plus e-mail comme "avancé" forcent la définition. Demandez quel niveau un produit fournit réellement.
Pour une proposition commerciale entre deux entreprises, une SES avec un audit trail complet est la norme de travail, parce qu'il n'existe généralement aucune exigence de forme pour le contrat lui-même. Beaucoup d'accords B2B dans les États membres de l'UE peuvent être conclus oralement ou par e-mail, la question de la signature est donc une question de preuve plutôt que de forme. Là où une loi nationale exige une forme particulière, par exemple un écrit avec signature manuscrite pour certaines transactions immobilières, des contrats de crédit à la consommation ou des documents qui exigent un acte notarié, une SES ne suffit pas et il vous faut une QES ou une signature papier. Le test pratique est celui-ci : cet accord aurait-il été valable par un échange d'e-mails ? Si oui, une SES avec un audit trail vous place dans une position plus forte que cet e-mail, pas plus faible.
Au titre de l'article 25(1), la signature est admissible, et c'est l'audit trail qui la rend convaincante. Un trail complet pour la signature d'une proposition contient au moins les éléments suivants. 1. Le nom du signataire tel qu'il a été saisi, et l'adresse e-mail à laquelle le lien de signature a été envoyé. 2. La preuve du contrôle de cette adresse e-mail, par exemple un code à usage unique (OTP) envoyé par e-mail et saisi avant la signature. 3. L'adresse IP et le user agent de l'appareil de signature. 4. Un horodatage pour chaque événement : envoi, ouverture, vérification du code, signature. 5. Une empreinte cryptographique du document tel qu'il était au moment de la signature, pour que toute modification ultérieure soit détectable. 6. Un PDF scellé qui regroupe le document signé, l'audit trail et un horodatage de confiance selon la RFC 3161, apposé par une autorité d'horodatage indépendante, pour que l'heure du scellement puisse être vérifiée sans avoir à faire confiance à l'éditeur. Proposal Expert enregistre les six. La proposition signée, l'audit trail et l'horodatage RFC 3161 sont livrés dans un seul PDF scellé que les deux parties peuvent conserver. Si un éditeur ne peut pas vous montrer un exemple d'audit trail avant que vous souscriviez, c'est le moment de demander pourquoi.
Utilisez une QES quand la loi ou la contrepartie l'exige, pas par défaut. Cas typiques : les accords qui exigent un écrit selon le droit national, les marchés publics dans certains États membres, certains documents financiers et d'assurance, et les situations où l'identité du signataire risque d'être contestée et où le montant justifie le coût. Une QES coûte de l'argent et du temps. Le signataire doit vérifier son identité auprès d'un prestataire, souvent par appel vidéo ou via un schéma national d'identité électronique, et chaque signature a un prix par transaction. Pour une proposition de 15 000 € avec un client que vous avez rencontré, c'est disproportionné. Pour un accord-cadre de 2 millions d'euros avec une partie que vous n'avez jamais rencontrée, cela peut être exactement ce qu'il faut. Proposal Expert ne propose pas de signature qualifiée. Si vous en avez besoin, signez le contrat final avec un prestataire de QES et utilisez la signature de la proposition pour l'acceptation commerciale qui la précède.
Après le Brexit, le Royaume-Uni a conservé eIDAS dans son droit interne sous le nom de "UK eIDAS", avec les mêmes trois niveaux et le même principe de non-discrimination, aux côtés de la section 7 de l'Electronic Communications Act 2000, si bien qu'une SES avec audit trail y est traitée de la même façon pour les propositions commerciales. Aux États-Unis, la loi fédérale ESIGN Act de 2000 et l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA), adopté par 49 États, donnent aux signatures électroniques le même effet juridique qu'aux signatures manuscrites pour les transactions commerciales en général, avec une exigence d'intention de signer et de consentement à traiter par voie électronique, et sans système à niveaux comme eIDAS. Les affaires transfrontalières entre un vendeur de l'UE et un acheteur britannique ou américain se passent donc généralement bien avec une SES, à condition que l'audit trail établisse l'intention et l'identité.
Clairement : une signature électronique simple au sens d'eIDAS, avec l'audit trail complet décrit plus haut et un PDF scellé avec un horodatage RFC 3161. Ce n'est pas une signature avancée ni qualifiée, et le produit le dit tel quel. Chaque demande de signature s'accompagne aussi d'un suivi en temps réel et d'un score d'engagement de 0 à 100, si bien que vous savez que la proposition a été lue avant d'être signée. Le flux de signature fonctionne dans les 16 langues. Les formules commencent par un plan gratuit de 3 propositions par mois et 25 crédits IA, puis Starter à 24 € par mois et Professional à 59 € par mois. Pour une proposition B2B qui aurait autrement été acceptée par e-mail, cette combinaison vous donne plus de preuves que l'e-mail n'en donnait.
Oui. Un nom saisi est une signature électronique simple et ne peut être privé d'effet juridique au seul motif qu'il est électronique. Sa force de conviction en cas de litige dépend des preuves qui l'entourent, et c'est pourquoi l'audit trail compte.
Un client peut contester n'importe quelle signature, électronique ou sur papier. Avec une SES, la partie qui s'appuie sur la signature doit montrer qui a signé, et un trail avec vérification de l'e-mail, adresse IP, horodatages et empreinte du document est ce qui satisfait cette charge.
Il devrait, si le PDF est scellé avec un horodatage RFC 3161 indépendant et contient l'audit trail. Téléchargez et archivez le PDF scellé de chaque proposition signée, pour que la validité ne dépende pas du maintien en ligne des serveurs de l'éditeur.