Bijgewerkt op 29 september 2026 door de redactie van Proposal Expert
De acht vaste hoofdstukken, het verschil met een offerte en een ingevuld voorbeeld in Word
Een plan van aanpak is een document dat beschrijft hoe je een opdracht of project uitvoert: doel, afbakening, fasen, planning, rollen, risico's en kosten. Waar een offerte vooral zegt wat je levert en wat het kost, laat het plan van aanpak zien hoe je het gaat doen en waarom dat gaat lukken. Opdrachtgevers vragen er daarom om bij een grotere offerte of in een aanbesteding, en binnen organisaties is het de gebruikelijke start van een project. Direct hieronder staat een volledig ingevuld plan van aanpak van een fictief archiefbureau voor een woonstichting, met de acht hoofdstukken die je bijna altijd tegenkomt en de kosten per fase. Daaronder lees je wat er in elk hoofdstuk hoort, hoe een plan van aanpak verschilt van een offerte en wanneer je ze combineert, hoe lang het moet zijn en welke fouten je voorkomt.
Dit is een volledig ingevuld plan van aanpak van een fictief archiefbureau, Dossierwerk Oost, voor de digitalisering van de huurdersdossiers en bouwtekeningen van een fictieve woonstichting. De woonstichting vroeg drie bureaus om een offerte met een plan van aanpak. Het document volgt de acht hoofdstukken die je in bijna elk plan van aanpak tegenkomt en sluit af met de kosten per fase en een plek voor akkoord, zodat het meteen als offerte kan worden ondertekend. Per hoofdstuk staat hieronder wat het doet. Download het als Word-bestand en vervang de inhoud door je eigen opdracht.
Deze offerte is als Word-document (.docx) te downloaden op deze pagina.
Van: Dossierwerk Oost, Deventer
Aan: Woonstichting Beekdal, Apeldoorn
Datum: 1 oktober 2026
Referentie: PVA-2026-014
Geldig tot: 30 oktober 2026
Woonstichting Beekdal verhuurt circa 3.900 woningen in Apeldoorn en omgeving. De huurdersdossiers en de bouwtekeningen van de 46 complexen staan op papier in het archief in de kelder van uw kantoor, samen circa 42 strekkende meter. In ons gesprek op 17 september vertelde uw teamleider Informatiebeheer dat medewerkers van Wonen voor elke huurwissel een dossier uit de kelder halen, en dat bouwtekeningen van oudere complexen soms niet te vinden zijn als er onderhoud wordt gepland. In het najaar van 2027 verhuist u naar een kleiner kantoor zonder archiefruimte. U vroeg ons om een offerte met een plan van aanpak voor de digitalisering van dit archief.
Vóór 1 juli 2027 zijn alle circa 3.900 huurdersdossiers en 1.800 bouwtekeningen digitaal beschikbaar in uw documentmanagementsysteem, vindbaar op adres, complexnummer en documentsoort. Bij de kwaliteitscontrole is minimaal 99,5 procent van de gecontroleerde pagina's leesbaar en juist geïndexeerd. Tijdens het project kunnen uw medewerkers elk dossier binnen één werkdag digitaal opvragen. Na uw schriftelijke vrijgave is het papieren archief gecertificeerd vernietigd.
Binnen deze opdracht vallen de huurdersdossiers van de huidige huurders en de bouwtekeningen van de 46 complexen, samen circa 42 strekkende meter, circa 350.000 pagina's A4 en 1.800 tekeningen op groot formaat. Buiten de opdracht vallen de dossiers van vertrokken huurders, de financiële administratie, het inhoudelijk opschonen van dossiers en de koppeling tussen het documentmanagementsysteem en uw huuradministratie. Wij leveren de scans met een indexbestand aan in het importformaat van uw systeemleverancier. De import zelf voert uw systeemleverancier uit, wij controleren daarna het resultaat.
