Aktualisiert am 29. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Leere Vorlage und ausgefülltes Muster, beide als Word-Datei
Eine Angebot Vorlage ist ein fertiges Gerüst für Ihr Angebot: alle Abschnitte von der Ausgangslage bis zur Unterschrift, dazu eine Preistabelle, die Sie nur noch ausfüllen. Auf dieser Seite finden Sie zwei Dokumente. Die leere Vorlage hat Platzhalter in eckigen Klammern und steht als Word- und als Excel-Datei bereit. Das ausgefüllte Muster zeigt dieselbe Gliederung für einen erfundenen IT-Dienstleister, mit realistischen Nettopreisen und 19 % MwSt. Darunter lesen Sie, was in ein Angebot gehört, wann es Sie bindet, wie lange der Kunde annehmen kann und wie Kleinunternehmer ohne MwSt anbieten. Dasselbe Angebot können Sie auch in Proposal Expert erstellen, wo die Preistabelle MwSt und Summen berechnet und Ihr Kunde digital unterschreibt.
Die Vorlage enthält sieben Abschnitte in der Reihenfolge, in der Ihr Kunde ein Angebot liest: Ausgangslage, Ziel, Vorgehen und Umfang, Zeitplan, Investition, Bedingungen und nächster Schritt. Jeder Abschnitt hat einen Mustertext mit Platzhaltern in eckigen Klammern. Dazu kommen eine Preistabelle mit Beispielpositionen und ein Feld für die Unterschrift des Kunden. Die Word-Datei (.docx) öffnet in Word, Google Docs, LibreOffice und Pages. Die Excel-Version hat dieselben Abschnitte und eine Preistabelle mit Formeln: Sie tragen Menge und Einzelpreis ein, Betrag, Zwischensumme, MwSt und Gesamtbetrag rechnet die Tabelle selbst. Der MwSt-Satz steht in einer eigenen Zelle. Dort tragen Sie für ermäßigt besteuerte Leistungen 7 % ein (§ 12 Absatz 2 UStG) oder als Kleinunternehmer 0 %.
Dieses Angebot kann auf dieser Seite als Word-Dokument (.docx) heruntergeladen werden.
Dieselbe Vorlage gibt es auch als Excel-Datei (.xlsx), mit einer Preistabelle, die Menge mal Preis, Mehrwertsteuer und Summe selbst berechnet.
Von: [Ihr Firmenname], [Ort]
An: [Firmenname des Kunden], [Ort]
Datum: [Datum]
Referenz: AN-[Jahr]-[laufende Nummer]
Gültig bis: [Datum, zum Beispiel 30 Tage nach dem Angebotsdatum]
Am [Datum] haben wir über [Anliegen oder Situation des Kunden] gesprochen. Sie haben uns geschildert, dass [wichtigstes Problem] Sie derzeit [Zeit, Umsatz oder Kunden] kostet. In diesem Angebot beschreiben wir, wie [Ihr Firmenname] diese Aufgabe löst, was dafür von beiden Seiten nötig ist und welche Investition dem gegenübersteht.
Ziel des Auftrags ist [messbares Ergebnis, zum Beispiel: ein fertig saniertes Bad bis zum [Datum] oder eine funktionierende Datensicherung an allen Arbeitsplätzen]. Den Erfolg messen wir an [Kennzahl oder Abnahmekriterium]. Ist dieses Ziel erreicht, gilt der Auftrag als erfüllt.
Der Auftrag umfasst [Anzahl] Leistungen. Leistung 1: [Beschreibung]. Leistung 2: [Beschreibung]. Leistung 3: [Beschreibung]. Nicht enthalten sind [Leistungen außerhalb des Umfangs, zum Beispiel: Material, Entsorgung oder Hosting]. Zusätzliche Arbeiten stimmen wir vorher mit Ihnen ab und berechnen sie mit [Stundensatz] € netto je Stunde.
