Teklif gönderildi ve sonrasında sessizlik mi? Takip verilerine dayanan ve her biri bir konu başlığı ile gövde metni içeren bu 5 takip e-postası, "Sadece kontrol ediyorum..." demekten daha iyi sonuç verir.
Teklifi göndermek işin kolay kısmı. Ardından gelen bekleyiş, çoğu anlaşmanın sessizce öldüğü yerdir. İlk takip için pratik bir kural, müşteri teklifi açmış olmak kaydıyla gönderimden 2 ila 3 iş günü sonrasıdır. Teklif henüz açılmadıysa bir gün daha bekleyin ve içerikle ilgili bir soru yerine kısa bir hatırlatma gönderin. Teklif takibiyle tahmin yürütmeniz gerekmez. Proposal Expert teklifin ne zaman açıldığını, hangi bölümlerin ne kadar süreyle okunduğunu gösterir ve bunu 0 ile 100 arasında bir etkileşim puanında özetler. Bu yazı size, her biri bir konu başlığı ve kendi durumunuza uyarlayabileceğiniz kısa bir gövde metniyle beş örnek veriyor.
Klasik takip e-postası "Teklifimi alıp almadığınızı kontrol etmek istemiştim" diye açılır. Bu cümlenin üç sorunu var. Karşılığında hiçbir şey vermeden müşteriden iş yapmasını ister, yeni hiçbir bilgi içermez ve kendi tarafınızda ne olduğunu bilmediğinizi gösterir. İyi bir takip bunun tersini yapar. Ne gördüğünüz ya da duyduğunuz konusunda somuttur, şimdi yanıt vermek için bir neden verir ve müşterinin tek cümleyle yanıtlayabileceği somut bir soru sorarak cevap vermeyi kolaylaştırır. Kısa tutun. Dört ya da beş cümle yeterlidir, çünkü müşterinin elinde zaten teklif var ve onun yeniden özetlenmesine ihtiyacı yok.
Konu: Teklifimizdeki zaman planı hakkında bir soru. "Merhaba Sarah, dün zaman planı bölümüne baktığınızı gördüm. Özellikle kasım ayındaki lansmanınızla birlikte altı haftalık sürenin soru işareti yaratabileceğini tahmin ediyorum. Aşamaları birlikte gözden geçirmek için bu hafta sizi arayayım mı? On beş dakika fazlasıyla yeter, takviminize göre ayarlarım." Bu e-posta işe yarar, çünkü somuttur. Müşterinin gerçekten okuduğu bölümü adlandırırsınız, olası bir endişeyi müşteri onu dile getirmek zorunda kalmadan karşılarsınız ve küçük, riski düşük bir soru sorarsınız.
Konu: Bir lojistik şirketi için benzer bir proje. "Merhaba Sarah, geçen yıl ERP entegrasyonunda aynı zorluğu yaşayan bir lojistik şirketi için benzer bir proje yürüttüğümüz aklıma geldi. O projenin iki sayfalık özetini ekledim, veri taşıma bölümü özellikle sizin için geçerli. Teklifimizle ilgili soru işareti yaratırsa memnuniyetle dinlerim." İlke şu: istemeden önce verin. Kendi başına faydalı olan bir şey gönderirsiniz, örneğin bir vaka çalışması, ilgili bir makale ya da bir müşteri referansı. Sonra bunu açık duran teklife hafifçe bağlarsınız.
Konu: Mayıs başlangıcı hâlâ mümkün. "Merhaba Sarah, planlamamızla ilgili kısa bir güncelleme. Onayınızı nisan sonuna kadar alırsak ekibi mayısın ikinci haftasında başlatabilirim ve haziran sonundaki son tarihinize yetişiriz. Ondan sonra başlangıç büyük olasılıkla temmuza kayar, çünkü başka bir projede olacağız. Siz de netlik kazanasınız diye bu hafta evet ya da hayır diye karara bağlayalım mı?" Kıtlık yalnızca gerçek olduğunda işe yarar. Uydurma bir kapasite sorunu yaratmayın, ama takviminiz gerçekten doluyorsa bu müşteri için önemli bir bilgidir. Evet ya da hayır istemek bilinçli bir tercihtir, çünkü hayır yanıtı bir ay süren sessizlikten iyidir.
