Aktualisiert am 29. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Ausgefülltes Muster, Rechtslage nach BGB und Checkliste
Ein Kostenvoranschlag ist eine fachmännische Schätzung der voraussichtlichen Kosten eines Auftrags und ist anders als ein Angebot grundsätzlich unverbindlich. Auf dieser Seite finden Sie eine Kostenvoranschlag-Vorlage als ausgefülltes Muster eines Malerbetriebs, mit getrennten Posten für Arbeitsleistung und Material, Nettobeträgen und 19 % MwSt. Sie können das Muster als Word-Datei und als Excel-Datei mit Rechenformeln herunterladen oder in Proposal Expert als Vorlage nutzen. Darunter erklären wir, was ein Kostenvoranschlag rechtlich bedeutet, wann er verbindlich ist, ab wann eine Überschreitung als wesentlich gilt und ob Sie ihn berechnen dürfen. Eine Checkliste zeigt zum Schluss, was in jeden Kostenvoranschlag gehört.
Das Muster zeigt einen vollständig ausgefüllten Kostenvoranschlag der fiktiven Malerwerkstatt Brenner aus Kassel für die Renovierung einer Dreizimmerwohnung. Arbeitsleistung und Material stehen in getrennten Posten, jeweils mit Stundenzahl oder Materialgruppe und Nettobetrag. Die Bedingungen enthalten die Hinweise, auf die es bei einem Kostenvoranschlag ankommt: dass er unverbindlich ist, dass nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird, dass der Betrieb absehbare Mehrkosten unverzüglich meldet und dass die Erstellung nichts kostet. Ersetzen Sie Namen, Mengen und Preise durch Ihre eigenen Werte. In der Excel-Datei rechnen die Formeln Summe, MwSt und Gesamtbetrag automatisch neu.
Dieses Angebot kann auf dieser Seite als Word-Dokument (.docx) heruntergeladen werden.
Dieselbe Vorlage gibt es auch als Excel-Datei (.xlsx), mit einer Preistabelle, die Menge mal Preis, Mehrwertsteuer und Summe selbst berechnet.
Von: Malerwerkstatt Brenner, Kassel
An: Familie Hartmann, Kassel
Datum: 1. Oktober 2026
Referenz: KV-2026-0417
Gültig bis: 31. Oktober 2026
Sie möchten Ihre Dreizimmerwohnung in einem Altbau in Kassel vor dem Einzug renovieren lassen. Bei unserer Besichtigung am 24. September 2026 haben wir Wohnzimmer, Schlafzimmer, Arbeitszimmer und Flur aufgemessen. Die vorhandene Raufaser löst sich an mehreren Stellen, die Decken sind vergilbt, und fünf Innentüren mit Zargen haben abgeplatzten Lack.
Ziel ist eine bezugsfertige Wohnung mit glatten, weiß gestrichenen Wänden und Decken und frisch lackierten Türen. Die Arbeiten sollen eine Woche vor Ihrem Einzug am 16. November 2026 abgeschlossen sein, damit Farbe und Lack vollständig durchtrocknen.
Wir decken Böden, Fenster und Heizkörper mit Folie und Vlies ab. Danach entfernen wir die alte Raufaser in drei Zimmern und im Flur, spachteln Risse und Unebenheiten und tapezieren die Wände mit Malervlies. Wände und Decken erhalten zwei Anstriche mit weißer Dispersionsfarbe, zusammen etwa 260 m². Fünf Innentüren mit Zargen schleifen wir an und lackieren sie zweimal. Nicht enthalten sind Küche und Bad, Fenster und Heizkörper sowie Arbeiten an Böden und Elektrik. Die Mengen beruhen auf unserem Aufmaß vom 24. September 2026.
Beginn am Montag, 2. November 2026. Mit zwei Malern rechnen wir mit sechs Arbeitstagen einschließlich Trocknungszeiten. Die Fertigstellung ist für Montag, 9. November 2026 geplant. Während der Arbeiten sollte die Wohnung leer und für uns zugänglich sein.
Die voraussichtlichen Kosten stehen in der Tabelle, getrennt nach Arbeitsleistung und Material. Alle Beträge sind netto, zuzüglich 19 % MwSt. Nach diesem Kostenvoranschlag ergeben sich 5.617,00 € netto, 1.067,23 € MwSt und 6.684,23 € brutto. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand zum Stundensatz von 52,00 € netto und nach verbrauchtem Material.
Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Eine Gewähr für seine Richtigkeit übernehmen wir nicht. Zeichnet sich ab, dass die Kosten wesentlich über dem Kostenvoranschlag liegen, informieren wir Sie unverzüglich, bevor wir weiterarbeiten. Zusätzliche Arbeiten auf Ihren Wunsch stimmen wir vorher mit Ihnen ab und berechnen sie gesondert. Die Erstellung dieses Kostenvoranschlags ist für Sie kostenlos. Die Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zahlbar.