Wij werken in vijf fasen. Fase 1, inventarisatie en proef: wij meten het archief na, leggen samen met u het indexeringsschema vast en scannen een proefset van 50 dossiers die u beoordeelt voordat wij verdergaan. Fase 2, voorbereiding: wij halen de dossiers elke week op in verzegelde rolcontainers, verwijderen nietjes en paperclips, herstellen scheuren en sorteren per documentsoort. Fase 3, scannen en indexeren: wij scannen de dossiers in kleur op 300 dpi naar doorzoekbare PDF en de bouwtekeningen op een grootformaatscanner, en indexeren elk document volgens het vastgestelde schema. Fase 4, kwaliteitscontrole en aanlevering: wij controleren de indexering van elk dossier en de leesbaarheid van een steekproef van 5 procent van de pagina's, en leveren elke batch binnen vijf werkdagen na het scannen aan. Fase 5, afronding: na uw akkoord op de laatste batch en uw schriftelijke vrijgave vernietigen wij het papier gecertificeerd, en u ontvangt een eindrapport met de aantallen per documentsoort.
Deze planning gaat uit van uw opdracht uiterlijk op 30 oktober 2026. Fase 1 loopt van 2 tot en met 20 november 2026. Op 20 november ontvangt u de proefset en het indexeringsschema ter beoordeling, en uw akkoord hebben wij nodig op 27 november. Fase 2 en 3 lopen van 30 november 2026 tot en met 25 maart 2027, met circa 260 dossiers per week en een pauze in de weken van 21 en 28 december. Fase 4 loopt per batch mee, de laatste batch leveren wij aan op 9 april 2027. Fase 5 ronden wij af vóór 30 april 2027. De ruimte tot 1 juli 2027 is de reserve voor uitloop, bijvoorbeeld als de import bij uw systeemleverancier later start.
Namens Dossierwerk Oost is Marloes Hendriks projectleider en uw vaste aanspreekpunt. Zij plant de ophaalmomenten en stuurt u na elke batch een korte voortgangsrapportage. Namens Woonstichting Beekdal is uw teamleider Informatiebeheer opdrachtgever. De opdrachtgever stelt het indexeringsschema vast, beoordeelt de proefset en geeft het archief vrij voor vernietiging. Een medewerker van Wonen beoordeelt de steekproeven vanuit de praktijk. Uw systeemleverancier voert de import uit en meldt fouten in een importbestand direct bij ons. Elke twee weken hebben de projectleider en de opdrachtgever een online overleg van een half uur.
Wij zien vier risico's en hebben voor elk een maatregel. Het archief blijkt groter dan geteld: elke extra strekkende meter rekenen wij tegen 910 euro, en alleen na uw schriftelijke akkoord. Een medewerker heeft een dossier nodig dat bij ons ligt: wij scannen het binnen één werkdag en zetten het in een beveiligde map. De dossiers bevatten persoonsgegevens: ze reizen in verzegelde rolcontainers, wij verwerken ze in een afgesloten ruimte met medewerkers die een Verklaring Omtrent het Gedrag hebben, en wij sluiten vóór de start een verwerkersovereenkomst met u. De import bij uw systeemleverancier loopt vertraging op: omdat wij per batch aanleveren, loopt het scannen door en vangt de reserve in de planning de vertraging op.
De kosten zijn vaste bedragen per fase, gebaseerd op 42 strekkende meter, circa 350.000 pagina's A4 en 1.800 bouwtekeningen. Alle bedragen zijn exclusief 21 procent btw. Wij factureren fase 1 na uw akkoord op de proefset, fase 2 tot en met 4 maandelijks naar rato van de aangeleverde batches en fase 5 na ontvangst van het eindrapport, met een betaaltermijn van 30 dagen. Werk buiten de afbakening voeren wij alleen uit na uw schriftelijke akkoord op een aanvullende prijs. Dit plan van aanpak en de kosten zijn geldig tot 30 oktober 2026.
