Word şablonu bedava ve tanıdık, teklif yazılımı para istiyor ve geçiş yapmanızı gerektiriyor. Word ne zaman yeter, yazılım ne zaman kendini amorti eder ve ikisini yedi nokta üzerinde dürüstçe nasıl karşılaştırırsınız.
Teklif şablonu, sabit parçaları (sizin bilgileriniz, müşteri bilgileri, açıklama, fiyat tablosu, koşullar, imza bloğu) olan ve her müşteri için yalnızca değişken kısımları doldurduğunuz, önceden biçimlendirilmiş bir belgedir. Word'de bu, kopyalayıp uyarladığınız bir .docx dosyasıdır. Teklif yazılımında ise alanları otomatik dolduran, fiyatları hesaplayan ve sonucu bir web sayfası ve bir PDF olarak veren çevrimiçi bir şablondur. İkisi de şablondur ve fark, belgenin etrafında olup bitendedir: gönderme, imzalama, takip etme ve kayıt tutma. Bu yazı ikisini dürüstçe yan yana koyuyor, çünkü Word birçok işletme için gayet iyi bir seçimdir ve yazılım her zaman yanıt değildir.
Word dört durumda yeterlidir. Ayda en fazla bir ya da iki teklif gönderiyorsunuz, yani ona ayırdığınız zaman az. Teklifleriniz kısa, bir fiyat ve bir açıklamadan oluşan tek sayfa ve müşteri genellikle telefonda evet diyor. Müşterileriniz gelen kutusunda bir PDF istiyor ve başka bir şey istemiyor, çünkü satın alma bölümleri böyle çalışıyor. Ve teklifin okunup okunmadığını bilmeye ihtiyacınız yok, çünkü zaten arayacaksınız. Bu durumlarda yazılım size para ve bir alışma dönemine mal olur, karşılığında ise pek bir şey vermez. Bunun yerine ücretsiz bir teklif şablonu indirin, bilgilerinizi doldurun ve kendi şablonunuz olarak kaydedin. İki şeye dikkat edin: vergi numaranızı ve ticaret sicil numaranızı üzerine koyun ve geçerlilik süresine sabit bir yer ayırın, çünkü Word'de unutulan alan tam olarak budur.
Word'ün sınırları, teklifler bir sürece dönüştüğü anda görünür olur. Sürüm denetimi: üç tur değişiklikten sonra elinizde teklif_v3_son_FINAL.docx olur ve müşterinin hangi sürümü aldığını kimse bilmez. Hesaplama: Word'deki bir fiyat tablosu hesap yapmaz, yani değişen bir saatlik ücret her satırı elle uyarlamak ve yanlış bir toplam riskine girmek demektir. İmzalama: müşteri yazdırır, imzalar, tarar ve e-postayla geri gönderir ya da sonradan yeniden bulmanız gereken bir "kabul" mesajı atar. Takip: PDF'in açılıp açılmadığını bilmezsiniz, bu yüzden ya çok erken ya çok geç ararsınız. Tutarlılık: her meslektaşın kendi renkleri ve koşullarıyla kendi şablon sürümü olur. Ayda iki teklifte bu noktaların hiçbiri ölümcül değildir. Ayda onda ise hepsi birlikte saatlere mal olur.
Madde madde karşılaştırma, önce Word sonra yazılım. Maliyet: Office'iniz zaten varsa Word bedavadır, yazılım sınırları olan ücretsiz bir planla başlar ve ayda birkaç on euroya kadar çıkar. Tasarım: Word size tam denetim, aynı zamanda tam sorumluluk verir, yazılım ise herkesin uyguladığı sabit bir kurumsal kimlik verir. Hesaplama: Word hesap yapmaz, yazılım satırları, KDV oranlarını ve isteğe bağlı kalemleri otomatik hesaplar. İmzalama: Word yazdırmayı ya da ayrı bir aracı gerektirir, yazılım aynı belgede denetim kayıtlı bir elektronik imza sunar. Takip: Word hiçbir içgörü vermez, yazılım müşterinin okuyup okumadığını ve ne kadar süre okuduğunu gösterir. Sürüm denetimi: Word dosya adlarıyla çalışır, yazılım sürümleri tarihi ve değişiklikleriyle saklar. Yeniden kullanım: Word kopyalamayı ve temizlemeyi gerektirir, yazılım yeni müşteri bilgileri doldurulmuş olarak çoğaltmanıza izin verir. İki noktada Word kazanır: bedavadır ve onu zaten biliyorsunuz. Diğer beşinde yazılım kazanır ve o beşi, ne kadar çok gönderirseniz o kadar ağır basar.