Nach Ihrer Beauftragung beginnen wir innerhalb von [Anzahl] Werktagen. [Phase 1] ist bis zum [Datum] abgeschlossen, [Phase 2] bis zum [Datum]. Die Abnahme ist für den [Datum] vorgesehen. Der Zeitplan setzt voraus, dass Sie unsere Rückfragen innerhalb von [Anzahl] Werktagen beantworten.
Die Preise stehen in der Tabelle unten. Alle Beträge sind Nettobeträge in Euro zuzüglich [19] % MwSt. [Als Kleinunternehmer ersetzen Sie den vorigen Satz durch: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer).] Wir berechnen [50 % bei Auftragserteilung und 50 % nach Abnahme], zahlbar innerhalb von [14] Tagen nach Rechnungsdatum.
An dieses Angebot halten wir uns bis zum [Datum] gebunden. [Für ein unverbindliches Angebot ersetzen Sie den vorigen Satz durch: Dieses Angebot ist freibleibend.] Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die diesem Angebot beiliegen. [Weitere Bedingungen, zum Beispiel Eigentumsvorbehalt, Nutzungsrechte oder Zugang zur Baustelle.]
Wenn Sie mit diesem Angebot einverstanden sind, unterschreiben Sie bitte unten und senden es bis zum [Datum] an uns zurück. Wir melden uns danach innerhalb von [Anzahl] Werktagen, um den Starttermin festzulegen. Bei Fragen erreichen Sie [Ansprechpartner] unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse].
| Einmalige Kosten | Betrag |
|---|---|
| [Leistung 1, zum Beispiel: Aufnahme und Planung, 8 Stunden] | 760,00 € |
| [Leistung 2, zum Beispiel: Ausführung] | 2.400,00 € |
| [Leistung 3, zum Beispiel: Material] | 950,00 € |
| Zwischensumme netto | 4.110,00 € |
| MwSt. 19% | 780,90 € |
| Gesamtbetrag einmalig inkl. MwSt. | 4.890,90 € |
| Laufende Kosten | Betrag netto |
|---|---|
| [Optional: Wartung oder Betreuung, pro Monat] | 120,00 € |
Einverstanden für [Firmenname des Kunden]
Das Muster ist die Vorlage von oben, vollständig ausgefüllt. Ein erfundener IT-Dienstleister aus Kassel bietet einem Architekturbüro mit sechs Arbeitsplätzen die Einrichtung neuer Rechner, ein neues Netzwerk und eine automatische Datensicherung an. Nutzen Sie es als Angebot Beispiel für Ton und Detailgrad. Die Preise stehen netto in einer Tabelle mit 19 % MwSt und Gesamtbetrag. Bindefrist, Zahlungsplan und Termine stehen mit festen Daten im Angebot.
Dieses Angebot kann auf dieser Seite als Word-Dokument (.docx) heruntergeladen werden.
Von: Hartmann IT-Service, Kassel
An: Architekturbüro Kessler, Baunatal
Datum: 1. Oktober 2026
Referenz: AN-2026-047
Gültig bis: 31. Oktober 2026
Bei unserem Termin am 24. September 2026 haben Sie uns Ihre IT gezeigt: sechs Arbeitsplätze mit Rechnern, die zum Teil älter als sieben Jahre sind, ein WLAN, das im Besprechungsraum abbricht, und eine Datensicherung, die eine Mitarbeiterin einmal pro Woche von Hand auf eine externe Festplatte kopiert. Große Plandateien öffnen sich langsam, und bei einem Ausfall wäre unklar, wie aktuell die letzte Sicherung ist. Dieses Angebot beschreibt, wie wir das in zwei Wochen ändern.
Ab dem 16. November 2026 arbeiten alle sechs Mitarbeitenden an neu eingerichteten Rechnern, das WLAN erreicht alle Räume, und Ihre Daten werden jede Nacht automatisch gesichert. Als erfüllt gilt der Auftrag, wenn eine Testwiederherstellung aus der Sicherung gelingt und Sie das Protokoll dazu abgenommen haben.
