Ver cuándo abre tu cliente la propuesta, qué secciones lee y durante cuánto tiempo. Qué se registra exactamente, cómo funciona una puntuación de interés de 0 a 100, cuándo hacer seguimiento y un ejemplo práctico.
El tracking de propuestas significa que tu propuesta no se envía como PDF adjunto, sino como un enlace a una página web. Cada vez que el cliente abre esa página, el software registra lo que pasa: cuándo se abre la propuesta, qué secciones se leen, durante cuánto tiempo y si se reenvía o se firma. Sin tracking, cada propuesta que envías es un mensaje en una botella. Con tracking sí lo sabes, y eso convierte tu seguimiento de una suposición en una conversación que encaja con lo que el cliente hizo de verdad. Este artículo explica qué se registra, cómo funciona una puntuación de interés de 0 a 100, cuándo hacer seguimiento y cómo se ve eso en una situación concreta.
La mayoría de las herramientas, Proposal Expert incluida, registran los siguientes eventos por propuesta. 1. La primera apertura, con fecha y hora, que te dice si el cliente da prioridad a la propuesta. 2. El tiempo por sección, para que veas si el cliente pasó diez minutos en el enfoque o solo bajó hasta el precio. 3. La profundidad de scroll, es decir si el cliente llegó al final del documento. 4. Las reaperturas, porque una propuesta abierta tres veces se está comentando en algún sitio. 5. El dispositivo y la ubicación aproximada, que te dicen que la propuesta se abrió en un dispositivo distinto al de tu contacto. 6. Los reenvíos y las descargas, una señal fuerte de que hay un segundo decisor implicado. 7. La aceptación, la firma o una respuesta a través de la función de comentarios. Cada uno de estos eventos se coloca en una cronología por propuesta, y recibes un aviso en el momento en que ocurre algo.
Los eventos sueltos son difíciles de comparar. Por eso Proposal Expert resume los eventos en una puntuación de interés de 0 a 100. La puntuación pondera con qué frecuencia y durante cuánto tiempo se vio la propuesta, cuánto del documento se leyó, si se vieron las secciones de precio y condiciones y si la propuesta se compartió con otras personas. Una puntuación baja, más o menos por debajo de 30, significa que apenas se ha mirado la propuesta y que el cliente puede no haberla visto o no considerarla urgente. Una puntuación intermedia corresponde a un cliente que leyó la propuesta pero no ha vuelto a ella. Una puntuación alta, por encima de 70, corresponde a un cliente que abre la propuesta varias veces, se detiene en el precio o la reenvía. La puntuación es una herramienta para repartir tu atención, no una predicción.
Una regla sencilla que funciona bien: el día 3 y el día 7 después del envío, mira la puntuación y la cronología y elige tu acción según lo que veas. El día 3 hay tres escenarios. Si la propuesta no se ha abierto, manda un recordatorio breve con el enlace otra vez, porque los correos se pierden. Si se ha abierto con una puntuación intermedia, manda una pregunta de fondo sobre la sección que más tiempo se vio. Si la puntuación es alta, llama, porque el cliente está trabajando en ello de forma activa y una conversación de quince minutos hace más que un correo. El día 7 repites esto con otro ángulo: una información nueva para el cliente que leyó pero no respondió, y una pregunta sobre el calendario para el cliente que ha vuelto a abrir la propuesta. En Proposal Expert programas recordatorios los días que elijas y la herramienta los envía automáticamente, con los datos de tracking adjuntos.
Toma una consultora que envía el lunes una propuesta de 9.800 euros a una empresa industrial. El lunes por la tarde el contacto abre la propuesta, lee el resumen y el enfoque en ocho minutos y la cierra. Puntuación: 45. El miércoles, día 3, no ha pasado nada nuevo. El consultor envía un correo con una pregunta sobre las fases, la sección que más tiempo se vio. El jueves la propuesta se abre otra vez, ahora desde un dispositivo distinto, y el lector pasa cuatro minutos en la página de precios y descarga el PDF. Puntuación: 78. El consultor llama esa misma tarde. En esa llamada resulta que el director financiero está leyendo también y tiene preguntas sobre las condiciones de pago. El consultor ajusta las condiciones de pago, envía la versión 2 y el viernes se firma la propuesta. Sin tracking el consultor habría enviado un seguimiento genérico el día 7 y habría perdido el momento en que entró el segundo decisor. El importe y las puntuaciones son un ejemplo, el patrón aparece con regularidad en la práctica.
Algunos patrones habituales y una respuesta que encaja. Mucho tiempo en el alcance y nada en el precio: el cliente duda sobre el contenido, ofrécele una conversación sobre el enfoque. Poco tiempo en el precio y luego cierre: el precio echa para atrás, aborda el desglose en tu seguimiento u ofrece una opción con un alcance menor. Varias reaperturas en un mismo día: la propuesta se está comentando internamente, pregunta si puedes aclarar algo para un compañero. Abierta en otro dispositivo o reenviada: hay un segundo decisor, envía un resumen de una página que tu contacto pueda pasar. La clave es que tu seguimiento enlace con algo que el cliente hizo de verdad, lo que lo hace bienvenido en lugar de molesto.
El tracking por propuesta te ayuda con esta operación. El tracking en el conjunto de todas tus propuestas revela patrones que de otra forma te perderías. Qué secciones se leen más a menudo en las propuestas ganadas que en las perdidas. En qué punto del documento suelen abandonar los clientes. Si una página de precios con tres opciones lleva a más firmas que una página con un solo precio. Proposal Expert reúne estas conclusiones en Data Lab, para que mejores la estructura de tus propuestas a partir del comportamiento y no de la intuición. La página de tracking de propuestas describe lo que hay disponible.
Puede saberlo, y es sensato mencionarlo en tu declaración de privacidad o en el correo que lleva el enlace. Proposal Expert pide al lector su consentimiento para las cookies no esenciales y, sin ese consentimiento, solo registra lo necesario para mostrar y firmar el documento.
La descarga en sí se registra, pero lo que pasa después con el archivo PDF no. Por eso es prudente mantener el enlace como formato principal y ofrecer el PDF como copia de archivo. La firma siempre se hace a través del enlace, así que la firma queda unida a la versión correcta.
Sí, porque no te cuesta tiempo extra. Para una propuesta de unos cientos de euros no mirarás la cronología cada día, pero un aviso de que se ha abierto o reenviado te evita hacer seguimiento en un momento en el que el cliente aún no la ha mirado.