Müşterinizin teklifinizi ne zaman açtığını, hangi bölümleri ne kadar süreyle okuduğunu görmek. Tam olarak neyin izlendiği, 0 ile 100 arasındaki etkileşim puanının nasıl çalıştığı, ne zaman takip edeceğiniz ve işlenmiş bir örnek.
Teklif takibi, teklifinizin bir PDF eki olarak değil bir web sayfasına giden bağlantı olarak gönderilmesi demektir. Müşteri o sayfayı her açtığında yazılım neler olduğunu kaydeder: teklif ne zaman açıldı, hangi bölümler ne kadar süreyle okundu ve belge iletildi mi ya da imzalandı mı. Takip olmadan gönderdiğiniz her teklif denize atılmış bir şişedir. Takiple neler olduğunu bilirsiniz ve bu, takibinizi bir tahminden müşterinin gerçekten yaptığına uyan bir görüşmeye dönüştürür. Bu yazı nelerin kaydedildiğini, 0 ile 100 arasındaki etkileşim puanının nasıl çalıştığını, ne zaman takip edeceğinizi ve bunun somut bir durumda nasıl göründüğünü anlatıyor.
Proposal Expert dahil çoğu araç teklif başına şu olayları kaydeder. 1. Tarih ve saatiyle ilk açılış, ki bu size müşterinin teklife öncelik verip vermediğini söyler. 2. Bölüm başına süre, böylece müşterinin yaklaşımda on dakika mı geçirdiğini yoksa yalnızca fiyata mı kaydırdığını görürsünüz. 3. Kaydırma derinliği, yani müşteri belgenin sonuna ulaştı mı. 4. Yeniden açılışlar, çünkü üç kez açılan bir teklif bir yerde konuşuluyordur. 5. Cihaz ve yaklaşık konum, ki bu size teklifin muhatabınızınkinden başka bir cihazda açıldığını söyler. 6. İletmeler ve indirmeler, ikinci bir karar vericinin işin içinde olduğuna dair güçlü bir işaret. 7. Kabul, imza ya da yorum işlevi üzerinden gelen bir yanıt. Bu olayların her biri teklif başına bir zaman çizelgesine yerleştirilir ve bir şey olduğu anda bildirim alırsınız.
Tek tek olayları karşılaştırmak zordur. Bu yüzden Proposal Expert olayları 0 ile 100 arasında bir etkileşim puanında özetler. Puan, teklifin ne sıklıkta ve ne kadar süreyle görüntülendiğini, belgenin ne kadarının okunduğunu, fiyatlandırma ve koşullar bölümlerine bakılıp bakılmadığını ve teklifin başkalarıyla paylaşılıp paylaşılmadığını tartar. Düşük bir puan, kabaca 30'un altı, teklife neredeyse hiç bakılmadığı ve müşterinin onu görmemiş ya da acil bulmamış olabileceği anlamına gelir. Ortalarda bir puan, teklifi okuyan ama ona geri dönmeyen bir müşteriye aittir. 70'in üzerindeki yüksek bir puan ise teklifi birkaç kez açan, fiyatlandırmada oyalanan ya da onu ileten bir müşteriye aittir. Puan bir öngörü değil, dikkatinizi nereye ayıracağınızı belirlemek için bir araçtır.
İyi işleyen basit bir kural: gönderimden sonraki 3. ve 7. günde puana ve zaman çizelgesine bakın ve eyleminizi gördüğünüze göre seçin. 3. günde üç senaryo vardır. Teklif açılmadıysa bağlantıyı yeniden içeren kısa bir hatırlatma gönderin, çünkü e-postalar kaybolur. Teklif açıldıysa ve puan ortalardaysa, en uzun süre bakılan bölüm hakkında içerikle ilgili bir soru gönderin. Puan yüksekse arayın, çünkü müşteri konu üzerinde etkin biçimde çalışıyordur ve on beş dakikalık bir görüşme bir e-postadan fazlasını yapar. 7. günde bunu farklı bir açıdan tekrarlarsınız: okuyup yanıt vermeyen müşteri için yeni bir bilgi ve teklifi yeniden açan müşteri için zamanlamayla ilgili bir soru. Proposal Expert'te hatırlatmaları seçtiğiniz günlere kurarsınız ve araç bunları takip verileriyle birlikte otomatik olarak gönderir.
