Un modèle Word est gratuit et familier, un logiciel de propositions coûte de l'argent et demande de changer d'habitudes. Quand Word suffit-il, quand le logiciel devient-il rentable, et comment comparer les deux honnêtement sur sept points.
Un modèle de proposition est un document préformaté avec des parties fixes (vos coordonnées, celles du client, la description, le tableau de prix, les conditions, le bloc de signature) dans lequel vous ne remplissez que les parties variables pour chaque client. Dans Word, c'est un fichier .docx que vous copiez et ajustez. Dans un logiciel de propositions, c'est un modèle en ligne qui remplit les champs automatiquement, calcule les prix et livre le résultat sous forme de page web et de PDF. Les deux sont des modèles, et la différence tient à ce qui se passe autour du document : envoyer, signer, relancer et garder une trace. Cet article met les deux côte à côte honnêtement, car Word est un très bon choix pour beaucoup d'entreprises et le logiciel n'est pas toujours la réponse.
Word suffit dans quatre situations. Vous envoyez au plus une ou deux propositions par mois, le temps que vous y consacrez est donc faible. Vos propositions sont courtes, une page avec un prix et une explication, et le client dit généralement oui au téléphone. Vos clients veulent un PDF dans leur boîte de réception et rien d'autre, parce que leur service achats fonctionne ainsi. Et vous n'avez pas besoin de savoir si la proposition a été lue, parce que vous allez appeler de toute façon. Dans ces cas, le logiciel vous coûte de l'argent et une période d'adaptation sans grand retour. Téléchargez plutôt un modèle de proposition gratuit, remplissez vos coordonnées et enregistrez-le comme le vôtre. Faites attention à deux choses : indiquez votre numéro de TVA et votre numéro d'immatriculation, et gardez une place fixe pour la durée de validité, car c'est le champ que l'on oublie dans Word.
Les limites de Word apparaissent dès que les propositions deviennent un processus. Le contrôle des versions : après trois tours de modifications, vous avez proposition_v3_def_FINALE.docx et personne ne sait quelle version le client détient. Le calcul : un tableau de prix dans Word ne calcule pas, si bien qu'un taux horaire modifié signifie ajuster chaque ligne à la main et risquer un total faux. La signature : le client imprime, signe, scanne et renvoie par e-mail, ou envoie un message disant "d'accord" que vous devrez retrouver plus tard. La relance : vous ne savez pas si le PDF a été ouvert, vous appelez donc trop tôt ou trop tard. La cohérence : chaque collègue a sa propre version du modèle avec ses propres couleurs et conditions. Aucun de ces points n'est fatal à deux propositions par mois. À dix par mois, ils coûtent ensemble des heures.
La comparaison point par point, Word d'abord et le logiciel ensuite. Coût : Word est gratuit si vous avez déjà Office, le logiciel commence par un plan gratuit limité et monte jusqu'à quelques dizaines d'euros par mois. Design : Word vous donne le contrôle total mais aussi la responsabilité totale, le logiciel donne une charte fixe que tout le monde applique. Calcul : Word ne calcule pas, le logiciel calcule les lignes, les taux de TVA et les options automatiquement. Signature : Word exige d'imprimer ou un outil séparé, le logiciel livre une signature électronique avec audit trail dans le même document. Relance : Word ne donne aucune visibilité, le logiciel montre si et combien de temps le client a lu. Versions : Word fonctionne avec des noms de fichiers, le logiciel conserve les versions avec une date et les modifications. Réutilisation : Word exige de copier et de nettoyer, le logiciel permet de dupliquer avec de nouvelles coordonnées client préremplies. Sur deux points, Word gagne : il est gratuit et vous le connaissez déjà. Sur les cinq autres, le logiciel gagne, et ces cinq-là pèsent d'autant plus lourd que vous envoyez davantage.
Faites le calcul avec vos propres chiffres, ceci est un exemple. Supposons qu'une proposition dans Word vous coûte 45 minutes : remplir les coordonnées, mettre à jour le tableau de prix, faire un PDF, l'envoyer par e-mail, rappeler plus tard. Supposons que la même proposition coûte 20 minutes dans un logiciel, parce que les coordonnées client et les lignes de prix sont prêtes et que la relance tourne automatiquement. Cela économise 25 minutes par proposition. À 4 propositions par mois, cela fait 100 minutes, à 10 propositions un bon 4 heures. Valorisez votre temps à 60 euros de l'heure et 4 propositions par mois valent déjà 100 euros de temps et 10 propositions 250 euros. Mettez en face les 24 euros d'une formule Starter et le point de bascule se situe quelque part autour de 2 propositions par mois. C'est un calcul bâti sur des hypothèses, remplissez donc votre propre taux horaire et vos propres durées. Ajoutez-y ce que vaut une signature plus rapide : une proposition signée en ligne en une minute au lieu d'une semaine d'impression et de scan est une mission qui démarre plus tôt.
Basculer n'a rien d'un projet. Prenez une proposition Word qui vous satisfait et reconstruisez-la en modèle en ligne en une demi-heure. Copiez les textes fixes mot pour mot, mettez vos lignes de prix dans le tableau de prix et joignez vos conditions générales en annexe. Envoyez la première proposition en ligne à un client que vous connaissez bien et demandez-lui ce qu'il en pense. Gardez votre modèle Word sous la main encore un mois pour les clients qui insistent sur un PDF, même si la plupart des outils produisent ce PDF aussi. Après un mois, vous savez si cela vous convient. Le plan gratuit de Proposal Expert offre 3 propositions par mois, assez pour essayer sans frais. Voyez la page des modèles pour ce qu'elle contient.
Importer un fichier .docx comme modèle fonctionnel n'est pas possible dans la plupart des outils, parce que la mise en forme Word ne se traduit pas en page web. Ce qui va vite, en revanche, c'est de transférer le contenu : coller les textes, saisir les lignes de prix, téléverser un logo. Comptez une demi-heure pour un modèle moyen.
Oui. Une proposition est une offre et elle peut prendre n'importe quelle forme. La question porte sur ce qui se passe à l'acceptation. Un e-mail disant "d'accord" est valable mais difficile à prouver si le message se perd. Une signature électronique avec audit trail enregistre l'heure, le signataire et la version du document.
Oui. Proposal Expert et la plupart des autres outils génèrent, à côté de la version en ligne, un PDF que vous pouvez télécharger ou joindre. Les clients qui n'acceptent qu'un PDF, pour un système d'achats par exemple, reçoivent le même document dans un format familier.