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Fase 1: inventarisatie, indexeringsschema en proefset van 50 dossiers | € 3.450,00 |
| Fase 2: voorbereiding, ophalen, ontnieten en sorteren, 42 strekkende meter | € 11.760,00 |
| Fase 3: scannen en indexeren, circa 350.000 pagina's A4 en 1.800 bouwtekeningen | € 21.150,00 |
| Fase 4: kwaliteitscontrole en aanlevering per batch in het importformaat | € 5.280,00 |
| Fase 5: gecertificeerde vernietiging, eindrapport en projectafsluiting | € 2.640,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 44.280,00 |
| Btw 21% | € 9.298,80 |
| Totaal incl. btw | € 53.578,80 |
Akkoord namens Woonstichting Beekdal
Een plan van aanpak, vaak afgekort tot PvA, is de uitwerking van een opdracht in stappen. Het beantwoordt de vragen die een opdrachtgever heeft voordat hij ja zegt: waarom doen we dit, wat is het resultaat, wat hoort er wel en niet bij, in welke volgorde gebeurt het, wie doet wat, wat kan er misgaan en wat kost het. Je komt het woord in drie situaties tegen. Als leverancier schrijf je een plan van aanpak voor een klant, los of als onderdeel van je offerte. In een organisatie schrijft een projectleider een plan van aanpak voor een intern project, zoals de invoering van een nieuw systeem. En in het onderwijs schrijven studenten een plan van aanpak aan het begin van een stage, afstudeeropdracht of projectopdracht. De opbouw is in alle drie gelijk. Het verschil zit in de lezer. Een klant wil vooral zien dat je zijn situatie begrijpt en dat het resultaat haalbaar is, een docent beoordeelt ook je methode. Deze pagina gaat over het plan van aanpak dat je voor een klant schrijft.
Er is geen voorgeschreven indeling, maar bijna elk plan van aanpak gebruikt dezelfde acht hoofdstukken in deze volgorde. Die opzet volgt de vragen van de lezer: eerst waarom, dan wat, dan hoe, en pas aan het eind wat het kost. Het voorbeeld hierboven gebruikt precies deze indeling, zodat je per hoofdstuk kunt zien hoe het er ingevuld uitziet.
Een offerte is een aanbod: je zegt wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Aanvaardt de klant dat aanbod, dan komt er een overeenkomst tot stand (artikel 6:217 Burgerlijk Wetboek). Een plan van aanpak beschrijft hoe je de opdracht uitvoert en bevat meestal geen voorwaarden of geldigheidsdatum. Het maakt je aanbod geloofwaardig. De twee overlappen in de afbakening en de planning, en verschillen in de rest.
Zodra de opdracht zo groot is dat de klant wil weten hoe je werkt, en niet alleen wat het kost. Bij projectmatige opdrachten, zoals een verbouwing, een migratie, een onderzoek of een verhuizing, vragen opdrachtgevers vaak om een offerte met plan van aanpak. Ook in aanbestedingen kom je het tegen. Bij overheidsopdrachten boven de Europese drempelbedragen gunt de aanbestedende dienst op de economisch meest voordelige inschrijving, en het uitgangspunt daarbij is de beste prijs-kwaliteitverhouding (artikel 2.114 Aanbestedingswet 2012). Kwaliteit weegt dan mee naast de prijs, en PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, noemt het plan van aanpak als een van de voorbeelden van gunningscriteria. Die criteria moeten vooraf bekend zijn bij inschrijvers. Lees dus in de aanbestedingsstukken waarop je plan wordt beoordeeld en schrijf per criterium een eigen paragraaf. Combineer je de twee in één document, zet het plan van aanpak dan vóór de prijs en de voorwaarden erna. Zo leest de klant eerst hoe je werkt en pas daarna wat het kost. Stuur je het plan van aanpak mee als onderdeel van je offerte, dan hoort het bij het aanbod dat de klant aanvaardt. Beloof dus geen planning of resultaat dat je niet kunt waarmaken, en leg in de afbakening vast wat meerwerk is.
Begin niet bij een template maar bij het gesprek met de klant. Schrijf direct daarna de aanleiding op in de woorden die de klant gebruikte, want dat is het hoofdstuk waarin hij zich herkent. Werk dan van het resultaat terug naar de stappen, en reken pas als de fasen vastliggen. Een doelstelling kun je bijvoorbeeld zo formuleren: "Vóór 1 juli 2027 zijn alle huurdersdossiers digitaal beschikbaar en per adres vindbaar, en is minimaal 99,5 procent van de gecontroleerde pagina's leesbaar en juist geïndexeerd." En een afbakening zo: "Buiten deze opdracht vallen de dossiers van vertrokken huurders en de koppeling met uw huuradministratie. Wilt u die toevoegen, dan ontvangt u vooraf een aanvullende prijs." Deze stappen houden je plan concreet.
