Wanneer je hem stuurt, wat erin hoort en een voorbeeld om te kopiëren
Een opdrachtbevestiging is een korte brief of mail waarin je na het akkoord van de klant vastlegt welke opdracht je uitvoert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Je stuurt hem als de klant je offerte mondeling, telefonisch of per mail heeft aanvaard. De overeenkomst bestaat dan al, want die komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan (artikel 6:217 BW). De opdrachtbevestiging zet die afspraak zwart op wit, zodat je later kunt laten zien wat er is afgesproken.
Wanneer stuur je een opdrachtbevestiging?
Je stuurt een opdrachtbevestiging direct nadat de klant ja heeft gezegd op je offerte, als dat ja niet op papier staat. Heeft de klant de offerte zelf ondertekend, dan is die handtekening al de bevestiging en hoef je niets apart te sturen. De gebruikelijke momenten zijn:
De klant geeft telefonisch of in een gesprek akkoord op de offerte
De klant antwoordt per mail of in een chatbericht met een kort akkoord, zonder de offerte te tekenen
Jullie hebben na de offerte nog iets veranderd aan de omvang, de prijs of de planning. Dan leg je de definitieve afspraak vast
Is een opdrachtbevestiging juridisch bindend?
Meestal is niet de opdrachtbevestiging bindend, maar de afspraak die eraan voorafging. De overeenkomst komt tot stand zodra de klant je aanbod aanvaardt (artikel 6:217 lid 1 BW). Dat akkoord mag in iedere vorm, ook mondeling of door gedrag (artikel 3:37 lid 1 BW). Een telefonisch ja op je offerte is dus al een geldige afspraak. De opdrachtbevestiging is vooral bewijs. Wie zich bij een geschil op een afspraak beroept, moet die afspraak bewijzen (artikel 150 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). Dat mag met alle middelen, en de rechter bepaalt zelf hoeveel waarde hij aan het bewijs hecht (artikel 152 Rv). Een mail van dezelfde dag met het offertenummer, de prijs en de planning is dan een bruikbaar bewijsstuk. Zet er geen nieuwe afspraken in. Zo'n toevoeging is een voorstel tot wijziging, en daarvoor is opnieuw een aanvaarding van de klant nodig (artikel 6:217 BW).
Is een opdrachtbevestiging verplicht?
Voor de meeste opdrachten tussen ondernemers niet. De wet stelt voor een gewone opdracht geen vormeis, dus de afspraak is ook zonder bevestiging geldig. In drie situaties ligt dat anders.
Consument op afstand: bij een overeenkomst op afstand met een consument geef je binnen een redelijke termijn, en uiterlijk voordat je met de dienst begint, een bevestiging van de overeenkomst op een duurzame gegevensdrager (artikel 6:230v lid 7 BW). Denk aan een pdf die de klant kan bewaren en later ongewijzigd kan openen (artikel 6:230g lid 1 onder h BW)
Consument thuis: sluit je de overeenkomst buiten je verkoopruimte, bijvoorbeeld aan de keukentafel van de klant, dan geef je een afschrift van de getekende overeenkomst of een bevestiging ervan. Dat gebeurt op papier of, als de klant daarmee instemt, op een andere duurzame gegevensdrager (artikel 6:230t lid 2 BW)
Accountants: bij een controleopdracht leggen zij de afgesproken voorwaarden vast in een opdrachtbevestiging of een andere geschikte vorm van schriftelijke overeenkomst (NBA Standaard 210, paragraaf 10)
Wat zet je in een opdrachtbevestiging?
Een opdrachtbevestiging herhaalt de kern van de offerte en wat daarna nog is afgesproken. Houd hem kort.
Het offertenummer en de datum van de offerte, en wanneer en hoe de klant akkoord gaf
Wat je levert of doet, en wat er nadrukkelijk niet in zit
De prijs exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal, of je uurtarief met een schatting van het aantal uren
De planning en de betalingsvoorwaarden, zoals een aanbetaling en de betaaltermijn
Je tarief voor meerwerk, en dat je meerwerk pas uitvoert na akkoord van de klant
Een verwijzing naar je algemene voorwaarden. De klant moet die vóór of bij het sluiten van de overeenkomst hebben gekregen, dus in de praktijk bij de offerte (artikel 6:234 lid 1 BW). Stuur je ze pas mee met de opdrachtbevestiging, dan is de overeenkomst al gesloten en loop je het risico dat de klant bedingen eruit vernietigt (artikel 6:233 onder b BW)
Een verzoek om kort te bevestigen met "akkoord"
Wat is het verschil tussen een offerte, een opdrachtbevestiging en een factuur?
Alle drie noemen een bedrag, maar ze horen bij een ander moment in de opdracht.
Offerte: het aanbod vóór de opdracht, met omschrijving, prijs, planning, voorwaarden en een geldigheidsdatum. Aanvaardt de klant de offerte, dan is er een overeenkomst (artikel 6:217 BW)
Opdrachtbevestiging: de vastlegging na het akkoord. Hij verwijst naar de offerte, legt eventuele wijzigingen vast en dient als bewijs van de afspraak
Factuur: het betaalverzoek na levering of per termijn. Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen, zoals een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag (artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968). Voor een offerte en een opdrachtbevestiging gelden die eisen niet
Hoe ziet een opdrachtbevestiging per mail eruit?
