Aktualisiert am 29. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Von der Anfrage bis zur Zusage, mit den Regeln aus BGB und UStG
Ein Angebot schreiben Sie in fünf Schritten: Bedarf klären, Aufbau festlegen, Preise kalkulieren, Bedingungen und Gültigkeit festlegen, dann versenden und nachfassen. Rechtlich ist ein Angebot ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Sie sind daran gebunden, solange die Annahmefrist läuft, es sei denn, Sie haben die Bindung ausgeschlossen (§ 145 BGB). Sagt der Kunde rechtzeitig und ohne Änderungen zu, ist der Vertrag geschlossen. Unten finden Sie jeden Schritt mit konkreten Prüfpunkten, eine Beispiel-E-Mail für den Versand, die Regeln für Kleinunternehmer und die Fehler, die Aufträge kosten.
Ein gutes Angebot beginnt vor dem ersten Satz. Klären Sie im Gespräch, am Telefon oder beim Vor-Ort-Termin, was der Kunde genau braucht und warum. Fragen Sie nach dem Ziel, dem gewünschten Termin, dem Umfang und danach, wer am Ende entscheidet. Eine grobe Budgetvorstellung hilft Ihnen, die passende Variante anzubieten statt einer, die niemand bezahlen will. Als Handwerker nehmen Sie beim Termin das Aufmaß, als Freelancer lassen Sie sich Unterlagen oder Beispiele zeigen. Klären Sie auch, ob Ihr Kunde ein Unternehmen oder ein Verbraucher ist, denn davon hängt ab, wie Sie die Preise angeben. Notieren Sie schließlich, was ausdrücklich nicht zum Auftrag gehört.
Ein Angebot folgt der Reihenfolge, in der der Kunde liest. Oben stehen Ihre Firmenangaben, die Anschrift des Kunden, das Datum, eine Angebotsnummer und ein Betreff, der die Leistung nennt. Es folgt eine kurze Einleitung, die sich auf die Anfrage bezieht und das Ziel des Kunden in einem Satz aufgreift. Danach kommt die Leistungsbeschreibung, bei größeren Aufträgen in Abschnitte oder Phasen gegliedert. Erst dann folgen Preise, Termine und Bedingungen. Am Ende steht der nächste Schritt: wie der Kunde zusagt und bis wann. Für einen kleinen Auftrag genügt eine Seite. Für ein Projekt dürfen es mehrere sein, solange jede Position nachvollziehbar bleibt.
Kalkulieren Sie jede Position aus Material, Arbeitszeit, Anfahrt, Gemeinkosten und Gewinn. Im Angebot steht jede Position mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis, zum Beispiel 85 m² Wandanstrich zu 14,00 €, also 1.190,00 €. Darunter folgen Nettosumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Der Regelsteuersatz beträgt 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Der ermäßigte Satz von 7 % gilt nur für die Umsätze, die § 12 Abs. 2 UStG aufzählt. Gegenüber Verbrauchern nennen Sie den Gesamtpreis, also den Preis einschließlich Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 1 und § 2 PAngV). Wo es passt, bieten Sie zwei oder drei Varianten an, etwa eine Basis- und eine Komfortvariante, oder markieren einzelne Positionen als optional. So vergleicht der Kunde Ihre Varianten miteinander und nicht nur Ihren Preis mit dem eines Mitbewerbers.
Setzen Sie eine klare Annahmefrist, zum Beispiel mit dem Satz: Dieses Angebot gilt bis zum 31. Oktober 2026. Haben Sie eine Frist bestimmt, kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). Ohne Frist bleibt offen, wie lange Sie gebunden sind. In der Praxis sind 14 bis 30 Tage üblich, bei schwankenden Materialpreisen eher weniger. Legen Sie außerdem Ausführungszeitraum, Zahlungsziel und gegebenenfalls Abschlagszahlungen fest, etwa 30 % bei Auftragserteilung. Verwenden Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen, verweisen Sie im Angebot darauf und legen Sie sie bei.
