Müşteri teklifinizi elektronik imzayla kabul ediyor. Bu geçerli mi? Bu rehber üç eIDAS imza seviyesini, bir denetim kaydında nelerin bulunması gerektiğini, ne zaman nitelikli imzaya ihtiyaç duyulduğunu ve Birleşik Krallık ile ABD'nin durumunu anlatıyor.
Elektronik olarak imzalanan bir teklif, müşterinin çevrimiçi imzalayarak kabul ettiği bir tekliftir ve AB hukukuna göre bu kabul hukuken geçerlidir. Kural, eIDAS olarak bilinen (EU) 910/2014 sayılı Tüzük'tür ve ilgili hüküm 25. maddedir. 25. maddenin 1. fıkrası, bir elektronik imzanın yalnızca elektronik biçimde olduğu ya da nitelikli elektronik imza gerekliliklerini karşılamadığı için hukuki sonuç doğurmasının ve yargılamada delil olarak kabul edilmesinin reddedilemeyeceğini söyler. Bu, ayrımcılık yasağı ilkesidir. 25. maddenin 2. fıkrası, nitelikli elektronik imzanın el yazısı imzaya denk hukuki sonuç doğurduğunu ekler. İkisi birlikte şu anlama gelir: bir teklifte yazılmış bir ad, çizilmiş bir imza ya da tıklayarak kabul etmenin hepsi geçerli olabilir ve bir uyuşmazlıktaki soru "elektronik miydi" değil, "kimin neyi ne zaman imzaladığını kanıtlayabiliyor musunuz" sorusudur. Bu yazı satış ekipleri için genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir.
eIDAS üç seviye tanımlar ve farklar geçerlilikle değil delille ilgilidir. 1. Basit Elektronik İmza (SES): başka verilere eklenen ya da mantıksal olarak onlarla ilişkilendirilen ve imzalayanın imzalamak için kullandığı elektronik biçimdeki veri. Yazılmış bir ad, çizilmiş bir imza ya da e-posta doğrulamasıyla birleştirilmiş bir "Kabul ediyorum" tıklaması. Geçerlidir ve delil ağırlığı etrafındaki denetim kaydına bağlıdır. 2. Gelişmiş Elektronik İmza (AES): imzalayana tekil olarak bağlı, imzalayanı tanımlayabilen, yalnızca imzalayanın denetimindeki verilerle oluşturulan ve imzalanan veriye sonradan yapılan her değişiklik tespit edilebilecek biçimde bağlanan imza. Uygulamada bu, imzalayan kişiye verilmiş bir sertifika gerektirir. 3. Nitelikli Elektronik İmza (QES): nitelikli bir imza oluşturma aracıyla üretilen ve AB güven listesindeki bir güven hizmeti sağlayıcısının nitelikli sertifikasına dayanan bir AES. Hukuken el yazısı imzaya denktir ve genellikle bir kimlik belgesiyle kimlik doğrulaması içerir. Proposal Expert dahil birçok ticari e-imza ürünü, güçlü delille birlikte bir SES sunar. Tıkla ve e-posta akışını "gelişmiş" diye tanımlayan sağlayıcılar tanımı esnetiyordur. Bir ürünün gerçekte hangi seviyeyi sunduğunu sorun.
İki şirket arasındaki ticari bir teklif için, tam bir denetim kaydına sahip bir SES fiilî standarttır, çünkü sözleşme için zaten çoğu zaman bir şekil şartı yoktur. AB üye devletlerinde birçok B2B anlaşması sözlü olarak ya da e-postayla kurulabilir, yani imza sorusu bir şekil değil bir ispat sorusudur. Ulusal bir kanunun belirli bir şekil öngördüğü yerlerde, örneğin bazı gayrimenkul işlemleri, tüketici kredisi sözleşmeleri ya da noter onayı gereken belgeler için yazılı şekil ve el yazısı imza gerektiğinde, SES yeterli değildir ve bir QES ya da kağıt üzerinde imza gerekir. Pratik sınama şudur: bu anlaşma bir e-posta yazışmasıyla geçerli olur muydu? Yanıt evetse, denetim kayıtlı bir SES sizi o e-postadan daha zayıf değil daha güçlü bir konuma koyar.
25. maddenin 1. fıkrası uyarınca imza delil olarak kabul edilir, onu ikna edici kılan ise denetim kaydıdır. Bir teklif imzası için eksiksiz bir kayıt en azından şunları içerir. 1. İmzalayanın girdiği ad ve imza bağlantısının gönderildiği e-posta adresi. 2. O e-posta adresinin denetiminde olduğunun kanıtı, örneğin e-postayla gönderilen ve imzalamadan önce girilen tek kullanımlık bir kod (OTP). 3. İmzalayan cihazın IP adresi ve kullanıcı aracısı. 4. Her olay için bir zaman damgası: gönderildi, açıldı, kod doğrulandı, imzalandı. 5. Belgenin imza anındaki hâlinin kriptografik özeti, böylece sonraki her değişiklik tespit edilebilir. 6. İmzalanan belgeyi, denetim kaydını ve bağımsız bir zaman damgası makamının uyguladığı RFC 3161 kapsamındaki güvenilir bir zaman damgasını bir araya getiren mühürlenmiş bir PDF, böylece mühürleme zamanı sağlayıcıya güvenmek zorunda kalmadan doğrulanabilir. Proposal Expert altısını da kaydeder. İmzalanan teklif, denetim kaydı ve RFC 3161 zaman damgası, her iki tarafın da saklayabileceği tek bir mühürlenmiş PDF olarak teslim edilir. Bir sağlayıcı, siz kaydolmadan önce size örnek bir denetim kaydı gösteremiyorsa, nedenini sormanın tam zamanıdır.