Pazartesi günü bir üretim şirketine 9.800 euroluk bir teklif gönderen bir danışmanlık şirketini ele alalım. Pazartesi öğleden sonra muhatap teklifi açar, özeti ve yaklaşımı sekiz dakikada okur ve kapatır. Puan: 45. Çarşamba günü, yani 3. günde yeni bir şey olmamıştır. Danışman, en uzun süre bakılan bölüm olan aşamalandırma hakkında bir soru içeren bir e-posta gönderir. Perşembe günü teklif farklı bir cihazdan yeniden açılır ve okuyan kişi fiyat sayfasında dört dakika geçirip PDF'i indirir. Puan: 78. Danışman aynı gün öğleden sonra arar. Görüşmede mali işler direktörünün de okuduğu ve ödeme koşulları hakkında soruları olduğu ortaya çıkar. Danışman ödeme koşullarını uyarlar, 2. sürümü gönderir ve cuma günü teklif imzalanır. Takip olmasaydı danışman 7. günde genel bir takip e-postası gönderecek ve ikinci karar vericinin devreye girdiği anı kaçıracaktı. Tutar ve puanlar bir örnektir, ancak bu örüntü uygulamada sık sık ortaya çıkar.
Sık görülen birkaç örüntü ve bunlara uygun yanıt. Kapsamda uzun süre ve fiyatta hiç süre geçirilmemesi: müşteri içerik konusunda emin değildir, yaklaşım üzerine bir görüşme önerin. Fiyata kısaca bakıp kapatmak: fiyat caydırıcıdır, takibinizde dökümü ele alın ya da daha küçük kapsamlı bir seçenek sunun. Bir gün içinde birkaç kez yeniden açılması: teklif şirket içinde konuşuluyordur, bir meslektaş için netleştirebileceğiniz bir şey olup olmadığını sorun. Farklı bir cihazda açılması ya da iletilmesi: ikinci bir karar verici vardır, muhatabınızın iletebileceği tek sayfalık bir özet gönderin. Buradaki mesele, takibinizin müşterinin gerçekten yaptığı bir şeye bağlanmasıdır. Bu da onu rahatsız edici değil, hoş karşılanan bir mesaj yapar.
Teklif başına takip bu anlaşmaya yardımcı olur. Tüm tekliflerinizin genelindeki takip ise başka türlü kaçıracağınız örüntüleri ortaya çıkarır. Hangi bölümler kazanılan tekliflerde kaybedilenlere göre daha sık okunuyor. Müşteriler belgenin hangi noktasında genellikle bırakıyor. Üç seçenekli bir fiyat sayfası tek fiyatlı bir sayfadan daha fazla imzaya yol açıyor mu. Proposal Expert bu içgörüleri Data Lab'de bir araya getirir, böylece tekliflerinizin yapısını içgüdüye değil davranışa dayanarak geliştirirsiniz. Teklif takibi sayfası nelerin mevcut olduğunu anlatır.
Bilebilir ve bunu gizlilik bildiriminizde ya da bağlantıyı taşıyan e-postada belirtmeniz yerinde olur. Proposal Expert okuyucudan zorunlu olmayan çerezler için onay ister ve bu onay olmadan yalnızca belgeyi görüntülemek ve imzalamak için gereken kadarını kaydeder.
İndirme işleminin kendisi kaydedilir, ancak PDF dosyasına sonrasında ne olduğu kaydedilmez. Bu yüzden bağlantıyı birincil biçim olarak tutmak ve PDF'i arşiv kopyası olarak sunmak akıllıcadır. İmzalama her zaman bağlantı üzerinden gerçekleşir, böylece imza doğru sürüme iliştirilir.
Evet, çünkü size ekstra zaman kaybettirmez. Birkaç yüz euroluk bir teklif için zaman çizelgesini her gün kontrol etmezsiniz, ama teklifin açıldığına ya da iletildiğine dair bir bildirim, müşterinin henüz bakmadığı bir anda takip etmenizi engeller.