Schicken Sie das Angebot als PDF oder als Link mit einer kurzen E-Mail, die Leistung, Gesamtbetrag, Gültigkeit und den Weg zur Zusage nennt. Ein Beispiel für diese E-Mail finden Sie weiter unten. Tragen Sie sich direkt nach dem Versand zwei Termine ein: einen kurzen Anruf nach drei bis fünf Werktagen und eine Erinnerung etwa eine Woche vor Ablauf der Frist. In Proposal Expert verschicken Sie das Angebot als Link und sehen, ob der Kunde es geöffnet hat. Der Kunde unterschreibt dort digital, mit einer einfachen elektronischen Signatur nach eIDAS, einem Zeitstempel und einem versiegelten Audit-Trail. Halten Sie die Zusage in jedem Fall schriftlich fest, per Unterschrift auf dem Angebot oder mit einer Auftragsbestätigung.
Ein Angebot ist rechtlich ein Antrag. Wer einem anderen den Abschluss eines Vertrags anträgt, ist daran gebunden, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen (§ 145 BGB). Nimmt der Kunde rechtzeitig und unverändert an, ist der Vertrag zustande gekommen. Wie lange die Bindung dauert, hängt von der Frist ab. Haben Sie eine Annahmefrist gesetzt, kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). Ohne Frist kann ein Angebot unter Anwesenden, auch am Telefon, nur sofort angenommen werden (§ 147 Abs. 1 BGB). Ein Angebot per Post oder E-Mail gilt bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie unter regelmäßigen Umständen eine Antwort erwarten dürfen (§ 147 Abs. 2 BGB). Lehnt der Kunde ab oder nimmt er nicht rechtzeitig an, erlischt das Angebot (§ 146 BGB).
Mit Zusätzen wie freibleibend, unverbindlich oder ohne Obligo schließen Sie die Bindung an Ihr Angebot aus. Das erlaubt § 145 BGB mit der Formulierung „es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat“. Ein freibleibendes Angebot bindet Sie also nicht. Sagt der Kunde zu, entsteht der Vertrag erst, wenn Sie den Auftrag Ihrerseits bestätigen. Das kann sinnvoll sein, wenn Materialpreise stark schwanken oder Ihre Kapazität noch nicht feststeht. Für den Kunden ist ein solches Angebot aber weniger sicher, weil Sie Preis und Termin noch ändern können. Oft ist eine kurze Annahmefrist von 14 Tagen die bessere Wahl. Verwenden Sie den Zusatz doch, dann reagieren Sie auf jede Zusage schnell mit einer Auftragsbestätigung oder einer Absage, damit beide Seiten wissen, ob ein Auftrag besteht.
Für ein Angebot gibt es keinen eigenen gesetzlichen Pflichtkatalog, wie ihn § 14 Abs. 4 UStG für Rechnungen vorschreibt. Einige Angaben sind trotzdem Pflicht, andere brauchen Sie, damit der Kunde ohne Rückfragen zusagen kann.
Als Kleinunternehmer sind Ihre Umsätze von der Umsatzsteuer befreit, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Angebot weisen Sie dann keine Umsatzsteuer aus. Der Preis, den Sie nennen, ist der Endpreis für den Kunden. Damit der Kunde nicht nachfragt, ob noch 19 % hinzukommen, setzen Sie unter die Summe einen kurzen Hinweis, zum Beispiel: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Auf der späteren Rechnung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG und § 34a UStDV). Bei größeren Aufträgen lohnt ein Blick auf Ihren Jahresumsatz. Überschreiten Sie die Grenzen, gilt die Befreiung nicht mehr. Dann kalkulieren Sie das Angebot von Anfang an mit Umsatzsteuer.