QES'i varsayılan olarak değil, kanun ya da karşı taraf istediğinde kullanın. Tipik durumlar: ulusal hukuka göre yazılı şekil gerektiren anlaşmalar, bazı üye devletlerdeki kamu alım sözleşmeleri, belirli finans ve sigorta belgeleri ve imzalayanın kimliğinin tartışma konusu olma ihtimalinin yüksek olduğu, tutarın da maliyeti haklı çıkardığı durumlar. QES para ve zaman gerektirir. İmzalayanın kimliğini bir sağlayıcıda, çoğu zaman görüntülü görüşme ya da ulusal bir e-kimlik sistemi üzerinden doğrulaması gerekir ve her imzanın işlem başına bir fiyatı vardır. Tanıştığınız bir müşteriyle 15.000 euroluk bir teklif için bu orantısızdır. Hiç tanışmadığınız bir tarafla 2 milyon euroluk bir çerçeve sözleşmesi için tam da doğru olabilir. Proposal Expert nitelikli imza sunmaz. Böyle bir imzaya ihtiyacınız varsa nihai sözleşmeyi bir QES sağlayıcısıyla imzalayın ve teklif imzasını ondan önce gelen ticari kabul için kullanın.
Brexit'ten sonra Birleşik Krallık eIDAS'ı aynı üç seviye ve aynı ayrımcılık yasağı ilkesiyle "UK eIDAS" olarak iç hukukunda korudu, bunun yanında 2000 tarihli Electronic Communications Act'in 7. bölümü de yürürlüktedir. Yani Birleşik Krallık'ta ticari teklifler için denetim kayıtlı bir SES aynı şekilde ele alınır. Amerika Birleşik Devletleri'nde 2000 tarihli federal ESIGN Act ve 49 eyaletin kabul ettiği Uniform Electronic Transactions Act (UETA), ticari işlemler için elektronik imzalara genel olarak el yazısı imzalarla aynı hukuki sonucu tanır. Bunun için imzalama iradesi ve elektronik olarak iş yapma onayı aranır ve eIDAS gibi kademeli bir sistem yoktur. Bu nedenle bir AB satıcısı ile bir Birleşik Krallık ya da ABD alıcısı arasındaki sınır ötesi anlaşmalar, denetim kaydı iradeyi ve kimliği gösterdiği sürece genellikle bir SES ile sorunsuzdur.
Açıkça söylemek gerekirse: eIDAS kapsamında bir Basit Elektronik İmza, yukarıda anlatılan tam denetim kaydı ve RFC 3161 zaman damgası olan mühürlenmiş bir PDF ile birlikte. Bu bir gelişmiş ya da nitelikli imza değildir ve ürün bunu böyle tanımlar. Her imza isteği ayrıca gerçek zamanlı takip ve 0 ile 100 arasında bir etkileşim puanıyla gelir, böylece teklifin imzalanmadan önce okunduğunu bilirsiniz. İmza akışı 16 dilin hepsinde çalışır. Planlar ayda 3 teklif ve 25 yapay zeka kredisi içeren ücretsiz bir planla başlar, ardından ayda 24 euroya Starter ve ayda 59 euroya Professional gelir. Aksi halde e-postayla kabul edilecek bir B2B teklifi için bu birleşim, size o e-postanın verdiğinden daha fazla delil verir.
Evet. Yazılmış bir ad Basit Elektronik İmzadır ve yalnızca elektronik olduğu için hukuki sonuç doğurması reddedilemez. Bir uyuşmazlıkta ikna edici olup olmayacağı çevresindeki delile bağlıdır ve denetim kaydı bu yüzden önemlidir.
Bir müşteri elektronik ya da kağıt üzerindeki her imzaya itiraz edebilir. SES'te imzaya dayanan tarafın kimin imzaladığını göstermesi gerekir ve e-posta doğrulaması, IP adresi, zaman damgaları ile belge özeti içeren bir kayıt bu yükü karşılayan şeydir.
PDF bağımsız bir RFC 3161 zaman damgasıyla mühürlenmişse ve denetim kaydını içeriyorsa kalmalıdır. İmzalanan her teklif için mühürlenmiş PDF'i indirip arşivleyin, böylece geçerlilik sağlayıcının sunucularını çalışır tutmasına bağlı olmaz.