Stel: je bent zzp-webdesigner en de eigenaar van een fysiotherapiepraktijk belt dat je aan de nieuwe website mag beginnen. Dezelfde dag stuur je de mail hieronder. De namen, datums en bedragen zijn verzonnen. De btw is berekend tegen het algemene tarief van 21 procent (artikel 9 lid 1 Wet op de omzetbelasting 1968).
Onderwerp: Opdrachtbevestiging nieuwe website, offerte 2026-041
Beste mevrouw Bakker, bedankt voor uw telefonische akkoord van vandaag, 20 oktober 2026, op offerte 2026-041 van 12 oktober. Met deze mail bevestig ik de opdracht.
Opdracht: ontwerp en bouw van een website van vijf pagina's met een contactformulier. De teksten en foto's levert u aan. Hosting en onderhoud vallen buiten deze opdracht.
Prijs: 2.400 euro exclusief btw, 504 euro btw, 2.904 euro inclusief btw. Zoals afgesproken factureer ik de helft bij de start en de helft bij de oplevering, met een betaaltermijn van 14 dagen.
Planning: start op 3 november 2026 en oplevering uiterlijk 12 december 2026, met twee feedbackrondes. Extra wijzigingen reken ik tegen 75 euro per uur exclusief btw, alleen nadat u daar vooraf mee hebt ingestemd.
Voorwaarden: op deze opdracht zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing, die ik op 12 oktober met de offerte heb meegestuurd. Ze zitten ook weer als bijlage bij deze mail.
Wilt u deze mail kort beantwoorden met "akkoord"? Met vriendelijke groet, Sanne de Vries, De Vries Webdesign
Welk template kun je gebruiken voor een opdrachtbevestiging?
Kopieer de tekst hieronder in een mail en vul de velden tussen vierkante haken in. De volgorde volgt die van de offerte, zodat de klant beide naast elkaar kan leggen. Voor de offerte zelf staan het offerte template en het zzp-voorbeeld onderaan deze pagina.
Beste [naam klant], bedankt voor uw akkoord van [datum akkoord] op offerte [offertenummer] van [offertedatum]. Met deze mail bevestig ik de opdracht.
Opdracht: [wat je levert of doet]. Niet inbegrepen: [wat buiten de opdracht valt].
Prijs: [bedrag] euro exclusief btw, [btw-bedrag] euro btw ([tarief] procent), [totaal] euro inclusief btw. Betaling: [aanbetaling of termijnen], binnen [aantal] dagen na factuurdatum.
Planning: start op [startdatum], oplevering uiterlijk [opleverdatum]. Meerwerk: [uurtarief] euro per uur exclusief btw, alleen na uw akkoord vooraf.
Voorwaarden: op deze opdracht zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing, die ik op [datum] met de offerte heb meegestuurd.
Wilt u deze mail beantwoorden met "akkoord"? Met vriendelijke groet, [naam], [bedrijfsnaam], [telefoonnummer]
Veelgestelde vragen
Is een getekende offerte ook een opdrachtbevestiging?
Ja. Als de klant je offerte ondertekent, is die handtekening de aanvaarding en tegelijk het bewijs ervan. Een aparte opdrachtbevestiging is dan niet nodig. Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, als de methode voldoende betrouwbaar is voor het doel (artikel 3:15a BW). In Proposal Expert tekent de klant de offerte online met een eenvoudige elektronische handtekening volgens eIDAS, met een tijdstempel en een verzegeld auditspoor.
Wat als de klant niet reageert op de opdrachtbevestiging?
Dan blijft de afspraak gewoon staan, want die ontstond al toen de klant je offerte aanvaardde (artikel 6:217 BW), en je mail blijft bewijs van die afspraak. Staat er iets in de bevestiging dat niet in de offerte stond, reken dan niet op stilzwijgende instemming en vraag de klant om een kort antwoord. Blijft dat uit, stuur dan na een paar dagen een korte herinnering.
Heb je als zzp'er een opdrachtbevestiging nodig?
Wettelijk meestal niet, maar het is wel de eenvoudigste manier om een mondeling akkoord vast te leggen. Kleine opdrachten spreek je vaak telefonisch of in een appje af, en juist daar kan later discussie ontstaan over wat er in de prijs zat. Een mail met het offertenummer, de prijs, de planning en je meerwerktarief voorkomt dat. Werk je voor consumenten, let dan op de bevestigingsplicht bij een overeenkomst op afstand of bij de klant thuis (artikel 6:230v lid 7 en artikel 6:230t lid 2 BW).
Wat is het verschil tussen een opdrachtbevestiging en een orderbevestiging?
In de praktijk gaat een orderbevestiging meestal over een bestelling van producten, bijvoorbeeld in een webshop, en een opdrachtbevestiging over een dienst of een project. Ze doen hetzelfde: ze leggen vast wat er is afgesproken nadat de klant akkoord heeft gegeven.