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme vor Ort und einem Plan für Netzwerk und Datensicherung. Danach installieren wir eine Firewall, zwei WLAN-Zugangspunkte und ein Sicherungsgerät mit automatischer Nachtsicherung. Anschließend richten wir die sechs neuen Rechner ein und übernehmen Daten und Programme von den alten Geräten. Zum Abschluss weisen wir Ihr Team einen halben Tag lang ein. Die Rechner selbst beschaffen Sie über Ihren bestehenden Rahmenvertrag, sie sind nicht Teil dieses Angebots. Zusätzliche Arbeiten berechnen wir nur nach Ihrer Freigabe mit 95,00 € netto je Stunde.
Die Bestandsaufnahme findet am 2. November 2026 statt. Netzwerk und Datensicherung richten wir am 5. und 6. November ein. Die Arbeitsplätze stellen wir vom 9. bis 11. November um, jeweils zwei pro Tag, damit Ihr Büro durchgehend arbeitsfähig bleibt. Einweisung und Abnahme folgen am 13. November 2026. Voraussetzung ist, dass die neuen Rechner bis zum 30. Oktober 2026 bei Ihnen eingetroffen sind.
Die Preise in der Tabelle sind Nettobeträge zuzüglich 19 % MwSt. Die einmaligen Leistungen betragen zusammen 4.620,00 € netto, das sind 5.497,80 € einschließlich 877,80 € MwSt. Wir berechnen 50 % bei Auftragserteilung und 50 % nach der Abnahme, jeweils zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Der Wartungsvertrag kostet 149,00 € netto im Monat, beginnt nach der Abnahme und ist mit einer Frist von drei Monaten kündbar.
An dieses Angebot halten wir uns bis zum 31. Oktober 2026 gebunden. Die gelieferte Hardware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum. Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die diesem Angebot beiliegen. Für die Arbeiten vor Ort benötigen wir an den genannten Tagen Zugang zum Serverschrank und ein Administratorkonto.
Wenn Sie einverstanden sind, unterschreiben Sie dieses Angebot bitte bis zum 31. Oktober 2026. Wir bestätigen Ihnen dann den Termin für die Bestandsaufnahme am 2. November. Fragen beantwortet Ihnen Jonas Hartmann gern telefonisch oder per E-Mail.
| Einmalige Kosten | Betrag |
|---|---|
| Bestandsaufnahme und Planung, 8 Stunden zu 95,00 € | 760,00 € |
| Firewall, zwei WLAN-Zugangspunkte und Sicherungsgerät (Hardware) | 1.450,00 € |
| Installation und Konfiguration von Netzwerk und Datensicherung, 10 Stunden zu 95,00 € | 950,00 € |
| Einrichtung und Datenübernahme, 6 Arbeitsplätze zu 180,00 € | 1.080,00 € |
| Einweisung des Teams, ein halber Tag | 380,00 € |
| Zwischensumme netto | 4.620,00 € |
| MwSt. 19% | 877,80 € |
| Gesamtbetrag einmalig inkl. MwSt. | 5.497,80 € |
| Laufende Kosten | Betrag netto |
|---|---|
| Wartungsvertrag: Updates, Überwachung der Sicherung und 2 Stunden Support, pro Monat | 149,00 € |
Einverstanden für das Architekturbüro Kessler
Für Rechnungen legt § 14 Absatz 4 UStG fest, welche Angaben sie enthalten müssen. Für Angebote enthält das Umsatzsteuergesetz keine solche Liste. In der Praxis gehören trotzdem dieselben Grundangaben hinein, weil der Kunde Ihr Angebot mit anderen vergleicht und weil aus dem angenommenen Angebot später Auftragsbestätigung und Rechnung werden. Schreiben Sie als GmbH, müssen auf allen Geschäftsbriefen an einen bestimmten Empfänger Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer stehen (§ 35a GmbHG). Das betrifft auch Ihre Angebote, denn sie gehen an einen bestimmten Kunden. Diese Bestandteile haben sich in der Praxis bewährt:
Ein Angebot ist grundsätzlich verbindlich. Nach § 145 BGB ist an seinen Antrag gebunden, wer einem anderen den Abschluss eines Vertrags anträgt, es sei denn, er hat die Gebundenheit ausgeschlossen. Nimmt der Kunde Ihr Angebot rechtzeitig an, gilt der Vertrag zu den Bedingungen, die Sie genannt haben. Einen höheren Preis oder einen kleineren Umfang können Sie dann nicht mehr einseitig durchsetzen. Wollen Sie sich nicht binden, schließen Sie die Bindung ausdrücklich aus, etwa mit dem Wort „freibleibend“ oder „unverbindlich“. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Materialpreise nicht für Wochen garantieren können oder den Umfang erst nach einer Besichtigung kennen. Ihr Kunde hat dann weniger Sicherheit. Bestätigen Sie deshalb jede Beauftragung auf ein freibleibendes Angebot schriftlich, damit feststeht, zu welchen Bedingungen der Auftrag gilt. In der Vorlage ist die Bindung der Standard. Für ein unverbindliches Angebot tauschen Sie im Abschnitt Bedingungen einen Satz aus.
So lange, wie Sie es festlegen. Haben Sie eine Frist bestimmt, kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). Ohne Frist gilt § 147 BGB. Ein Angebot unter Anwesenden, auch am Telefon, kann nur sofort angenommen werden. Ein Angebot per Post oder E-Mail kann nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, zu dem Sie unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen dürfen. Eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz dafür nicht, und genau darüber entsteht später leicht Streit. Schreiben Sie deshalb immer ein Datum ins Angebot, zum Beispiel „gültig bis 31. Oktober 2026“. Wählen Sie die Frist so, dass der Kunde Zeit zum Vergleichen hat und Ihre Preise bis dahin sicher gelten. Nimmt der Kunde nicht rechtzeitig an, erlischt das Angebot (§ 146 BGB). Eine verspätete Annahme gilt als neuer Antrag des Kunden. Eine Annahme mit Änderungen gilt als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag (§ 150 BGB). In beiden Fällen entscheiden Sie, ob Sie zustimmen.
Nach § 19 Absatz 1 UStG sind Ihre Umsätze steuerfrei, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Im Angebot nennen Sie dann Endpreise ohne MwSt-Zeile. Auf Ihre Rechnung gehört ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Nummer 5 UStDV). Setzen Sie diesen Hinweis schon ins Angebot, damit der Kunde weiß, dass der genannte Betrag der Endpreis ist. Eine mögliche Formulierung lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer).“ Weisen Sie keine MwSt aus. Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Absatz 2 UStG). In der Excel-Version der Vorlage stellen Sie den MwSt-Satz auf 0 %. In der Word-Version löschen Sie die MwSt-Zeile und übernehmen den Hinweis aus dem Abschnitt Investition.
Schreiben Sie das Angebot in dem Programm, in dem Sie am schnellsten ändern können, und verschicken Sie es als PDF. Word eignet sich für Angebote mit viel Text, also mit ausführlicher Ausgangslage, Vorgehen und Bedingungen. Excel ist stärker, wenn die Preistabelle lang ist oder Sie mit Mengen, Stundensätzen und Rabatten rechnen, denn dort rechnet die Tabelle Summe und MwSt mit. Das PDF ist das Format für den Kunden: Das Layout bleibt auf jedem Gerät gleich, und der Text lässt sich nicht versehentlich ändern. Eine eigene Angebot Vorlage als PDF brauchen Sie dafür nicht. Füllen Sie die Word- oder Excel-Vorlage aus und speichern Sie das Ergebnis über Speichern unter oder Exportieren als PDF. Die bearbeitbare Datei behalten Sie als Grundlage für das nächste Angebot.