Zo kort als de opdracht toelaat. Er is geen voorgeschreven lengte. Als hoofdstuk in de offerte van een zzp'er of een klein bureau is een plan van aanpak van één tot drie pagina's meestal genoeg, zoals het voorbeeld hierboven. Voor een project van meerdere maanden met meerdere partijen kom je eerder op vijf tot tien pagina's, met de planning en de risico's in een tabel als bijlage. Bij een aanbesteding bepaalt de opdrachtgever de ruimte. Staat er in de aanbestedingsstukken een maximum aantal pagina's of woorden per criterium, houd je daar dan aan en lees wat er gebeurt als je erboven komt. Een handige toets voor elke lengte: elk hoofdstuk moet iets zeggen dat alleen over deze klant en deze opdracht gaat. Een alinea die je ongewijzigd in elk plan van aanpak zou kunnen zetten, kan eruit.
Deze fouten maken een plan van aanpak zwakker dan nodig, en je herstelt ze allemaal voordat je het verstuurt.
Dat hangt af van hoe je het gebruikt. Een offerte is een aanbod, en als de klant dat aanvaardt komt er een overeenkomst tot stand (artikel 6:217 BW). Stuur je het plan van aanpak mee als onderdeel van je offerte, dan hoort het bij dat aanbod en daarmee bij wat je afspreekt. Een plan van aanpak voor een intern project is een werkafspraak binnen de organisatie. Schrijf in een plan voor een klant daarom welke data vast zijn en welke afhangen van aanlevering door de klant.
In de praktijk worden de woorden door elkaar gebruikt en is de opbouw grotendeels gelijk. Wordt er wel verschil gemaakt, dan is een projectplan meestal het uitgebreidere interne document, met budgetbewaking, communicatie en kwaliteitsbewaking. Het plan van aanpak is dan de kortere versie die laat zien hoe het werk wordt aangepakt. Voor een offerte aan een klant is plan van aanpak het gangbare woord. Gebruik de term die de klant in zijn aanvraag gebruikt.
Ja, als geheugensteun voor de hoofdstukken. Download het voorbeeld hierboven als Word-bestand, haal de tekst weg en houd de acht kopjes over, dan heb je een template met de gangbare opzet. Vul het daarna altijd opnieuw in vanuit het gesprek met de klant. Een plan met standaardteksten herkent een opdrachtgever direct, zeker als hij meerdere plannen naast elkaar legt. Voor de offerte zelf, met prijstabel en voorwaarden, is er een aparte offerte template.
Noem drie tot vijf risico's die echt bij deze opdracht horen en zet bij elk risico de maatregel. Denk aan een omvang die groter blijkt dan geteld, aanlevering die later komt, afhankelijkheid van een andere leverancier of gevoelige gegevens. In het voorbeeld staat bij het risico dat het archief groter is dan geteld een prijs per extra strekkende meter, alleen na akkoord. Zo is het risico meteen een afspraak over meerwerk, en hoef je daar later niet over te onderhandelen.
Per fase, in dezelfde volgorde als de fasering, met bedragen exclusief btw en daaronder de btw en het totaal. Het algemene btw-tarief is 21 procent (artikel 9 lid 1 Wet op de omzetbelasting 1968), en dat is ook het tarief in het voorbeeld. Geldt voor een deel van je werk een ander tarief, zet het tarief dan per regel. Zeg erbij wanneer je factureert, bijvoorbeeld per afgeronde fase, zodat de klant zijn budget per periode kan plannen. Maak je de offerte in Proposal Expert, dan berekent de prijstabel de btw per regel en het totaal, en ondertekent de klant digitaal met een tijdstempel en een verzegeld auditspoor.