Konu: Dosyayı kapatayım mı? "Merhaba Sarah, birkaç haftadır sizden haber alamadım, bu yüzden farklı bir yönde ilerlemeye karar verdiğinizi varsayıyorum. Bu tamamen anlaşılır. Terazinin hangi tarafa döndüğünü birkaç cümleyle anlatır mısınız? Bir dahaki sefere daha iyi teklifler hazırlamama yardımcı oluyor. Mesele yalnızca zamanlamaysa haber verin, birkaç ay sonra yeniden ulaşırım." Bu e-posta genellikle iki şeyden birini üretir: kapının kapandığını fark eden müşteriden gelen geç bir yanıt ya da başka türlü asla alamayacağınız dürüst bir geri bildirim.
Konu: Bu çeyrekte pazarınızda neler değişti. "Merhaba Sarah, bu kez teklif yok, yalnızca kısa bir güncelleme. Son birkaç ayda sizin sektörünüzde üç proje tamamladık ve bunlardan paylaşmak istediğim birkaç ders çıkardık. Hepsini tek sayfada özetledim, aşağıdaki bağlantıda bulabilirsiniz. Konu yeniden gündeme gelirse beni nerede bulacağınızı biliyorsunuz." Ölmüş gibi görünen bir anlaşma çoğu zaman yalnızca ertelenmiştir. Çeyrekte bir güncelleme, ısrarcı olmadan görünür kalmanızı sağlar. Bilgilendirici tutun, kısa tutun ve hiçbir şey istemeyin.
Otomasyon içerik için değil zamanlama için faydalıdır. Şu sırayı kullanın. 1. Takip etmeyi asla unutmamak için her teklife gönderimden sonraki 3., 7. ve 14. gün için bir hatırlatma kurun. 2. Göndermeden önce takip verilerine bakın: teklif açıldı mı, hangi bölüme en uzun süre bakıldı, bir meslektaşa iletildi mi. 3. Gördüğünüze uyan örneği seçin. Yüksek bir etkileşim puanı ve fiyat sayfasında uzun bir süre, fiyat dökümüyle ilgili bir soru içeren 1. örneği gerektirir, teklifin hiç açılmamış olması ise kısa bir hatırlatmayı gerektirir. 4. İlk iki cümleyi her zaman elle yeniden yazın, gerisi şablonunuzdan gelebilir. 5. Meslektaşlarınız anlaşmanın nerede olduğunu bilsin diye yanıtı CRM'inize kaydedin. Proposal Expert seçtiğiniz günlerde otomatik hatırlatmalar gönderir ve durumu HubSpot, Salesforce ve Monday ile eşitler.
Üç haftaya yayılmış dört ya da beş e-posta, her biri yeni bir şey getirdiği sürece çoğu ticari teklif için makul bir dizidir. Sorun nadiren sayıdır, sorun içeriktir. Beş kez "sadece kontrol ediyorum" fazladır, her biri yanıt vermek için farklı bir neden veren beş e-posta değildir.
Önce e-posta, sonra telefon. E-posta müşteriye sakin bir anda yanıt verme alanı bırakır ve sonradan okuyabileceğiniz bir iz bırakır. Somut bir sorunuz olduğunda ve müşteri e-postanızı açıp yanıtlamadığında telefon, 1. ya da 3. örneğin tamamlayıcısı olarak iyi işler. Henüz açılmamış bir tekliften sonra asla soğuk arama yapmayın.
Bu iyi haber, çünkü muhatabınızın şirket içinde destek aradığı anlamına gelir. Takip verileri, teklifin farklı bir cihazdan ya da adresten açıldığını gösterir. Bir sonraki takibinizde muhatabınıza, yeni okuyucu için netleştirebileceğiniz bir şey olup olmadığını sorun.