Kendi rakamlarınızla hesaplayın, aşağıdaki bir örnektir. Diyelim ki Word'de bir teklif size 45 dakikaya mal oluyor: bilgileri doldurmak, fiyat tablosunu güncellemek, PDF yapmak, e-postayla göndermek, sonradan onun için aramak. Diyelim ki aynı teklif yazılımda 20 dakika sürüyor, çünkü müşteri bilgileri ve fiyat satırları hazır ve takip otomatik yürüyor. Bu, teklif başına 25 dakika kazandırır. Ayda 4 teklifte bu 100 dakika, 10 teklifte ise iyi bir 4 saat eder. Zamanınızı saati 60 euro değerinde sayarsanız ayda 4 teklif zaten 100 euro, 10 teklif ise 250 euro değerindedir. Buna karşı bir Starter planının 24 eurosunu koyun ve devrilme noktası ayda 2 teklif civarında bir yere düşer. Bu, varsayımlar üzerine kurulu bir hesaptır, bu yüzden kendi saatlik ücretinizi ve kendi sürelerinizi doldurun. Buna, daha hızlı bir imzanın neye değdiğini de ekleyin: bir haftalık yazdırma ve taramadan sonra değil de bir dakikada çevrimiçi imzalanan bir teklif, daha erken başlayan bir iştir.
Geçiş bir proje olmak zorunda değil. Memnun olduğunuz bir Word teklifini alın ve yarım saatte çevrimiçi bir şablon olarak yeniden kurun. Sabit metinleri kelimesi kelimesine kopyalayın, fiyat satırlarınızı fiyat tablosuna koyun ve genel koşullarınızı ek olarak iliştirin. İlk çevrimiçi teklifi iyi tanıdığınız bir müşteriye gönderin ve ne düşündüğünü sorun. PDF konusunda ısrarcı müşteriler için Word şablonunuzu bir ay daha elinizin altında tutun, gerçi çoğu araç o PDF'i de üretir. Bir ay sonra size uyup uymadığını bilirsiniz. Proposal Expert'in ücretsiz planı ayda 3 teklif sunar, bu da bunu bedelsiz denemeye yeter. İçinde nelerin olduğunu görmek için şablonlar sayfasına bakın.
Bir .docx dosyasını çalışan bir şablon olarak içe aktarmak çoğu araçta mümkün değildir, çünkü Word biçimlendirmesi bir web sayfasına çevrilmez. Hızlı giden şey içeriği taşımaktır: metinleri yapıştırmak, fiyat satırlarını girmek, logo yüklemek. Ortalama bir şablon için yarım saat hesaplayın.
Evet. Teklif bir icaptır ve bu her biçimde olabilir. Asıl soru kabul anında ne olduğudur. "Kabul" diyen bir e-posta geçerlidir ama mesaj kaybolursa kanıtlanması zordur. Denetim kayıtlı bir elektronik imza ise zamanı, imzalayanı ve belge sürümünü kayda geçirir.
Evet. Proposal Expert ve diğer çoğu araç, çevrimiçi sürümün yanında indirebileceğiniz ya da ekleyebileceğiniz bir PDF üretir. Örneğin bir satın alma sistemi için yalnızca PDF kabul eden müşteriler aynı belgeyi tanıdık bir biçimde alır.