Die meisten Angebote gehen als PDF per E-Mail hinaus. Schreiben Sie dazu wenige Sätze: worum es im Gespräch ging, was im Anhang steht, bis wann das Angebot gilt und welcher nächste Schritt vorgesehen ist. Der Kunde kann ausdrucken, unterschreiben und einscannen, oder digital unterschreiben. Die Bundesnetzagentur beschreibt die einfache elektronische Signatur als Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Wo das Gesetz die Schriftform vorschreibt, ersetzt elektronisch nur eine qualifizierte elektronische Signatur die eigenhändige Unterschrift (§ 126 Absatz 3 und § 126a BGB). Fehlt eine gesetzlich vorgeschriebene Form, ist das Geschäft nichtig (§ 125 BGB). Prüfen Sie deshalb bei besonderen Verträgen, ob eine Formvorschrift gilt. In Proposal Expert verschicken Sie das Angebot als Link, sehen, wann der Kunde es öffnet, und der Kunde unterschreibt mit einer einfachen elektronischen Signatur nach eIDAS, mit Zeitstempel und versiegeltem Prüfprotokoll. Das kostenlose Konto enthält 3 Angebote und 3 Signaturen im Monat.
Die Vorlage ist leer. Sie enthält alle sieben Abschnitte mit Platzhaltern in eckigen Klammern und ist zum Ausfüllen gedacht. Das Muster ist ein vollständig ausgefülltes Angebot eines erfundenen IT-Dienstleisters. Es zeigt, wie konkret Umfang, Zeitplan und Preise formuliert sein sollten. Am besten nutzen Sie beides zusammen: das Muster als Beispiel für Ton und Detailgrad, die Vorlage als Grundlage für Ihr eigenes Dokument.
An ein Angebot sind Sie gebunden, sobald der Kunde es rechtzeitig annimmt (§ 145 BGB). Ein Kostenvoranschlag schätzt die voraussichtlichen Kosten und ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Absatz 3 BGB). Ist absehbar, dass die Kosten den Kostenvoranschlag wesentlich überschreiten, müssen Sie das dem Kunden unverzüglich anzeigen. Kündigt der Kunde aus diesem Grund, ist Ihr Vergütungsanspruch begrenzt (§ 649 BGB). Eine eigene Vorlage dafür finden Sie auf der Seite zur Kostenvoranschlag Vorlage.
Ja. Die Word-Datei (.docx) öffnet in Word, Google Docs, LibreOffice und Pages. Abschnitte, Platzhalter und Preistabelle bleiben erhalten. Die Excel-Version öffnet in Excel, Google Tabellen, Numbers und LibreOffice Calc. Die Formeln für Zwischensumme, MwSt und Gesamtbetrag rechnen dort ebenfalls.
Das hängt vom Kunden ab. Bieten Sie Verbrauchern Waren oder Leistungen an, müssen Sie die Gesamtpreise angeben (§ 3 Absatz 1 PAngV). Gesamtpreis ist der Preis einschließlich Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile (§ 2 PAngV). Bei Geschäftskunden sind Nettopreise üblich. Am klarsten ist eine Tabelle mit Nettobeträgen, MwSt-Zeile und Gesamtbetrag, so wie in der Vorlage. Dann sieht jeder Kunde die Zahl, die für ihn zählt.
Mit einem festen Schema, das Sie nie doppelt vergeben, zum Beispiel AN-2026-047 für das 47. Angebot im Jahr 2026. So finden Sie jedes Angebot schnell wieder, und der Kunde kann sich bei der Beauftragung darauf beziehen. Für Rechnungen verlangt § 14 Absatz 4 UStG eine fortlaufende Nummer. Wenn Sie in der Rechnung die Angebotsnummer nennen, ist später klar, welche Rechnung zu welchem Angebot gehört.