Wenn Sie uns auf Grundlage dieses Kostenvoranschlags beauftragen möchten, unterschreiben Sie bitte unten oder antworten Sie per E-Mail bis zum 31. Oktober 2026. Wir bestätigen Ihnen dann den Beginn am 2. November 2026 schriftlich. Haben Sie Fragen oder Änderungswünsche, rufen Sie uns gern an oder vereinbaren Sie eine zweite Besichtigung.
| Beschreibung | Betrag |
|---|---|
| Arbeitsleistung: Böden, Fenster und Heizkörper abdecken und abkleben, 6 Std. à 52,00 € | 312,00 € |
| Arbeitsleistung: Raufaser entfernen, Untergrund spachteln und schleifen, 22 Std. à 52,00 € | 1.144,00 € |
| Arbeitsleistung: Wände mit Malervlies tapezieren, 18 Std. à 52,00 € | 936,00 € |
| Arbeitsleistung: Wände und Decken zweimal streichen, ca. 260 m², 26 Std. à 52,00 € | 1.352,00 € |
| Arbeitsleistung: 5 Innentüren mit Zargen schleifen und lackieren, 14 Std. à 52,00 € | 728,00 € |
| Material: Malervlies, Kleister und Spachtelmasse | 410,00 € |
| Material: Dispersionsfarbe, Tiefgrund und Lack | 520,00 € |
| Material: Abdeckfolie, Klebeband und Kleinmaterial | 95,00 € |
| Anfahrt und Entsorgung der alten Tapete | 120,00 € |
| Zwischensumme netto | 5.617,00 € |
| MwSt. 19% | 1.067,23 € |
| Gesamtbetrag inkl. MwSt. | 6.684,23 € |
Einverstanden für Familie Hartmann
Ein Kostenvoranschlag ist eine fachmännische, in der Regel detaillierte Berechnung der voraussichtlichen Kosten für eine Werkleistung, etwa eine Reparatur, eine Renovierung oder eine Montage. So beschreibt ihn die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main in ihrem Merkblatt. Er dient dem Kunden als Orientierung, bevor er den Auftrag erteilt. Das Gesetz spricht vom Kostenanschlag und regelt ihn im Werkvertragsrecht, vor allem in § 632 Abs. 3 BGB und § 649 BGB. Im Alltag meinen beide Begriffe dasselbe. Die Bedeutung steckt im Wort: Der Betrieb veranschlagt die Kosten vorab, legt sich aber nicht auf einen festen Preis fest. Abgerechnet wird am Ende der Betrag, der der tatsächlich erbrachten Leistung entspricht.
Der wesentliche Unterschied ist die Bindung. Wer ein Angebot abgibt, ist nach § 145 BGB daran gebunden, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen. Ein Kostenvoranschlag ist dagegen nach dem Merkblatt der IHK Köln eine unverbindliche Mitteilung über die voraussichtlichen Kosten. Der Betrieb darf den Betrag in gewissen Grenzen überschreiten. Welche Form passt, hängt davon ab, wie genau Sie den Aufwand vorher kennen.
In der Regel nicht. Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main beschreibt den Kostenvoranschlag als grundsätzlich unverbindlich, es sei denn, die Parteien vereinbaren ausdrücklich etwas anderes. § 649 BGB regelt den Fall, dass ein Kostenanschlag dem Vertrag zugrunde gelegt wurde, ohne dass der Unternehmer die Gewähr für seine Richtigkeit übernommen hat. Übernehmen Sie diese Gewähr ausdrücklich, spricht man von einem verbindlichen Kostenvoranschlag, und die Regeln des § 649 BGB zur Überschreitung greifen nach ihrem Wortlaut nicht. Für den unverbindlichen Kostenvoranschlag gelten zwei Regeln. Ist eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, muss der Unternehmer dem Besteller nach § 649 Abs. 2 BGB unverzüglich Anzeige machen. Der Kunde kann den Vertrag dann aus diesem Grund kündigen. In diesem Fall steht dem Unternehmer nach § 649 Abs. 1 BGB nur der Anspruch aus § 645 Abs. 1 BGB zu: ein der geleisteten Arbeit entsprechender Teil der Vergütung und Ersatz der Auslagen, die in der Vergütung nicht enthalten sind. Ältere Ratgeber nennen dafür noch § 650 BGB. Mit der Reform des Bauvertragsrechts wurde die Vorschrift unverändert zu § 649 BGB. In dieser Fassung gilt sie für Verträge ab dem 1. Januar 2018 (Art. 229 § 39 EGBGB).