DIN 5008 ist eine Norm des Deutschen Instituts für Normung mit Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung. Sie ist kein Gesetz und für Angebote keine Pflicht, aber viele Unternehmen richten ihre Geschäftsbriefe danach aus, weil Leser diese Anordnung kennen. Übertragen auf ein Angebot heißt das: Briefkopf mit Ihren Angaben oben, das Anschriftfeld links, sodass es in das Fenster eines Briefumschlags passt, und rechts daneben ein Informationsblock mit Datum, Angebotsnummer und Ansprechpartner. Darunter steht die Betreffzeile, die ohne das Wort Betreff auskommt, dann folgen Anrede, Text, Gruß und Unterschrift. In die Fußzeile passen Bankverbindung und Registerangaben. Dieselbe Reihenfolge funktioniert für die E-Mail, mit der Sie das Angebot verschicken. So kann sie aussehen:
Viele Probleme mit Angeboten zeigen sich erst nach der Zusage, wenn beide Seiten etwas anderes verstanden haben. Diese Fehler lassen sich vorher vermeiden.
Nachfassen ist kein Drängeln, sondern Service. Kunden entscheiden oft nicht sofort, etwa weil Fragen offen sind oder das Angebot intern weitergereicht wird. Rufen Sie nach drei bis fünf Werktagen an und fragen Sie, ob das Angebot angekommen ist und ob etwas unklar ist. Stellen Sie eine konkrete Frage, zum Beispiel welche der beiden Varianten besser passt, statt nur zu fragen, ob der Kunde sich schon entschieden hat. Etwa eine Woche vor Ablauf der Frist erinnern Sie per E-Mail an das Datum. Hat der Kunde Einwände, fragen Sie zuerst, was genau nicht passt, und passen Sie Umfang oder Variante an, bevor Sie beim Preis nachgeben. Sagt der Kunde erst nach Ablauf der Frist zu, liegt ein neuer Antrag vor (§ 150 Abs. 1 BGB). Sie können ihn annehmen oder ein aktualisiertes Angebot schicken.
Ein Angebot nennt einen festen Preis, an den Sie gebunden sind, wenn der Kunde rechtzeitig annimmt. Ein Kostenvoranschlag, im Gesetz Kostenanschlag, schätzt die voraussichtlichen Kosten. Zeigt sich, dass die Arbeit nur mit einer wesentlichen Überschreitung dieser Schätzung möglich ist, müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren (§ 649 Abs. 2 BGB). Kündigt der Kunde deshalb, erhalten Sie nur den Teil der Vergütung, der Ihrer bisherigen Arbeit entspricht, und Ersatz Ihrer Auslagen (§ 649 Abs. 1 und § 645 Abs. 1 BGB).
Nur, wenn Sie das vorher mit dem Kunden vereinbaren. Für den Kostenanschlag regelt § 632 Abs. 3 BGB, dass er im Zweifel nicht zu vergüten ist. Erfordert ein Angebot viel Arbeit, etwa eine Planung, Entwürfe oder ein Aufmaß mit langer Anfahrt, vereinbaren Sie die Vergütung deshalb vorab schriftlich. Sie können den Betrag mit dem Auftrag verrechnen, wenn der Kunde zusagt.
Üblich sind 14 bis 30 Tage. Wählen Sie eine kürzere Frist, wenn Ihre Einkaufspreise schwanken, und eine längere, wenn der Kunde intern Freigaben einholen muss. Schreiben Sie ein festes Datum ins Angebot, zum Beispiel „gültig bis 31. Oktober 2026“. Innerhalb dieser Frist kann der Kunde annehmen (§ 148 BGB), danach erlischt Ihr Angebot (§ 146 BGB).
Ja. Mit dem kostenlosen Konto von Proposal Expert erstellen Sie drei Angebote pro Monat und können drei davon digital unterschreiben lassen. Die Preistabelle berechnet Mehrwertsteuer und Summen, und Sie sehen, ob der Kunde das Angebot geöffnet hat. Im kostenlosen Konto trägt das PDF ein kleines Wasserzeichen.