Digitale handtekeningen die juridisch geldig zijn, in seconden
Elektronische handtekeningen voor offertes zijn digitale ondertekeningen waarmee een klant een voorstel rechtsgeldig accepteert zonder papier, printer of scanner. Proposal Expert gebruikt een Simple Electronic Signature (SES) binnen het eIDAS-kader (EU 910/2014) en legt bij elke handtekening een audit-trail vast: naam van de ondertekenaar, e-mailverificatie met een eenmalige code, IP-adres, tijdstip en een hash van het document. De getekende PDF wordt verzegeld met een RFC 3161 tijdstempel. Het is geen gekwalificeerde handtekening, maar voor offertes, opdrachtbevestigingen en NDA's volstaat dit niveau doorgaans.
Je verstuurt de offerte als web-link vanuit Proposal Expert. De klant opent het voorstel in de browser, leest de secties en klikt op ondertekenen. Hij vult zijn naam in en ontvangt een eenmalige code per e-mail om zijn adres te bevestigen. Daarna zet hij zijn handtekening op desktop, tablet of telefoon. Proposal Expert berekent een hash van het document, logt IP-adres en tijdstip, en verzegelt de PDF met een RFC 3161 tijdstempel. Jij krijgt direct een notificatie.
Geen print-scan-mail rondes meer en geen apart abonnement op een handtekeningtool. De klant tekent in dezelfde web-view waarin hij de offerte leest, dus de drempel om akkoord te gaan is laag. Elke handtekening levert een verzegelde PDF met audit-trail op die je later als bewijs kunt tonen. De status-update loopt automatisch door naar je CRM, zodat HubSpot, Salesforce, Pipedrive of Monday meteen de gewonnen deal toont. Je team ziet in één overzicht welke offertes getekend zijn en welke nog openstaan.
Een SES is niet hetzelfde als een gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor commerciële overeenkomsten volstaat het meestal, maar sommige documenten, zoals bepaalde notariële of arbeidsrechtelijke stukken, vragen een zwaarder niveau. Check dat bij twijfel met je jurist. Zorg dat het e-mailadres van de ondertekenaar klopt, want de eenmalige code gaat daarheen. Bewaar de verzegelde PDF met de RFC 3161 tijdstempel in je eigen administratie, en pas de tekst van de offerte niet meer aan nadat de link verstuurd is.
Verstuur, laat tekenen, sluit de deal, zonder het document uit Proposal Expert te laten gaan.
Elektronische handtekeningen (Simple Electronic Signature, SES) binnen het eIDAS-kader (EU 910/2014), met volledige bewijsvoering. Binnen de EU worden elektronische handtekeningen als bewijs erkend.
Tijdstempel, IP, browser-fingerprint, geolocatie bij benadering en elke actie gelogd. Verifieerbaar via unieke verificatie-link.
Handtekening-workflow zit ingebouwd. Geen DocuSign of Adobe Sign abonnement meer nodig.
Desktop, tablet of mobiel. Touch-signing werkt overal.
Handtekening triggert automatisch een status-update in HubSpot/Salesforce/Pipedrive/Monday.