Das Gesetz nennt keine Prozentzahl. Nach dem Verbraucherportal Bayern geht die Rechtsprechung ab Mehrkosten von 15 bis 20 Prozent von einer wesentlichen Überschreitung aus, betont aber, dass dies keine starre Grenze ist. Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main nennt denselben Richtwert und in Ausnahmefällen bis zu 25 Prozent. Die IHK Köln stellt klar, dass es keine allgemein gültige Prozentzahl gibt. Entscheidend ist der Einzelfall. Als Kriterien nennt die IHK Köln unter anderem Art und Umfang der Leistung, das Verhältnis der Kosten zum Nutzen, den Zeitpunkt, zu dem die Überschreitung erkennbar war, wie genau der Anschlag war und die Höhe der Kosten. Zusatzwünsche des Kunden zählen nach dem Merkblatt der Handwerkskammer nicht zur Überschreitung. Für die Praxis heißt das:
Nur wenn Sie das vorher vereinbart haben. § 632 Abs. 3 BGB bestimmt: „Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten.“ Wer für den Kostenvoranschlag Geld verlangen will, braucht deshalb eine ausdrückliche Absprache mit dem Kunden, bevor die Arbeit am Kostenvoranschlag beginnt. Nach dem Merkblatt der Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main gilt das auch bei aufwendigen Ausarbeitungen mit Zeichnungen oder Massenberechnungen. Die Kammer weist außerdem darauf hin, dass eine Vergütungsregel allein in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam ist, und nennt dafür unter anderem § 305c Abs. 1 BGB. Nach dieser Vorschrift werden überraschende Klauseln nicht Vertragsbestandteil. Treffen Sie die Vereinbarung also individuell, nennen Sie den Betrag und halten Sie sie schriftlich fest. Sie können zusätzlich vereinbaren, dass die Gebühr bei Auftragserteilung angerechnet wird.
Eine feste Form gibt es nicht. Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main empfiehlt trotzdem, den Kostenvoranschlag schriftlich abzufassen, um Beweisprobleme zu vermeiden, und nennt Mindestinhalte, die das Risiko einer Überschreitung gering halten. Beginnen Sie mit einer Besichtigung und einem Aufmaß vor Ort. Je genauer der Kunde seine Wünsche beschreibt, desto genauer wird Ihre Schätzung. Kalkulieren Sie realistisch statt knapp, denn eine wesentliche Überschreitung gibt dem Kunden ein Kündigungsrecht. Die folgende Checkliste fasst zusammen, was in einen Kostenvoranschlag gehört.
Die Vorlage steht als Word-Datei und als Excel-Datei bereit, weil sich ein PDF nur schwer bearbeiten lässt. Füllen Sie das Muster zuerst aus und speichern Sie es danach als PDF. In Word wählen Sie dazu Datei, Speichern unter und das Format PDF. In Google Docs finden Sie die Funktion unter Datei, Herunterladen, PDF-Dokument. Das PDF schicken Sie dem Kunden per E-Mail. Die bearbeitbare Datei behalten Sie als Vorlage für den nächsten Auftrag.
Weder § 632 BGB noch § 649 BGB legt eine Gültigkeitsdauer fest. Schreiben Sie deshalb selbst ein Datum in den Kostenvoranschlag, bis zu dem Sie mit den genannten Preisen rechnen, im Muster bis zum 31. Oktober 2026. Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main zählt die Gültigkeitsdauer zu den empfohlenen Inhalten. Ändern sich danach Materialpreise oder Termine, erstellen Sie einen neuen Kostenvoranschlag.
Die Anzeigepflicht aus § 649 Abs. 2 BGB soll dem Kunden ermöglichen, rechtzeitig zu kündigen. Unterlässt der Betrieb die Anzeige, begeht er nach dem Merkblatt der Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main eine Pflichtverletzung und haftet nach § 280 Abs. 1 BGB auf den Schaden, der durch die fehlende Information entsteht. Dazu gehören vor allem Schäden, weil der Kunde nicht rechtzeitig kündigen konnte. Für Handwerker heißt das: Eine kurze schriftliche Nachricht an den Kunden kostet wenig und schützt vor Streit über die Schlussrechnung.
Nein, eine feste Form ist nicht vorgeschrieben. Ein mündlicher Kostenvoranschlag ist aber schwer zu beweisen, wenn es später um eine Überschreitung geht. Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main rät deshalb, ihn schriftlich abzufassen. Schicken Sie ihn als Dokument, zum Beispiel per E-Mail, und lassen Sie sich den Auftrag auf dieser Grundlage bestätigen, am besten mit Unterschrift.
Ja. Wenn der Umfang nach der Besichtigung klar ist und der Kunde Preissicherheit möchte, können Sie aus denselben Posten ein Angebot mit festem Preis machen. An dieses Angebot sind Sie dann nach § 145 BGB gebunden. Streichen Sie in diesem Fall die Hinweise auf Unverbindlichkeit und Abrechnung nach Aufwand und kalkulieren Sie Risiken wie verdeckte Schäden in die Preise ein.