Offerte verstuurd en stilte? Deze 5 follow-up emails, elk met onderwerpregel en tekst, zijn gebaseerd op tracking-data en werken beter dan "Ik wilde even checken...".
Een offerte versturen is het makkelijke deel. Daarna begint het wachten, en dat wachten is waar de meeste deals stilletjes verdwijnen. Een praktische richtlijn voor de eerste follow-up is 2 tot 3 werkdagen na verzending, op voorwaarde dat de klant de offerte heeft geopend. Heeft de klant nog niet geopend, wacht dan nog een dag en stuur een korte reminder in plaats van een inhoudelijke vraag. Met proposal tracking hoef je hier niet over te gokken. Proposal Expert laat zien wanneer de offerte is geopend, welke secties zijn gelezen en hoe lang, en vat dat samen in een engagement score van 0 tot 100. Dit artikel geeft je vijf voorbeelden, elk met een onderwerpregel en een korte tekst die je direct kunt aanpassen aan je eigen situatie.
De klassieke follow-up begint met "Ik wilde even checken of je mijn offerte hebt ontvangen". Die zin heeft drie problemen. Hij vraagt de klant om werk te doen zonder iets terug te geven, hij bevat geen enkele nieuwe informatie, en hij laat zien dat je niet weet wat er aan jouw kant is gebeurd. Een goede follow-up doet het omgekeerde. Hij is specifiek over wat je hebt gezien of gehoord, hij geeft een reden om nu te reageren, en hij maakt antwoorden makkelijk door een concrete vraag te stellen waar de klant in een zin op kan reageren. Houd de mail kort. Vier of vijf zinnen is genoeg, want de klant heeft de offerte al en hoeft die niet nog eens samengevat te krijgen.
Onderwerp: Vraag over de planning in ons voorstel. "Hoi Sanne, ik zag dat je gisteren de sectie over de planning hebt bekeken. Ik kan me voorstellen dat de doorlooptijd van zes weken vragen oproept, zeker met jullie lancering in november. Zal ik deze week even bellen om de fasering door te nemen? Vijftien minuten is genoeg, ik pas me aan jouw agenda aan." Deze mail werkt omdat hij specifiek is. Je noemt de sectie die de klant daadwerkelijk heeft gelezen, je benoemt een mogelijke zorg voordat de klant die zelf hoeft te formuleren, en je stelt een kleine vraag met een laag risico.
Onderwerp: Vergelijkbaar traject bij een logistiek bedrijf. "Hoi Sanne, ik bedacht me dat we vorig jaar een vergelijkbaar traject hebben gedaan voor een logistiek bedrijf met dezelfde uitdaging rond de koppeling met hun ERP. Ik heb een korte samenvatting van dat project bijgevoegd, twee pagina's, vooral het stuk over de datamigratie is relevant voor jullie. Mocht je naar aanleiding daarvan vragen hebben over ons voorstel, dan hoor ik het graag." Het principe hier is geven voordat je vraagt. Je stuurt iets dat op zichzelf nuttig is, een case, een relevant artikel of een referentie van een klant, en je koppelt dat terloops aan de openstaande offerte.
Onderwerp: Startdatum in mei nog haalbaar. "Hoi Sanne, ik wil je even bijpraten over onze planning. Als we uiterlijk eind april akkoord hebben, kan ik het team in de tweede week van mei laten starten en halen we jullie deadline van eind juni. Daarna schuift de start waarschijnlijk naar juli, omdat we dan met een ander project bezig zijn. Zullen we deze week een ja of nee maken, zodat jij ook duidelijkheid hebt?" Schaarste werkt alleen als hij echt is. Verzin geen capaciteitsprobleem, maar als je agenda werkelijk vol loopt is dat relevante informatie voor de klant. De vraag om een ja of nee is bewust, want een nee is beter dan een maand stilte.
Onderwerp: Zal ik het dossier sluiten? "Hoi Sanne, ik heb een paar weken niets van je gehoord, dus ik ga ervan uit dat jullie een andere richting hebben gekozen. Dat is helemaal prima. Zou je me in een paar zinnen willen vertellen wat de doorslag gaf? Dat helpt me om volgende voorstellen beter te maken. Als de timing gewoon niet goed was, laat het weten, dan neem ik over een paar maanden weer contact op." Deze mail levert vaak een van twee dingen op: alsnog een reactie omdat de klant merkt dat de deur dichtgaat, of eerlijke feedback die je anders nooit had gekregen.
Onderwerp: Wat er dit kwartaal veranderde in jullie markt. "Hoi Sanne, geen offerte deze keer, alleen een korte update. We hebben de afgelopen maanden drie projecten in jullie sector afgerond en daar een aantal lessen uit getrokken die ik graag deel. Ik heb ze op een pagina samengevat, zie de link hieronder. Als het onderwerp weer op tafel komt, weet je me te vinden." Een deal die dood lijkt is vaak alleen uitgesteld. Een update per kwartaal houdt je in beeld zonder dat je opdringerig wordt. Houd het informatief, maak het kort en vraag nergens om.
Automatisering is handig voor de timing, niet voor de inhoud. Gebruik deze volgorde. 1. Stel per offerte een herinnering in op dag 3, dag 7 en dag 14 na verzending, zodat je nooit vergeet op te volgen. 2. Kijk voor je verstuurt naar de tracking-data: is de offerte geopend, welke sectie is het langst bekeken, is hij doorgestuurd naar een collega. 3. Kies het voorbeeld dat past bij wat je ziet. Een hoge engagement score en veel tijd op de prijs vraagt om voorbeeld 1 met een vraag over de prijsopbouw, geen enkele opening vraagt om een korte reminder. 4. Pas de eerste twee zinnen altijd met de hand aan, de rest mag uit je template komen. 5. Log de reactie in je CRM, zodat je collega's weten waar de deal staat. Proposal Expert stuurt automatische herinneringen op de dagen die je instelt en synchroniseert de status met HubSpot, Salesforce en Monday.
Vier of vijf mails verspreid over drie weken is voor de meeste zakelijke offertes een redelijke reeks, zolang elke mail iets nieuws brengt. Het probleem is zelden het aantal, maar de inhoud. Vijf keer "even checken" is te veel, vijf mails met elk een andere reden om te reageren niet.
Mail eerst, bel daarna. Een mail geeft de klant de ruimte om op een rustig moment te reageren en laat een spoor na dat je kunt teruglezen. Bellen werkt goed als aanvulling op voorbeeld 1 of 3, wanneer je een concrete vraag hebt en de klant je mail heeft geopend maar niet heeft beantwoord. Bel nooit blind na een offerte die nog niet is geopend.
Dat is goed nieuws, want het betekent dat je contactpersoon intern draagvlak zoekt. Tracking laat zien dat de offerte vanaf een ander apparaat of adres is geopend. Vraag je contactpersoon in de volgende follow-up of je voor de nieuwe lezer iets kunt toelichten.